带你读《Word/Excel/PPT2019应用与技巧大全》之三:Word文档的基本格式编排-阿里云开发者社区

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带你读《Word/Excel/PPT2019应用与技巧大全》之三:Word文档的基本格式编排

简介: 本书以Office 2019为软件平台,通过大量详尽、直观的操作解析,带领读者快速精通三大组件的功能及应用,轻松晋级办公达人。

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第2篇 Office基本操作篇

Office常用的一些功能包括文档的输入、编辑、美化和规范,数据的分析、整理,以及使用图表展示数据,演示文稿外观的统一及如何让其动起来等。了解并掌握这些基本操作,可以使办公更加容易、高效。
● Word文档的基本格式编排
● 美化和规范化文档页面
● Excel工作表与单元格的基本操作
● 数据的分析与整理
● 在PowerPoint中创建一份完整的演示文稿
● 快速统一演示文稿的外观
● 演示文稿的放映与输出

第3章 Word文档的基本格式编排

要制作一份专业的Word文档,除了需要在文档中输入相应的文字,还需要对这些文字进行排版,如设置文字的格式效果、设置段落间距和对齐方式及为段落添加符号和编号等。

3.1输入文本

在Word中,文本的输入主要涉及普通文本、特殊符号、日期和公式等。

3.1.1 输入普通文本

在输入文本之前,首先需要选择一种常用的输入法,然后在文档中直接输入需要的文本内容。
原始文件:实例文件第3章原始文件输入普通文本.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件输入普通文本.docx
步骤01
 选择输入法。打开原始文件,单击语言栏图标,在展开的列表中选择输入法,如下图所示。
步骤02
 输入文本。将光标定位在需要输入文本的位置,使用输入法完成文本的输入,如下图所示。
image.png

3.1.2 插入特殊符号

Word组件预设了多种符号,直接选择需要的符号插入到文档中即可。
原始文件:实例文件第3章原始文件插入特殊符号.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件插入特殊符号.docx
步骤01
 选择普通符号。打开原始文件,将光标置于要插入符号的位置,切换到“插入”选项卡,单击“符号”组中的“符号”按钮,在展开的列表中单击需要的符号,如右图所示。
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步骤02
 插入符号的效果。此时在光标定位的位置上插入了一个符号,员工可以将出差费报销原因分为几个小点来阐述,如下图所示。
步骤03
 单击“其他符号”选项。将光标定位在“5日”与“8日”之间,单击“符号”按钮,在展开的列表中单击“其他符号”选项,如下图所示。
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步骤04
 选择特殊的符号。弹出“符号”对话框,切换到“特殊字符”选项卡,在“字符”列表框中单击“长划线”选项,单击“插入”按钮,如下图所示。
步骤05
 插入特殊符号的效果。此时在指定位置上插入了一条长划线,如下图所示。
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3.1.3 输入专业格式的日期

Word中专业的日期格式有很多种,可以选择一种适当的日期格式插入到文档中,具体的操作方法如下。
原始文件:实例文件第3章原始文件输入专业格式的日期.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件输入专业格式的日期.docx
步骤01
 单击“日期和时间”按钮。打开原始文件,将光标定位在需要输入日期的位置上,切换到“插入”选项卡,单击“文本”组中的“日期和时间”按钮,如右图所示。
image.png
步骤02
 选择日期的格式。弹出“日期和时间”对话框,在“可用格式”列表框中单击要插入的日期格式,如下图所示,单击“确定”按钮。
步骤03
 插入日期的效果。此时光标定位处插入了一个指定格式的日期,如下图所示。
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3.1.4 快速输入公式

要在文档中插入数学、物理等学科的公式,可直接使用Word自带的公式功能插入一个公式编辑框,然后输入公式内容即可。
原始文件:实例文件第3章原始文件快速输入公式.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件快速输入公式.docx
步骤01
 插入新公式。打开原始文件,将光标定位在需要输入公式的位置,在“插入”选项卡下单击“符号”组中的“公式”按钮,如右图所示。
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步骤02
 查看公式编辑框。此时在光标定位处显示了一个公式编辑框,提示“在此处键入公式”,且功能区自动切换到“公式工具-设计”选项卡,如下左图所示。
步骤03
 输入公式。利用“公式工具-设计”选项卡中的“分式”“上下标”“根式”等按钮在公式编辑框中输入公式内容,再用相同方法输入另一个公式,最终效果如下右图所示。
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提示
如果要在Word文档中输入常用的公式,如二项式定理公式、勾股定理公式等,可以单击“公式”右侧的下三角按钮,在展开的内置公式模板列表中直接选择。

