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非看不可!飞猪技术专家教你在家高效办公!

简介: 为响应国家号召,众多企业选择在家远程办公。然而研发团队彼此不见面, “如何快速了解每位成员的开发进度”、“如何确保研发任务高效推进”等问题困扰着软件研发团队的Leader。为此,小编特别邀请了飞猪技术团队的两位技术专家凡澍和新竹来给大家一些建议,希望可以提高远程办公的效率。

为响应国家号召,众多企业选择在家远程办公。然而研发团队彼此不见面, “如何快速了解每位成员的开发进度”、“如何确保研发任务高效推进”等问题困扰着软件研发团队的Leader。

为此,小编特别邀请了飞猪技术团队的两位技术专家凡澍和新竹来给大家一些建议,希望可以提高远程办公的效率。本文将从团队层面个人层面两个维度分别阐述。

团队层面
每个个体都在服务于“两种团队”- “项目团队”和“职能团队”。
项目团队主要关注的是项目的整体进度是否顺利,是否存在风险影响项目目标达成。
职能团队主要关注的是团队的资源分配,团队通常支持多个项目,如何最大化利用团队的资源。

下面将分别从这两种团队的维度阐述如何提高远程办公效率。

项目团队最佳实践
远程办公带来的变化是大家不能坐在一起办公,如何提高项目成员远程的协作效率变得尤为重要,这里结合飞猪的工作模式给大家推荐一些好的实践。

规划
规划好项目的需求范围包括需求的优先级和期望上线日期,优先级高的需求先做,项目经理可以组织项目的核心成员包括业务、PD、技术、测试定期地同步项目的整体状态和下一步的规划调整。
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执行
项目技术成员优先做优先级高的需求,并通过云效的看板功能实时同步需求/任务的执行状态,需要注意的一些事项如图所示:(此处以菲住布渴酒店行业化项目举例)
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如果你的项目空间没有看到“看板”Tab, 请在“设置” -> “服务管理”里打开看板功能。

监控
监控项目整体的进度和风险

每日例会
项目经理组织项目成员每天同步项目状态,借助看板一览所有需求的进度,这里给出例会原则的一些建议,帮助提高例会效率(继续以菲住布渴酒店行业化项目举例)。
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职能团队最佳实践
对于职能团队来说,最重要的是最大化利用团队的资源工作在最高优先级的事情上,因为大多数团队都会服务于多个项目,所以Team Leader需要能够看到所有成员做的事情的实时状态以便可以更好地调配资源。这里给大家一些建议:

创建职能团队Backlog
PMO已经给各个职能团队创建了团队空间,如果你的团队没有的话,可以联系PMO(项目管理办公室)来创建 。
有了团队空间后,在团队参与的需求里,都关联上团队项目空间,这样团队的空间里就可以看到团队所有承接的需求,也就是团队的Backlog就有了。
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善用“迭代”
迭代可以帮助技术团队按照一定的节奏持续地进行开发,团队可以专注在该迭代的目标实现上,所以一旦迭代开始后,通常不建议有需求变更,若因为业务需要,可以通过云效发起“需求变更”得到“迭代负责人”的同意后,加到该迭代中来。“迭代负责人”可以决定是否需要调整原先计划的迭代需求列表。通常“迭代负责人”可以由Team Leader来承担,或者Team Leader指定一个特定的负责人。“迭代负责人”负责创建团队的迭代计划,维护团队Backlog的优先级,并且决定每个迭代要做的需求列表。
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管理优先级
团队通常支持多个项目,每个项目的需求从各自项目来看可能都是紧急重要的,但是团队的资源有限,所以迭代负责人需要协调相关业务方明确团队Backlog的工作优先级,通过“辅助优先级”字段来标示,数字越低代表相对优先级越高。迭代负责人可以根据迭代的周期定期地与相关业务方同步需求的背景,在迭代开始前明确需求的优先级。
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看板
团队空间同样可以利用“看板”功能实时查看团队每个迭代工作项的实时状态,原则和上述讲的项目空间看板基本一致,团队成员都可以实时看到彼此的工作事项状态,互帮互助,建立团队合作精神。
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团队例会
迭代负责人组织团队的例会,具体的频率由团队共同决定。例会主要过团队看板的工作项的状态,例会的原则如图所示:
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如何开好远程会议
在远程办公模式下,不可避免地我们需要经常开些远程会议,会议的开销很大,所以这里讲讲会议前-会议中-会议后的一些原则,希望能够帮助提升远程会议效率。

会议前:
•明确必须参与会议的人员并和他们逐一确认一个大家都能参会的时间
•建议至少提前一周发出会议邀请,至少提前3天发布会议议程和相关资料
•如果是评审会,建议先做线上评审,如果有半数以上的关键评审人不通过,需要重新准备评审材料,另行安排会议时间
•如果是一些开放式的讨论,建议可以利用调查问卷事先收集大家的反馈
•会议时间尽量控制在1.5小时以内
•明确会议主持人、记录员和相关议题的决策者

会议中:
•主持人提前15分钟准备会议
•遵循会议议程,确保会议始终围绕主题展开,避免无效的讨论
•控制会议时间
•主持人确保大家可以倾听他人,尽量不打断他人发言
•尽量使用视频会议,拉近大家的距离
•记录员记录关键纪要:如结论、Actions、待澄清的问题等等

会议后:
•总结会议纪要并于当天发出
•明确行动列表清单以及下一次会议的时间(如果需要的话),行动列表最好记录在云效上跟踪

个人层面
做好自己
在远程办公环境下,因为无法面对面交流,更需要每个人做好自己,才能方便他人。
•查看云效个人工作台,及时更新自己云效工作项的状态,若有阻塞或依赖等问题,直接在云效需求上创建阻塞项或依赖项,最终体现在看板视图上;
•主动积极沟通,增加团队信任,有风险及时提出;
•给自己设定每天的工作计划,合理安排好工作时间,尽量避免工作之外的事情的干扰。

同时,在这个特殊时期,务必照顾好自己和家人的身体,每天坚持健康打卡,工间操走起,劳逸结合,多喝水,勤洗手,待在家,待在家,待在家!

关于云效:
云效,企业级一站式DevOps解决方案,源于阿里巴巴先进的管理理念和工程实践,致力于成为数字企业的研发效能引擎!云效提供从“需求 ->开发->测试->发布->运维->运营”端到端的在线协同服务和研发工具,通过人工智能、云原生技术的应用助力开发者提升研发效能,持续快速交付有效价值!

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