带你读《Word/Excel/PPT2019应用与技巧大全》之二:三大组件的通用操作-阿里云开发者社区

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带你读《Word/Excel/PPT2019应用与技巧大全》之二:三大组件的通用操作

简介: 本书以Office 2019为软件平台,通过大量详尽、直观的操作解析,带领读者快速精通三大组件的功能及应用,轻松晋级办公达人。

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第2章 三大组件的通用操作

Office 2019包含多个功能不同的组件,而且各个组件在旧版本的基础上新增了许多功能,但是这些组件在一些基本操作上仍有相通性,如新建、保存、打开、关闭和退出、保护等。对于这些基本且相似的操作,只要掌握了其中一个组件的操作,对其他组件的类似操作就可举一反三,从而快速了解、熟悉Office的功能。

2.1新建并保存Office文件

Office三大组件的文件创建操作类似,并且方法多样。此外,要想将创建的Office文件存放在计算机中以便下次使用,就必须对文件进行保存。

2.1.1 新建Office文件

要使用Office文件办公,首先就是新建Office文件,既可新建一个空白文件,也可套用已有的模板。
1 新建空白的Office文件
新建空白Office 文件的方式有多种,下面就以新建Word文档为例,介绍新建Office文件的方法。
步骤01
 双击新建空白Office文件。安装Word程序后,双击桌面上名为“Word”的快捷方式图标,如下图所示。在打开的开始屏幕中单击“空白文档”,即可完成新建。
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步骤02
 使用快捷菜单新建。在桌面的空白处右击,在弹出的快捷菜单中单击“新建> Microsoft Word文档”命令,如下图所示。同样可完成新建。
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2 用模板新建Office文件
Office 2019提供了许多模板,可根据实际需要选择合适的模板创建文档、工作簿和演示文稿,下面以在Word中创建文档为例,介绍利用模板新建Office文件的方法。
原始文件:无
最终文件:实例文件第2章最终文件用模板新建Office文件.docx
步骤01
 选择样本模板。启动Word 组件,在开始屏幕的右侧面板中单击“商业单据”模板,如右图所示。
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步骤02
 创建样本模板。弹出“商业单据”对话框,在该对话框中可看到要创建的模板文档的效果、提供者及下载大小,单击“创建”按钮,如下图所示。
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步骤03
 根据模板新建文档。此时就创建了一个“商业单据”模板文档,如下图所示。根据需要修改编辑文档的内容,即能快速得到一个新文档。
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2.1.2 保存Office文件

在对Office文件进行创建并编辑后,为了防止数据丢失,需要对文件进行保存,文件的保存可分为两种情况:若之前没有保存过当前文件,就将执行首次保存操作;若对已有文件进行编辑后,又不想对原始文件有所修改,可进行“另存为”操作。下面以Word文档的保存为例进行
介绍。
原始文件:无
最终文件:实例文件第2章最终文件保存Office文件.docx
步骤01
 保存文档。新建Word文档并输入需要的文档内容后,单击左上角的“保存”按钮,弹出的视图菜单会自动切换至“另存为”命令,在右侧的面板中单击“浏览”按钮,如下左图所示。
步骤02
 设置保存位置和文件名。弹出“另存为”对话框,选择文档保存的位置,在“文件名”文本框中输入文件名,如下右图所示。
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步骤03
 首次保存文档的效果。单击“保存”按钮后,文档的标题名变为了输入的文件名,如右图所示。
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提示
另存为Office文件是指将对已有文档进行编辑后将其保存到新位置,其方法为:单击“文件”按钮,在弹出的视图菜单中单击“另存为”命令,随后的操作和首次保存文档的操作一样。如果对已有文档进行编辑后执行“保存”命令,之前的文档将被覆盖。

2.2打开Office文件

Office软件提供了多种打开文件的方法,如直接双击文件、利用“打开”对话框等。此外,若要快速打开最近打开过的文档,还可利用“最近使用的文档”功能。下面介绍通过“打开”对话框和最近使用的文档这两种方法打开Office文件。