3.2选择文本

在文档中输入文本后,无论对文本做任何设置,都需要先正确地选择指定的文本内容。
选择文档中的文本可以是选择其中的一个字、一个词组、一行或一段文本,甚至是整个文本内容。本节将对文本的选择进行具体介绍。
原始文件:实例文件第3章原始文件选择文本.docx
最终文件:无
步骤01
 选择单个文本。打开原始文件,将鼠标指针移至需选定文本的起始位置,按住鼠标左键不放,拖动到结束位置,可选定单个文本,如下图所示。
步骤02
 选择词组。将鼠标指针放置在需要选定词组的中间,双击即可选中该词组,如下图所示。
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提示
当文档的内容包含多页时,如果想要快速地选中大量的连续文本内容,可以先将光标定位在要选择文本内容的开始处,按住【Shift】键不放,单击要选择的文本内容结尾处的右侧位置,即可以快速地选择所需的文本内容。
步骤03
 选择一行文本。将鼠标指针移动至需要选定行文本内容的左侧,当指针呈形状时,单击鼠标即可选中指针右侧的一行文本,如下图所示。
步骤04
 选择一段文本。将鼠标指针移动至需要选定文本内容的左侧,当指针呈形状时,双击鼠标即可选中指针右侧的一整段文本,如下图所示。
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步骤05
 选择整篇文本。将鼠标指针指向文本内容的左侧,当指针呈形状时,三击鼠标左键,即可选中整篇文本内容,如下图所示。
步骤06
 选择不连续的文本。按住【Ctrl】键不放,按住鼠标左键,拖动鼠标,即可选中多处不连续的文本,如下图所示。
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步骤07
 选择矩形文本块。按住【Alt】键不放,按住鼠标左键,向右并向下拖动鼠标,即可选中矩形文本块,如右图所示。
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3.3粘贴、剪切与复制文本

在Word中编辑文档时,为了让已经编辑过的内容能够快速进行移动和重复使用,可以使用剪切和复制功能,随后为了让该内容转移到目标位置,还需要进行粘贴操作。

3.3.1 认识粘贴的类型

粘贴,就是将剪切或复制的文本,粘贴到其他位置。不同的粘贴文本类型,实现的粘贴效果也不同。粘贴的类型主要包括3种,分别为保留源格式、合并格式和只保留文本。
从右图可以看到粘贴功能按钮所在位置及各种粘贴类型的图标样式。表3-1介绍了各种粘贴类型的功能。
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表3-1 各种粘贴类型的功能介绍


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3.3.2 剪切文本

剪切文本是移动文本的一种方法,当对文本进行剪切后,原位置上的文本将消失不见,而需要在新的位置上实行粘贴操作,才可以将原文本显示在新的位置上。
原始文件:实例文件第3章原始文件剪切文本.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件剪切文本.docx
步骤01
 剪切文本。打开原始文件,选中并右击需要剪切的文本,在弹出的快捷菜单中单击“剪切”命令,如下图所示。
步骤02
 剪切文本的效果。此时被剪切的内容消失了,如下图所示。
image.png
步骤03
 粘贴文本。将光标定位在最后一段的末尾,按下【Enter】键,在新产生的段落中右击鼠标,在弹出的快捷菜单中单击“粘贴选项”组中的“只保留文本”选项,如下左图所示。
步骤04
 粘贴文本的效果。此时将剪切的文本粘贴在了指定的位置上,可以看见粘贴好的文本与原文本的格式不同,即只保留了文本,并没有保留格式,如下右图所示。
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3.3.3 复制文本

