深度解析好用项目管理工具的功能优势

简介: 在选择项目管理工具时,重点在于全面的功能和高性价比。好工具应具备资源利用图(避免过度分配或闲置资源),团队协作功能(促进沟通与进度追踪),质量管理(如问题跟踪和自定义工作流),项目规划和跟踪(甘特图支持),任务管理(任务分解和依赖关系),以及费用跟踪。Zoho Projects、Microsoft Project、Jira等工具各有价格差异,例如,对于50个用户,Microsoft Project最贵,Zoho Projects最实惠,性价比高,适合中小企业。

市面上有很多项目管理工具,有家喻户晓的产品 ,有开源产品,有采用传统的瀑布模型的产品,在众多的项目管理工具中如何成功选型?一款好用的项目管理工具是什么样的?需要具备全面的功能和高性价比。

一、好用的项目管理工具的功能

资源利用图

通过使用资源利用图可以避免项目成员超负荷工作或工作量不足。

举例来说,红色代表项目成员满负荷工作,那么项目经理看到后将不再为其分配新的任务,绿色代表工作量空闲的项目成员,项目经理可以将任务优先分配给他,蓝色代表工作量适中的项目成员,项目经理将不再为其分配新的任务,也不会削减他手上的工作任务。

团队协作

团队协作是项目成功交付最重要的成功要素。项目管理工具提供一系列促进团队协作的功能,如项目消息(也叫做动态)项目成员远程处理项目任务时很难面对面的沟通,项目消息可以快速查阅项目进度,添加任务、提交图片,团队成员可以在这里讨论问题,先人一步做出决策。

项目工作时效性都是很高,相比遇到问题提交工单的方式,项目聊天室更加适合项目管理,根据项目或者某个任务,创建聊天话题,邀请相关人进入聊天室。沟通过程还会被留痕,方便后期的工作追溯。

质量管理

构建优质的产品,可以更好的交付项目。项目经理需要具有敏锐的头脑和观察力,才能让 bug无处遁形。项目管理工具提供质量管理,跟踪问题助质量分析师完成交付无暇产品的使命。

1.提供清晰详细的层次结构:项目成员可以在里程碑下记录问题,并且每个问题都可以链接到其他问题或相关任务。

2.支持访问API:将自动化平台中的结果转化为项目管理工具中的问题。

3.满足个性化定制:自定义字段和工作流等一系列自定义功能可帮助您根据特定需求定制应用。

4.支持数据报表:项目成员可以创建、保存和导出形式丰富的报表和自定义报表,记录工时、记录任务、记录BUG等等。

项目规划和项目跟踪

说到项目规划我们第一时间想到的就是项目甘特图。多年来甘特图帮助管理了许多有价值的项目。不仅帮助人们在第一次世界大战期间控制武器生产,还帮助建造了世界著名的胡佛水坝。 在甘特图最初问世时,需要用纸张绘制。人们反复地绘制甘特图,以体现任何微小的变化。后来,项目经理们开始用纸片或积木来表示甘特图,以便在需要时移动它们。时至今日,我们有许多专门的软件来建立甘特图,如项目管理工具中都具备甘特图功能。

甘特图的优势

  • 避免范围失控并跟踪项目进度
  • 了解项目整体进展情况
  • 可视化项目进度有助于改善团队沟通效果
  • 灵活度高,重新排列任务只需要简单的拖放操作

任务管理

任务管理的作用是将复杂的项目拆解为工作项,由里程碑、任务、子任务、任务列表、工时表等组成。任务之间可以设置依赖关系,可以理解为需要按特定顺序执行一个或多个任务才能完成某项任务。依赖关系可以在甘特图展示,拖拽和点击的方式就可完成任务执行顺序。

费用跟踪

大部分项目管理工具都具备计划和实际的项目工时对比功能,但很少有费用跟踪功能。比较计划成本和实际成本在项目管理过程中是重中之重,跟踪向客户开具发票和向项目成员付款的实际成本,预测成本以及分析预算状况,确保不会超出项目预算。

二、好用的项目管理系统价格对比

Zoho Projects、Microsoft Project 、Jira、Monday.com、Wrike等这些主流的项目管理系统价格有何差异,下面我们举一个例子,假如企业需要购买50个账号,不同的产品每个月需要支付多少费用?

对比表格:

柱状图:

通过对比我们能看到Microsoft Project的价格最高,Zoho Projects的价格最低,相比最高的Microsoft Project,价格相差近6倍。同为专业的项目管理系统Zoho Projects的功能全面、操作界面友好、简单易上手、价格便宜,是中小企业的不二选择。

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