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《金蝶KIS----财务软件培训教程(第2版)》——1.3 初始数据设置

简介:
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本节书摘来自异步社区《金蝶KIS----财务软件培训教程(第2版)》一书中的第1章,第1.3节,作者 龚中华,何亮,更多章节内容可以访问云栖社区“异步社区”公众号查看。

1.3 初始数据设置

初始化设置是会计电算化中十分重要的工作,它是整个会计电算化工作的基础。初始设置的好坏,将直接影响到会计电算化的质量和运作。清晰的科目结构、准确的数据关系,用户就会在日常处理和财务核算中思路顺畅、驾轻就熟。

初始数据的设置工作包含会计科目设置、核算项目设置、币别设置和账套选项设置,其中账套选项也可在启用账套后设置。初始设置窗口如图1-34所示。

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表1-2~表1-7为“兴旺实业”公司的初始设置数据。

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1.3.1 核算项目设置

在实际工作中,有的会计科目会有较多的明细科目,如应收账款、应付账款,为每一个往来单位设置明细科目等,随着公司业务的开展,明细科目会越来越多,这样所设置的“会计科目结构”可能就无法满足需求,为了提高工作效率,金蝶KIS提供了会计科目的辅助核算功能,当科目设置辅助核算项目后,该科目所发生的每一笔业务都会同时登记到该科目总账和核算项目账上。核算项目的优势有以下几点:

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金蝶KIS标准版预设3种核算项目:往来单位、部门和职员。用户不能删除这3种项目。用户可根据需要增设新的核算项目,如“在建工程”、“产品”、“销售订单”等。

 注

一个科目最多可挂4类核算项目,每类中的明细账目不受限制,但Access数据库的承受能力有限,因此建议每个科目挂两类核算项目。

1.往来单位设置

往来单位是指供应商和客户,根据表1-2中数据设置“往来单位”,具体步骤如下。

(1)在“会计之家”窗口,单击“核算项目”功能图标,系统弹出“核算项目”管理窗口,如图1-35所示。

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(2)在“往来单位”选项卡中,单击“增加”按钮,系统弹出“往来单位”管理窗口,在“代码”输入“1001”,在“名称”栏中输入“深圳科林”,联系方式和税务登记号等内容视各用户公司情况而定,如图1-36所示。

(3)单击“增加”按钮保存数据,继续录入表1-2中其余的往来单位资料。

(4)单击“关闭”按钮,返回“核算项目”窗口,结果如图1-37所示。

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2.部门设置

根据表1-2中数据,进行“部门”设置,具体步骤如下。

(1)在“核算项目”管理窗口,单击“部门”选项卡切换到“部门”管理窗口,再单击右边的“增加”按钮,系统弹出“部门”信息录入窗口,在“部门代码”栏中录入“01”,在“部门名称”栏中录入“总经办”,其余采用默认值,如图1-38所示。

(2)单击“增加”按钮保存数据,继续录入表1-2中其余的部门资料。

(3)单击“关闭”按钮返回“核算项目”窗口,结果如图1-39所示。

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3.职员设置

根据表1-2中数据,进行“职员”设置,具体步骤如下。

(1)在“核算项目”管理窗口,单击“职员”选项卡切换到“职员”管理窗口,单击右边的“增加”按钮,系统弹出“职员”信息录入窗口,在“代码”栏中输入“01”,在“姓名”栏中输入“肖志向”,在“部门”栏中选择“总经办”,在“职务”栏中选择“一般工作人员”,如图1-40所示。

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 注

当系统提示输入职员职务时,选择“一般工作人员”,也可以单击“职务”项旁边的“…”按钮增加相应的职务资料。

(2)单击“增加”保存数据,继续录入表1-2中其余的职员资料。

(3)单击“关闭”按钮,返回“核算项目”窗口,结果如图1-41所示。
4.增加核算项目类别

当系统中的预设的核算项目类别不能满足详细化核算时,可以通过增加“核算项目”类别的方法,达到财务上多角度的核算目的。以根据表1-8增加“核算项目——销售订单”,练习增加核算项目类别的方法。

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(1)在“核算项目”管理窗口,单击窗口左下角的“增加类别”按钮,如图1-42所示。

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(2)系统弹出“核算项目类别”窗口,参照表1-8中数据录入资料,如图1-43所示。

(3)单击“确定”按钮,返回“核算项目”窗口,这时可以看到在“核算项目”管理窗口增加了一个“销售订单”类别,如图1-44所示。

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在“核算项目”窗口,用户可以对“项目类别”进行修改和删除操作。单击要修改的类别选项卡,如“销售订单”选项卡,再单击“修改类别”按钮,系统会弹出如图1-42所示窗口,用户根据需要进行相应修改即可。在“核算项目”窗口,单击要删除的类别选项卡,如“销售订单”选项卡,再单击“删除类别”按钮,即可将当前类别删除。