复制文本和剪切文本都可以移动文本,但是复制文本是在保证原文本位置不变的情况下,将文本粘贴在新的位置上。
原始文件:实例文件第3章原始文件复制文本.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件复制文本.docx
步骤01
 复制文本。打开原始文件,选中要复制的文本,右击鼠标,在弹出的快捷菜单中单击“复制”命令,如下图所示。
步骤02
 粘贴文本。将光标定位在需要粘贴文本的位置上,右击鼠标,在弹出的快捷菜单中单击“粘贴选项”命令下的“保留源格式”选项,如下图所示。
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步骤03
 复制粘贴文本的效果。此时复制粘贴了已有的文本内容,并保留了文本的字体格式,如右图所示。
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提示
如果需要将一处文本的字体格式复制应用到另一处的文本中,可以使用格式刷快速地达到目的,选中文本后,在“开始”选项卡下单击“剪贴板”组中的“格式刷”按钮,此时鼠标指针呈刷子状,拖动选中另一处需要应用格式的文本,即可将已有的格式复制到该文本上。

3.4设置规范、美观的文本

如果想要文本变得既规范又美观,可以对文本进行字体格式、字体效果及字符间距的设置。

3.4.1 字体、字号及字形的设置

Word组件提供了多种字体、字号和字形,可以根据需要选择,一般来说,文档的标题文本字号应略大于内容文本字号。
原始文件:实例文件第3章原始文件字体、字号及字形的设置.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件字体、字号及字形的设置.docx
步骤01
 设置字体。打开原始文件,选中所有的文本内容,单击“开始”选项卡下“字体”组中“字体”右侧的下三角按钮,在展开的列表中单击“楷体”选项,如右图所示。
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步骤02
 设置字体的效果。改变文本字体后,文档内容的显示效果如下图所示。
步骤03
 设置字号。选中标题,在“字体”组中单击“字号”右侧的下三角按钮,在展开的列表中单击“二号”选项,如下图所示。
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步骤04
 设置字形。单击“字体”组中的“加粗”按钮,如下图所示。
步骤05
 设置字号和字形的效果。为标题设置了字号和字形后,效果如下图所示。
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3.4.2 设置文本炫彩效果

设置文本的炫彩效果可以进一步美化文本。设置文本的炫彩效果有使用预设的文本效果和自定义设置文本效果两种方式。
1 使用预设的文本效果
文本效果样式库中预设了多种文本效果,选中文本,将预设的文本效果样式应用到文本中即可美化文本。
原始文件:实例文件第3章原始文件使用预设的文本效果.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件使用预设的文本效果.docx
步骤01
 选择样式。打开原始文件,选中标题,在“开始”选项卡下单击“字体”组中的“文本效果和版式”按钮,在展开的列表中选择所需的文本效果,如下图所示。
步骤02
 应用文本效果的效果。此时为文档的标题应用了所选的文本效果,使标题突出显示,如下图所示。
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2 自定义设置文本效果
如果文本效果样式库中没有符合需求的文本效果,此时就可以自定义文本效果,为文本设置自己特有的文本效果样式。
原始文件:实例文件第3章原始文件自定义设置文本效果.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件自定义设置文本效果.docx
步骤01
 设置文本轮廓。打开原始文件,选中标题,单击“字体”组中的“文本效果和版式”按钮,在展开的列表中单击“轮廓”级联列表中的颜色选项,如下图所示。
步骤02
 设置文本轮廓的效果。此时可以看见为文档的标题设置了轮廓的效果,如下图所示。
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步骤03
 添加阴影。单击“文本效果和版式”按钮,在展开的列表中单击“阴影>偏移:右下”选项,如下图所示。
步骤04
 设置发光。在“文本效果和版式”列表中单击“发光>发光:11磅;橙色,主题色2”选项,如下图所示。
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步骤05
 自定义设置文本效果的效果。此时为标题添加了阴影和发光效果,如右图所示。
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3.4.3 设置字符间距