2.2.1 利用“打开”对话框打开Office文件

利用“打开”对话框可打开保存在计算机任意位置的文档,下面以Word文档为例来介绍具体的操作方法。
步骤01
 单击“打开”命令。打开一个空白的文档,单击“文件”按钮,弹出的视图菜单自动切换至“打开”命令,在右侧面板中单击“浏览”按钮,如下图所示。
步骤02
 选择打开的文件。弹出“打开”对话框,选择打开文件保存的位置,然后选择需要打开的文件,单击“打开”按钮,如下图所示。
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提示
在打开Office文件时,还可选择打开方式,其中“以只读方式打开”的文件只允许阅读,会限制对文件的编辑和修改;“以副本方式打开”是指系统会以选定文件的复制版本进行打开,用户的编辑或修改操作不会对原始文件产生影响;“在受保护的视图中打开”主要是为了保护文件安全,此时编辑功能将被禁用。

2.2.2 打开最近使用的文档

Office将最近打开过的指定数量的文档都放置在了“最近使用的文档”列表中,当需要重新打开最近使用过的文件时,可通过该功能快速打开文件。
启动Word组件,在开始屏幕的左侧可看到最近打开过的文档,单击要打开的文档,如右图所示,即可快速打开指定的文档。
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2.3撤销与恢复操作

在Office文件的编辑过程中,可能会出现错误操作,此时可使用撤销功能来撤销错误的操作,而当撤销操作失误时,又可利用恢复功能来恢复。下面以Excel为例介绍撤销与恢复功能。
原始文件:实例文件第2章原始文件人力资源统计表.xlsx
最终文件:实例文件第2章最终文件人力资源统计表.xlsx
步骤01
 选择要撤销的操作。打开原始文件,调整列宽和行高,并设置单元格格式,随后单击“撤销”右侧的下三角按钮,在展开的列表中选择需撤销的操作,如下图所示。
步骤02
 撤销操作的效果。此时工作表就撤销了之前选择的4步操作,如下图所示。
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步骤03
 选择要恢复的操作。若撤销后需要恢复到某步效果,单击“恢复”右侧的下三角按钮,选择需恢复到的步骤,如下图所示。
步骤04
 恢复操作后的效果。此时工作表即可恢复到所选步骤的设置效果,如下图所示。
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2.4Office文件的保护

为避免Office文件被他人随意修改,用户可将文件保护起来。Office软件提供了多种保护文件的方法,如对文件加密、以最终状态保护及以数字签名保护等。本节将对这3种方法进行介绍。

2.4.1 加密保护Office文件

若不想让他人查看Office文件的内容,可使用“用密码进行加密”功能为文档添加密码保护,这样就必须使用密码才能实现文件的查看和编辑。
原始文件:实例文件第2章原始文件加密保护Office文件.xlsx
最终文件:实例文件第2章最终文件加密保护Office文件.xlsx
步骤01
 开启加密工作簿功能。打开原始文件,单击“文件”按钮,弹出视图菜单。在“信息”面板中单击“保护工作簿”按钮,在展开的列表中单击“用密码进行加密”选项,如下图所示。
步骤02
 输入密码。弹出“加密文档”对话框,在“密码”文本框中输入密码,如“123 456”,单击“确定”按钮,弹出“确认密码”对话框,在“重新输入密码”文本框中再次输入密码“123456”,单击“确定”按钮,如下图所示。
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步骤03
 加密文件的效果。完成对工作簿的加密后,先关闭工作簿,当再次打开该工作簿时,就会弹出“密码”对话框,输入正确的密码,单击“确定”按钮,如右图所示,即可打开工作簿。
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提示
对于Excel文件,保护工作簿的另一种方法是在“审阅”选项卡下直接单击“保护工作表”按钮,在打开的“保护工作表”对话框中输入密码和确认密码。

2.4.2 以最终状态保护Office文件

以最终状态保护Office文件是将文件设置为只读,输入、编辑或校对等操作都会被禁用或关闭。这种保护方式多用于将Office文件与他人共享,但又不希望他人对文件进行更改的情况。
原始文件:实例文件第2章原始文件以最终状态保护Office文件.xlsx
最终文件:实例文件第2章最终文件以最终状态保护Office文件.xlsx
步骤01
 标记为最终状态。打开原始文件,单击“文件”按钮,弹出视图菜单,在右侧的“信息”面板中单击“保护工作簿”按钮,在展开的列表中单击“标记为最终状态”选项,如右图所示。
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步骤02
 确认最终版本。弹出提示框,提示用户“此工作簿将被标记为最终版本并保存”,单击“确定”按钮,如下图所示。
步骤03
 标记为最终状态的效果。此时工作簿标题后显示了“只读”字样,并且在工作表上方显示了“标记为最终版本”字样,如下图所示。
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2.4.3 以数字签名保护Office文件

