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《金蝶KIS----财务软件培训教程(第2版)》——1.2 账套管理

简介:
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本节书摘来自异步社区《金蝶KIS----财务软件培训教程(第2版)》一书中的第1章,第1.2节,作者 龚中华,何亮,更多章节内容可以访问云栖社区“异步社区”公众号查看。

1.2 账套管理

账套是一个数据库文件,用来存放所有业务数据资料,包含会计科目、凭证、账簿、报表等内容,所有工作都需要打开账套后才能进行。一个账套只能处理一个会计主体(公司)的业务,金蝶软件对账套的数量没有限制,因此一套金蝶KIS系统可以处理多家公司的账务。

1.2.1 系统登录

用户要使用金蝶软件处理业务,必须先登录系统,系统验证用户身份合法后,用户才能使用金蝶KIS标准版。系统登录的具体步骤如下。

(1)双击桌面上的“金蝶KIS标准版”快捷图标,系统弹出如图1-13所示窗口。

(2)选中“以后连接不再显示此界面”项,单击“确定”按钮,稍后系统弹出提示窗口,如图1-14所示。

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 注

系统弹出“无效的服务器或服务器未启动”是因为本练习中未安装“金蝶KIS加密网络服务器”的原因,使KIS标准版呈为“演示版”状态,结账超过三期的账套将无法操作。若有安装“金蝶KIS加密网络服务器”,并且加密认证成功,表示软件呈正式版,则可以长期正常使用。

(3)单击“确定”按钮,系统进入“金蝶KIS标准版系统登录”窗口,如图1-15所示。

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(5)单击“打开”按钮,返回“系统登录”窗口,选择用户名称“Manager”(系统管理员),密码为空,单击“确定”按钮,系统进入“会计之家”窗口,如图1-17所示。

金蝶KIS界面简洁明快、美观大方、操作简便。窗口左边是“主功能选项”,包含账务处理、固定资产、工资管理、报表等主要模块。中间是“业务处理”功能,选择相应“主功能选项”,在“业务处理”下会自动显示该选项的明细功能和操作流程。右边是“主功能选项”下的各种明细“报表账簿”。

 注

“教学演示版”的数据有效期为3个月,当要继续业务时,需购买正版金蝶软件,并且通过安装“加密服务器”进行认证后可长期使用。

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1.2.2 新建账套

账套在计算机中是一个数据库文件,用以存放公司的有关财务及业务资料。

【例】兴旺实业有限公司是一家刚成立不久的印刷公司,为了提高财务部工作效率和财务分析能力,公司计划在2009年3月开始使用金蝶KIS标准版,用以对财务核算和分析进行有效的管理,具体情况如表1-1所示。

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根据表1-1建立兴旺实业有限公司账套,具体操作步骤如下。

(1)在“会计之家”窗口,选择菜单【文件】→【新建账套】命令,如图1-18所示。

(2)系统弹出“新建账套”窗口,在“文件名”对话框中输入“兴旺实业”,如图1-19所示。

(3)文件存放目录保持默认,单击“保存”按钮,系统进入“建账向导”窗口,单击“下一步”按钮,系统进入“输入账套名称”窗口,在对话框中输入“兴旺实业有限公司”,如图1-20所示。

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 注

账套名称与账套文件名是两个不同的概念。账套名称一般是使用该账套的公司或单位名称,用于标识该账套所属的会计主体。账套名称将在输出凭证、账簿、报表等业务资料中出现,在此要输入单位全称。账套文件名是账套在计算机中的名字。

(4)单击“下一步”按钮,系统进入“选择公司所属的行业”窗口,选择“企业会计制度”行业,如图1-21所示,则系统按照“企业会计制度”为用户预设会计科目,如果想自己手工增加会计科目,可选择“不建立科目预设表”项。

单击“详细资料”按钮可以查看所选行业的预设会计科目代码及名称列表,如图1-22所示。若企业所需的会计科目与预设资料有差异,可通过修改预设的会计科目以适应单位会计核算管理的要求,方法是建账完成后,在“系统维护”功能下的“会计科目”中进行修改,具体见后续章节。