设置字符间距包括设置字符的大小缩放、设置字符间的距离及设置字符在当前行的位置,通过设置字符间距可以使字符显示得更稀松或更紧凑。
原始文件:实例文件第3章原始文件设置字符间距.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件设置字符间距.docx
步骤01
 单击“字体”组对话框启动器。打开原始文件,选中需要设置字符间距的文本内容,单击“字体”组中的对话框启动器,如下图所示。
步骤02
 设置字符间距。弹出“字体”对话框,切换到“高级”选项卡,在“字符间距”选项组中设置“缩放”为“150%”,“间距”为“加宽”、“磅值”为“1磅”,“位置”为“下降”、“磅值”为3磅,如下图所示。
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步骤03
 设置间距的效果。单击“确定”按钮,返回到文档中,可以看见设置了字符间距的效果,如右图所示。
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3.4.4 制作艺术字

美化文本的另一种方式,就是将普通文本制作为艺术字,对制作好的艺术字还可以进行适当的设置,以符合文档的排版要求。
原始文件:实例文件第3章原始文件制作艺术字.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件制作艺术字.docx
步骤01
 选择艺术字样式。打开原始文件,选中标题,切换到“插入”选项卡,单击“文本”组中的“艺术字”按钮,在展开的列表中选择合适的艺术字样式,如下图所示。
步骤02
 应用艺术字的效果。此时将普通文本制作成了艺术字,如下图所示。
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步骤03
 选择文字方向。选中艺术字,切换到“绘图工具-格式”选项卡,单击“文本”组中的“文字方向”按钮,在展开的列表中单击“垂直”选项,如下图所示。
步骤04
 改变艺术字文字方向后的效果。此时改变了艺术字的文字方向,使其竖排在文档的左侧,效果如下图所示。
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提示
制作艺术字后,还可以在“绘图工具-格式”选项卡中设置艺术字的形状样式、字体样式和大小等。

3.5段落格式的规范化设置

对文档中的文字进行设置后,可以再对其段落格式进行设置,设置段落格式可以从整体上规范文档的排版。设置段落格式包括设置段落的对齐方式、段落的大纲级别、段落的缩进和间距等。

3.5.1 设置段落对齐方式

段落的对齐方式分为左对齐、居中对齐、右对齐和分散对齐,每一种对齐方式都有它特定的效果,需要根据实际的情况进行相应的设置。
原始文件:实例文件第3章原始文件设置段落对齐方式.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件设置段落对齐方式.docx
步骤01
 选择对齐方式。打开原始文件,选中文档的标题,在“段落”组中单击“居中”按钮,如下图所示。
步骤02
 设置对齐方式的效果。设置标题为居中对齐后,效果如下图所示。
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3.5.2 设置段落的大纲级别

为段落设置大纲级别主要是将段落的标题和内容区分开,为其设置不同的级别,便于通过查看不同级别的标题来定位文档的内容。
原始文件:实例文件第3章原始文件设置段落的大纲级别.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件设置段落的大纲级别.docx
步骤01
 单击“大纲视图”按钮。打开原始文件,切换到“视图”选项卡,单击“视图”组中的“大纲”按钮,如下左图所示。
步骤02
 切换到“大纲显示”选项卡。此时进入大纲视图,系统自动为每个段落应用了“正文文本”级别,将光标定位在标题之前,如下右图所示。
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步骤03
 更改大纲级别。单击“大纲工具”组中的“大纲级别”右侧的下三角按钮,在展开的列表中单击“1级”选项,如下图所示。
步骤04
 更改大纲级别的效果。将标题的大纲级别设置为1级后,标题前的符号显示为了带十字的符号,如下图所示。
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步骤05
 设置大纲级别。选中文档中要设置为2级标题的文本,单击“大纲级别”右侧的下三角按钮,在展开的列表中单击“2级”选项,如下图所示。
步骤06
 设置显示级别。应用相同的方法设置其他内容的大纲级别。单击“显示级别”右侧的下三角按钮,在展开的列表中单击“2级”选项,如下图所示。
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步骤07
 显示级别的效果。利用显示大纲级别的功能,显示了文档中的2级标题,隐藏了正文文本。单击“关闭”组中的“关闭大纲视图”按钮,如下左图所示。
步骤08
 设置段落大纲级别的效果。退出“大纲显示”选项卡后,可以看见文档自动保留了设置好的大纲级别格式,如下右图所示。
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3.5.3 设置段落缩进效果