 注

删除时,“核算项目类别”下不能有数据。

“核算项目”管理窗口功能按钮如下。

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1.3.2 币别设置

货币是财务核算的基本单位,对于有外币业务的企业,财务核算的计算单位可能涉及多种币别。币别设置是对企业所涉及的外币进行“币别”和“汇率”管理,用户可对“币别”进行增加、修改、浏览等操作。

“兴旺实业”公司发生的业务涉及到“港币”业务,根据表1-3增加和修改币别,具体步骤如下。
1.增加币别

(1)在“会计之家”窗口,单击“初始设置”下的“币别”选项,系统弹出“货币”管理窗口,如图1-45所示。

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(2)单击“增加”按钮,系统弹出“币别”新增窗口,币别代码录入“HKD”,币别名称录入“港币”,在“3”期间处的期初汇率录入“0.87”,如图1-46所示。

货币代码使用3个字符表示,建议使用一般惯例编码,如RMB、HKD、USD……在输入货币代码时尽量不要使用“$”符号,因为该符号在自定义报表中有特殊含义,如果使用该符号,在自定义报表中定义取数公式时可能会遇到麻烦。

(3)单击“增加”按钮保存设置,单击“关闭”按钮退出“币别”新增窗口返回“币别”管理窗口,新增成功币别如图1-47所示。

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2.修改币别

将刚才所增加的币别“港币”修改为“港元”,具体步骤如下。

(1)选中“港币”,单击“修改”按钮如图1-48所示。

(2)系统弹出“币别”修改窗口,将币别名称修改为“港元”,如图1-49所示。单击“确定”按钮保存修改。

请读者用同样方法将“港元”改回“港币”。

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1.3.3 会计科目设置

1.科目设置和控制原则

(1)科目设置必须满足核算、管理与编制会计报表的要求,凡是报表中需从系统取数的科目必须设置。

(2)科目设置中,科目代码、科目名称、科目类型和余额方向必须设置正确。

(3)科目是外币核算时,必须选择所核算的外币币别。

(4)科目为数量金额辅助核算时,必须录入计量单位。

(5)科目代码必须符合建账时的“会计科目结构”。

(6)如果科目下有明细科目,则它的代码不能修改或删除。若需要删除,必须从末级科目开始删除,并且所删除的科目在本年内没有业务发生才行。
2.会计科目的属性

会计科目的属性包括科目代码、助记码、科目名称、科目类别等,在“会计之家”窗口,单击“初始设置”下的“会计科目”选项,系统弹出“会计科目”管理,单击“增加”按钮,系统进入“新增科目”窗口,如图1-50所示。

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下面对分别对各属性进行介绍。

(1)科目代码。会计科目的代码应该按照一定的规则进行编制,要尽量与财政部标准统一,以便在使用中清晰明了。科目代码必须符合与建账时设置的会计科目结构。如果会计科目结构为4-2-2-2-2-2则:

1003    XX科目 (正确,符合一级科目长度为4位数)

103    XX科目 (错误,不符合一级科目长度4位数)

100301   XX科目 (正确,符合二级科目长度2位数)

1003001  XX科目 (错误,不符合二级科目长度2位数)

(2)助记码。在录入凭证时,为了提高会计科目录入的速度,可以使用助记码,如将“现金”科目的助记码设为“xj”,则录入凭证时,在科目栏输入“xj”,系统将会自动对应为“现金”科目,这可以加快凭证处理速度。助记码长度最多为8个字符。