为了保护Office文件中数据的原始状态和完整性,可利用数字签名来提高文件的安全性,数字签名可用于识别数据签署人的身份,并表明签署人对数据信息已经加以保护。一旦对文档进行了数字签名,其他人对文档进行修改或编辑后,数据签名将会被破坏,这样签署人就可通过数字签名是否被破坏来判断文档的完整性和原始性。
原始文件:实例文件第2章原始文件以数字签名保护Office文件.xlsx
最终文件:实例文件第2章最终文件以数字签名保护Office文件.xlsx
步骤01
 调用数字证书。在Office 2019安装包中找到数字证书,双击该证书,如下图所示。
步骤02
 设置证书名称。弹出“创建数字证书”对话框,输入证书名称,单击“确定”按钮,弹出“SelfCert成功”对话框,单击“确定”按钮,如下图所示。
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步骤03
 添加数字签名。打开原始文件,单击“文件”按钮,弹出视图菜单,在右侧的面板中单击“保护工作簿”按钮,在展开的列表中单击“添加数字签名”选项,如下图所示。
步骤04
 输入签名信息。弹出“签名”对话框,输入签署此文档的目的,然后单击“更改”按钮,如下图所示。
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步骤05
 选择证书。弹出“Windows 安全性”对话框,单击“更多选项”按钮,在展开的列表中单击要应用的证书,单击“确定”按钮,如下左图所示。
步骤06
 完成签名。返回到“签名”对话框中,单击“签名”按钮,弹出“签名确认”对话框,单击“确定”按钮,如下右图所示。
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步骤07
 数字签名效果。返回工作表中,保存并重新打开工作簿,就可查看该工作簿添加数字签名后的效果,如右图所示。此时工作簿被标识为最终版本。
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知识拓展
将编辑好的Office文件保存为模板
若已经编辑好的Office文件的布局格式等会经常用到,可将其保存为模板,当下次创建类似文件时,就可利用该模板来创建。
步骤01
 打开原始文件,单击“文件”按钮,在弹出的视图菜单中单击“另存为”命令,在右侧的面板中单击“浏览”按钮,如下左图所示。
步骤02
 弹出“另存为”对话框,将“保存类型”设置为“Excel模板(*.xltx)”,如下右图所示,单击“保存”按钮,完成保存。
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步骤03
 当需要利用创建的模板文件时,可启动Excel组件,在开始屏幕中单击“个人”选项,在下方单击新创建的模板即可,如右图所示。
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更改最近使用文件的显示数量
在Office 2019中,如果要更改开始屏幕中显示的最近打开的Office文件数,可以在各个组件的选项对话框中设置最近使用文件的显示数量。下面以Excel组件为例进行讲解。
步骤01
 启动Excel组件后打开“Excel选项”对话框,单击“高级”选项,在右侧的“显示此数目的‘最近使用的工作簿’”文本框中输入数量,如3,如下左图所示。
步骤02
 单击“确定”按钮后,返回到工作表中,单击“文件”按钮,弹出视图菜单,在“打开”面板的右侧可以看到只显示了3个最近使用的工作簿,如下右图所示。
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保护工作簿结构
在保护工作簿时,可以通过设置密码来锁定工作簿的结构,这样其中的工作表就不能随意移动、删除、隐藏或重命名了。
步骤01
 打开原始文件,在“审阅”选项卡下的“更改”组中单击“保护工作簿”按钮,如下左图所示。
步骤02
 弹出“保护结构和窗口”对话框,在“密码”文本框中输入密码,如123,单击“确定”按钮后,会弹出“确认密码”对话框,重新输入密码,单击“确定”按钮,如下右图所示,这样就完成了工作簿结构的保护。
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步骤03
 右击工作表标签,在弹出的菜单中有些命令就不可用了,如右图所示,可以看到保护工作簿结构后的效果。
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读书笔记
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