段落缩进指的是一个段落的首行、左边和右边距离页面左右两侧及相互之间的距离关系,一般包括左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进4种样式。它可以让制作的文档在段落效果上更加清晰,在版式上更加美观和完善。在工作中,可根据实际情况选择合适的段落缩进方式。
原始文件:实例文件第3章原始文件设置段落缩进效果.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件设置段落缩进效果.docx
步骤01
 打开“段落”对话框。打开原始文件,选中所有的正文内容,在“开始”选项卡下单击“段落”组中的对话框启动器,如右图所示。
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步骤02
 设置段落缩进。弹出“段落”对话框,单击“特殊格式”右侧的下拉按钮,在展开的列表中单击“首行缩进”选项,如下图所示,此时“缩进值”自动设置为“2字符”。
步骤03
 设置段落缩进的效果。单击“确定”按钮后,可以看见段落的首行自动向右缩进了两个字符,如下图所示。
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提示
除了使用段落缩进的特殊格式,还可以在“段落”对话框中单击“左侧”和“右侧”的数值调节按钮,自定义设置段落的左侧和右侧的缩进值。

3.5.4 调整行距和段落间距

编辑好Word文档后,为了让文档更加便于浏览,可对Word文档的行和段落间距进行调整。
原始文件:实例文件第3章原始文件调整行距和段落间距.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件调整行距和段落间距.docx
步骤01
 选择行距。打开原始文件,选中所有的正文内容,在“开始”选项卡下,单击“段落”组中的“行和段落间距”按钮,在展开的列表中单击“1.5”倍行距,如右图所示。
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步骤02
 设置行距的效果。此时行距已调整为1.5倍,显示效果如下图所示。
步骤03
 启动“段落”对话框。选中文档的标题,单击“段落”组中的对话框启动器,如下图所示。
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步骤04
 设置段落间距。弹出“段落”对话框,在“间距”选项组下设置“段后”为“1.5行”,如下图所示。
步骤05
 设置段落间距的效果。单击“确定”按钮后,可以看见标题位置不动,正文自动拉开与标题间的距离,如下图所示。
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3.5.5 制作首字下沉效果

首字下沉是一种特殊的排版方式,常用于突出显示某词组或某个段落的开头,设置首字下沉时,可以根据需要设置首字下沉选项。
原始文件:实例文件第3章原始文件制作首字下沉效果.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件制作首字下沉效果.docx
步骤01
 单击“首字下沉选项”选项。打开原始文件,选中“规范化”文本,切换到“插入”选项卡,单击“文本”组中的“首字下沉”按钮,在展开的列表中单击“首字下沉选项”选项,如下图所示。
步骤02
 设置首字下沉。弹出“首字下沉”对话框,在“位置”选项组中单击“悬挂”选项,在“选项”选项组中设置“字体”为“楷体”、“下沉行数”为“2”、“距正文”为“1厘米”,单击“确定”按钮,如下图所示。
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步骤03
 首字下沉的效果。设置首字下沉后,可以看到重点文本已突出显示了,效果如右图所示。
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3.6批量添加项目符号与编号