(3)科目名称。命名科目名称时只需命名本级科目名称,不必带上级科目名称。

(4)科目类别。按照会计科目的经济性质进行分类,可以方便地对科目进行管理。系统在进行业务处理时还要对某些属性做一些特殊的处理,因此不要轻视科目类别的设置。

(5)币别核算。指定该科目币别核算的方式,主要有如下4种。

① 不核算外币:不进行外币核算,只核算本位币。

② 核算所有外币:对本账套中设定的所有货币进行核算。在处理到该科目时系统默认核算本位币,用户可以选择其他币种进行核算。

③ 核算单一外币:只对本账套中某一种外币进行核算。若选择核算单一外币,则必须选择一种进行核算的外币。

④ 期末调汇:若进行外币核算,要确定是否在期末进行汇率调整。如选择期末调汇则在期末执行“期末调汇”功能时对此科目进行调汇。一般核算设计外币科目要设置此项。

系统在处理核算外币的会计科目时,会自动默认使用“货币处理”功能中输入的汇率,用户可以根据实际情况进行修改。

(6)日记账。指定该科目按日清日结方式登记账簿,如1001现金科目。

(7)结算类科目。指定该科目是否记录结算方式,如1002银行存款科目。

(8)现金类科目。指定该科目是否属于现金类科目。

(9)银行类科目。指定该科目是否属于银行类科目。

(10)余额方向。指该科目余额默认的方向。该项属性对于账簿或报表输出的数据有直接影响,系统将根据会计科目的默认余额方向来反映输出的数值。

(11)单一核算项目。选中该项,可以在“核算项目”项中选择所核算的类别,也可以设定为“无”类别。

(12)多核算项目。可以同时核算多个类别,如“费用科目”要核算到部门,同时也需要核算到职员。

(13)核算项目。显示该账套建立的核算项目类别。

(14)往来业务核算。是否进行往来业务核算。此项选择将影响“往来业务对账单”和“账龄分析表”。

(15)数量金额辅助核算。是否进行数量金额辅助核算。若进行数量金额辅助核算,则要求输入核算的计量单位,通常应用于“存货类”科目。
3.新增现金和银行存款科目

根据表1-4所示增加会计科目,下面以增加“100101人民币”科目为例,介绍具体操作步骤。

(1)在“会计之家”窗口,单击“初始设置”下“会计科目”选项,系统弹出“会计科目”管理窗口,系统根据建立账套时所选择的行业属性预设了6大类科目——资产、负债、共同、权益、成本和损益,用户可以根据需要在相应类别选项卡中进行会计科目的管理,如增加、修改、删除等。

(2)选中“资产”下的“现金”科目,单击窗口右侧“增加”按钮,系统进入“新增科目”窗口,在“科目代码”栏中录入“100101”,在“科目名称”栏中录入“人民币”,如图1-51所示。

(3)单击“增加”按钮保存新增。用同样方法录入表1-4中其余的科目数据,新增完成如图1-52所示。

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注

在录入“港币”和“人行东桥支行128”科目时,在“币别核算”处要选择“核算单一外币”,选择核算“港币”,并且在“期末调汇”处打上勾,如图1-53所示。

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4.修改往来科目属性

根据表1-5将往来科目属性“核算项目”修改为“往来单位”,具体操作如下。

(1)在“会计科目”管理窗口,选中“1131 应收账款”科目,如图1-54所示。

(2)单击“修改”按钮,系统弹出“修改科目”窗口,修改“核算项目”为“往来单位”,如图1-55所示。

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(3)单击“确定”按钮保存修改设置。

(4)用同样方法将“应付账款”科目属性修改为核算“往来单位”。
5.设置存货类科目

该项设置重点是是否使用“数量金额辅助核算”,若进行数量金额辅助核算,并要求设置核算的计量单位,则该科目录入凭证时,系统会要求录入该科目的单价和数量,这样在以后的“数量金额总账”和“数量金额明细账”中,能查询到该存货科目的每一笔业务发生时的单价、数量。

注

有些企业由于材料太多,如果在核算时采用“明细科目”的方法,这样可能操作起来太烦琐,通常是使用其他工具进行“材料账”管理,如Excel软件,而在“标准版”中的“1121——原材料”等科目只记录材料的总金额,并且不采用“数量金额辅助核算”功能,也能满足财务核算要求。

根据表1-6增加科目,并选中科目的数量金额辅助核算功能,具体操作步骤如下。

(1)在“会计科目”管理窗口,选中“1211 原材料”科目,如图1-56所示。

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(2)单击“增加”按钮,系统弹出“新增科目”窗口。在“科目代码”栏中录入“121101”,在“科目名称”栏中录入“纸类”,如图1-57所示。

(3)单击“增加”按钮保存新增科目,系统弹出一空白“新增科目”窗口。在“科目代码”栏中录入“12110101”,在“科目名称”栏中录入“坑纸”,选中“数量金额辅助核算”项,计量单位录入“张”,如图1-58所示。

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(4)用同样方法将表1-6中其余的科目录入系统。
6.其他科目设置

根据表1-7设置其他科目。下面以新增“150101办公设备”科目为例,介绍其他科目的设置步骤。

(1)在“会计科目”窗口选中“1501 固定资产”科目,如图1-59所示。

(2)单击“增加”按钮,系统弹出“新增科目”窗口。在“科目代码”栏中录入“150101”,在“科目名称”栏中录入“办公设备”,如图1-60所示。

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(3)单击“增加”按钮进行保存。用同样方法录入表1-7中其余的科目。

 注

新增其他类别科目时,如负债、损益类科目,要先单击“会计科目”窗口中相应选项卡,之后再按步骤(1)~(3)操作。

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