(5)单击“下一步”按钮,系统进入“定义本位币”窗口,各用户根据企业性质自行定义,在此采用默认值“人民币”,如图1-23所示。

(6)单击“下一步”按钮,系统进入“定义会计科目结构”窗口,根据表1-1进行修改,如图1-24所示。

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注

会计科目的级别以及各级长度的确定,应综合考虑以下两方面的因素。

(1)标准化:必须遵守国家有关的编码标准,如一级会计科目编码财政部已有统一规定,不允许随便更改,以保证全国会计数据的统一。

(2)可扩充性:会计科目结构中,级数是指代码的最大层级数,代码长度是指代码的位数,如代码结构为4-2-2,即编码到3级,一级科目长度为4位,二级和三级科目为2位。对于规模大、业务量层次复杂及要求高的单位,可增加代码的级数和代码长度,为今后的发展留有余地。一旦新建账套完成,所设定项目均无法再做任何修改,因此要特别注意。

(7)单击“下一步”按钮,系统进入“定义会计期间”窗口。选择“自然月份”,“会计年度开始日期”为“1月1日”,“启用会计期间”为“2009年3月”,如图1-25所示。

系统提供3种会计期间的界定方式:

① 按照自然月份方式。

② 按照每个会计期间的天数,并可选择每个会计年度分为多少个会计期间的方式来界定。

③ 任意期间数。可将每个会计年度分为任意多个期间进行核算。

注

一旦定义好会计期间界定方式,则无法更改一定要按照实际情况认真选择。

会计年度开始日期是与会计期间紧密相关的,它用来确定用户账套会计年度的起始日期,该日期是该用户的一个会计年度开始和结束的标志。例如,如果选择会计年度开始日期为3月1日,则在每年2月底结账时,系统就会做年结处理。我国会计制度一般规定会计年度开始日期为1月1日。

账套启用会计期间设为2009年3月,表示第一张凭证从3月份开始,因此初始数据处要录入2009年2月份期末数据。

(8)单击“下一步”按钮,系统弹出“完成建账”窗口,如图1-26所示。

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用户若需返回修改设置,可单击“上一步”按钮。单击“完成”按钮结束整个账套的建立工作。

稍等片刻屏幕会自动进入“兴旺实业”账套的“初始化设置”状态,同时会弹出“日积月累”窗口,如图1-27所示。窗口中显示的是金蝶KIS的操作知识,用户可以单击“下一个”按钮进行切换,单击“关闭”按钮退出。

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1.2.3 备份账套

为了预防数据出错或发生意外(如硬盘损坏),需要定期备份数据。备份工作可以随时进行,笔者建议最好是每周备份一次,而且在下列情况下必须进行备份:

(1)每月结账前和账务处理结束后。

(2)软件版本更新前。

(3)会计年度结账之前。

下面以备份“兴旺实业”账套为例,介绍备份的具体操作步骤。

(1)单击菜单【文件】→【账套备份】命令,如图1-28所示。

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(2)系统弹出“账套备份”窗口,选择目标路径后单击“确定”按钮即可开始备份,如图1-29所示。

备份完成后生成文件“兴旺实业.AIB”。当下一次备份时,系统询问是否对文件重命名,如图1-30所示。单击“是”按钮即可。

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 注

账套文件的后缀为AIS,账套备份文件的后缀为AIB。

1.2.4 恢复账套

如果账套出错,可利用“恢复账套”功能将账套备份文件(后缀为AIB)恢复成账套文件(后缀为AIS)。

在初始化设置状态下没有账套“恢复”功能,单击“文件”菜单下的“关闭账套”命令。再次单击“文件”菜单时,可以看到“恢复”命令,此命令在账务处理时也可以看到。

下面以将“兴旺实业.AIB”恢复为“兴旺.AIS”账套文件为例,介绍账套恢复的具体步骤。

(1)单击“文件”菜单下的“恢复”命令,系统弹出“恢复账套”窗口,如图1-31所示。

(2)选中“兴旺实业.AIB”文件,单击“打开”按钮,系统弹出“恢复为”窗口,如图1-32所示。

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(3)用户可以随意设置保存位置,在此采用默认值,文件名改为“兴旺”,单击“保存”按钮即可。

 注

恢复时,文件名不能与同一文件夹下的账套名相同。

1.2.5 删除账套

账套不想再使用时可以删除。下面以删除“兴旺.AIS”为例,介绍其具体操作步骤。

(1)单击“文件”菜单下“打开”命令,系统弹出“打开账套”窗口。

(2)选中“兴旺.AIS”文件,单击鼠标右键,系统弹出快捷菜单,如图1-33所示。

(3)在快捷菜单中单击“删除”命令,即可删除账套。

 注

如果要删除正在处理的账套,则需要先将其关闭,然后才能删除。

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