项目符号和编号是位于文本最前端的特殊符号和序号,起强调作用。合理使用项目符号和编号,可以使文档的层次结构更清晰、更有条理。

3.6.1 使用项目符号

应用项目符号可以使条目较多的文档看起来清晰美观。项目符号常见的有圆点、圆圈、方块、箭头等,用于强调文本的条目,也可以根据文档需求自定义项目符号。
原始文件:实例文件第3章原始文件使用项目符号.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件使用项目符号.docx
步骤01
 定义新项目符号。打开原始文件,在“开始”选项卡下,单击“段落”组中“项目符号”右侧的下三角按钮,在展开的列表中单击“定义新项目符号”选项,如下图所示。
步骤02
 单击“图片”按钮。弹出“定义新项目符号”对话框,单击“项目符号字符”选项组中的“图片”按钮,如下图所示。
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步骤03
 选择图片。弹出“插入图片”对话框,在“必应图像搜索”中搜索“财务”,在搜索结果中单击需要的图片,单击“插入”按钮,如下图所示。
步骤04
 预览项目符号效果。返回到“定义新项目符号”对话框中,在“预览”列表框中可以预览到项目符号添加的效果,单击“确定”按钮,如下图所示。
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步骤05
 添加项目符号。选中要应用项目符号的文本内容,单击“段落”组中的项目符号按钮,此时可以看见“项目符号库”中添加了自定义的新项目符号,单击此符号,如下图所示。
步骤06
 添加项目符号的效果。此时可以看见选中的段落均应用了图片项目符号,如下图所示。
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提示
除了可以根据需要自定义新的项目符号外,还可以单击“项目符号”右侧的下三角按钮,在展开的列表中的“项目符号库”中选择已有的项目符号,即可为文档中的段落快速地应用现有的项目符号。

3.6.2 使用编号

当段落之间有顺序层次时,可以在段落之前应用编号,以更清晰地识别顺序。为段落应用编号时,可以在编号列表中选择合适的编号样式。
原始文件:实例文件第3章原始文件使用编号.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件使用编号.docx
步骤01
 选择编号。打开原始文件,选中需要应用编号的文本,在“开始”选项卡的“段落”组中单击“编号”右侧的下三角按钮,在展开的列表中选择需要的编号,如下图所示。
步骤02
 应用编号的效果。此时可以看到,应用了编号后,段落层次变得更加清晰,效果如下图所示。
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提示
如果对已有的编号样式不满意,可以在“编号”列表中单击“定义新编号格式”选项,打开“定义新编号格式”对话框,在“编号格式”选项组中设置编号的样式、字体格式及编号的对齐方式。

3.6.3 使用多级列表自动编号

使用多级列表为段落添加编号,可以通过编号的级别来区分段落的级别大小。对于添加到文档中的多级列表,可以通过增加或减少缩进量来调整编号的级别。
原始文件:实例文件第3章原始文件使用多级列表自动编号.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件使用多级列表自动编号.docx
步骤01
 选择多级列表样式。打开原始文件,选择要设置多级列表的文本内容,在“开始”选项卡下单击“段落”组中的“多级列表”按钮,在展开的列表中选择需要的列表样式,如下左图所示。
步骤02
 应用多级列表的效果。此时可以看见根据文档内容的等级为段落添加了多级列表编号,如下右图所示。
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步骤03
 减少缩进量。将光标定位在“财务方面”文本前,连续单击“段落”组中的“减少缩进量”按钮,如下图所示。
步骤04
 增加缩进量。此时更改了段落的级别,将级别3更改为了级别1,将光标定位在其他需要更改级别的段落前,单击“增加缩进量”按钮,如下图所示。
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步骤05
 设置好列表级别的效果。采用同样的方法,设置好所有段落的级别编号后,内容有主有次,显示效果如下图所示。
步骤06
 定义新的列表样式。选中所有文本内容,单击“多级列表”按钮,在展开的列表中单击“定义新的列表样式”选项,如下图所示。
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步骤07
 设置列表样式。弹出“定义新列表样式”对话框,设置“将格式应用于”为“第一级别”,设置“字号”为“二号”、“颜色”为“深蓝,文字2”,如下左图所示。
步骤08
 应用新列表样式的效果。单击“确定”按钮后,可以看见为多级列表应用了新的样式,如下右图所示。
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知识拓展
将文字粘贴为图片
对文字进行剪切后,可以选择相应的粘贴类型进行粘贴,但是不管哪种粘贴类型都是在将文字粘贴为文字的基础上进行的;如果要将文字粘贴为图片,则可通过以下的操作方法来实现。
步骤01
 打开原始文件,选中并复制要粘贴为图片的文字内容,在“开始”选项卡下,单击“剪贴板”组中的“粘贴”按钮,在展开的列表中单击“选择性粘贴”选项,弹出“选择性粘贴”对话框,在“形式”列表框中单击“图片(增强型图元文件)”选项,单击“确定”按钮,如下左图所示。
步骤02
 返回文档,可以看到已经将文本内容粘贴为了图片,如下右图所示。
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使用剪贴板随意选择粘贴对象
在文档中对多个内容进行剪切后,会发现被剪切的内容都消失不见了,怎么样才能找回这些内容,将其重新应用到文档中呢?下面介绍具体的操作方法。
在文档中对一些内容进行剪切后,在“开始”选项卡下单击“剪贴板”组中的对话框启动器,如右图所示,打开“剪贴板”窗格,在“单击要粘贴的项目”列表框中可以看见被剪切的全部内容,单击需要的内容,即可将其粘贴到文档中。
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设置文本上标、下标效果
在Word中制作文档时,可能需要输入一些上标或下标形式的内容,下面以设置上标为例介绍具体方法。
步骤01
 打开原始文件,选择需要设置为上标的内容,这里选中“m2”中的“2”,打开“字体”对话框,在“效果”选项组下勾选“上标”复选框,如下左图所示。
步骤02
 返回文档,可以看见所选的文本已经显示为了上标,如下右图所示。
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将任意字符制作为带圈字符
带圈字符,就是将文字用圆圈、方框或三角框等圈起来,常用于制作编号,或者突出显示某个字符。
步骤01
 打开原始文件,选中文档中的文本“1”,在“开始”选项卡下单击“字体”组中的“带圈字符”按钮,打开“带圈字符”对话框,在“样式”选项组下单击“增大圈号”选项,单击“确定”按钮,如下左图所示。
步骤02
 按照同样的方法设置文本“2”,返回文档,可以看到“1”和“2”均更改为了带圈字符,如下右图所示。
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趁热打铁  对招聘启事进行排版

招聘启事是每个公司行政人事部门必须准备的材料,利用它可以更清晰地说明公司招聘的岗位需求、任职条件,以便为公司招揽到有用的人才,所以在制作招聘启事文档时,文档的规范排版就显得尤为重要,因为它体现的是公司的文化与做事的严谨性。
原始文件:实例文件第3章原始文件对招聘启事进行排版.docx
最终文件:实例文件第3章最终文件对招聘启事进行排版.docx
步骤01
 设置字号。打开原始文件,选中所有文本,在“开始”选项卡下,单击“字体”组中“字号”右侧的下三角按钮,在展开的下拉列表中单击“小四”选项,如下图所示。
步骤02
 设置字体。单击“字体”组中“字体”右侧的下三角按钮,在展开的列表中单击“幼圆”选项,如下图所示。
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步骤03
 设置字体格式的效果。此时可以看见改变了所有文本字号和字体后的效果。根据需要再分别设置“招聘启事”文本字号为“三号”、“公司简介”文本字号为“小三”,设置后的效果如下图所示。
步骤04
 设置段落缩进。选中需要设置段落缩进的“招聘要求”段落,打开“段落”对话框,在“缩进”选项组下单击微调按钮,设置段落左侧缩进“4字符”,如下图所示。
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提示
利用“段落”组中的“中文版式”功能,可以调整字符间距和字符的排版方式。
步骤05
 设置缩进后的效果。单击“确定”按钮后,可以看见设置段落缩进的效果,选中需要设置段落间距的公司简介段落,如下左图所示。
步骤06
 设置段落间距。打开“段落”对话框,设置特殊格式为“首行缩进”,在“间距”选项组下设置段落的“段后”间距为“1行”,如下右图所示。
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步骤07
 设置行距。单击“确定”按钮,返回文档,可以看见设置后的效果。选中“公司简介”下方所有文本,在“段落”组中单击“行和段落间距”按钮,在展开的列表中单击“1.5”倍行距,如下图所示。
步骤08
 设置标题居中对齐。此时设置好了段落间的行距为1.5倍,选中主标题,在“段落”组中单击“居中”按钮,如下图所示。
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步骤09
 设置公司名右对齐。此时将主标题放置到了居中的位置上,选中“保洁服务有限公司”文本,在“段落”组中单击“右对齐”按钮,如下图所示。
步骤10
 文档排版的最终效果。对公司的招聘启事进行排版后,整个文档的布局显得更专业,其显示效果如下图所示。
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