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公开课05期 |基于宜搭的《招聘管理》应用搭建

简介: 本文章将以《招聘管理》场景为例,介绍通过Excel导入成线上系统的详细步骤。

公开课视频回放

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本文内容概要

下文将以《招聘管理》为例,从Excel开始切入,探讨如何将线下的Excel管理,快速转换为线上的宜搭应用。相关功能点如下:

  1. 从Excel导入创建单据
  2. 关联其它表单数据&新增数据项
  3. 数据联动&隐藏数据联动条件
  4. 流程节点规则配置
  5. Excel批量发起流程

产品文档: https://help.aliyun.com/product/109414.html

一、需求分析

假设当前企业内部的招聘管理是基于一份如下图所示的Excel文件进行的操作,如何将其快速转换为一个线上的宜搭应用?
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当前Excel表中的所有列字段,按其含义可划分为两部分。从候选人到简历地址间的字段,可以归类为 面试候选人的基本信息,而从面试进度到备注间的字段,则可以归类为面试过程产生的数据。
如果候选人基本信息的录入不做限制,大家都可以录入,那么就可以简单归类于数据收集和共享,符合宜搭单据类页面的定位。
而面试过程及结果则与跟进人员、其主管、hr等相关,期间的存在任务流转、工作协同,就可以使用宜搭的流程类页面实现。
实际场景中,面试的发起需要候选人为“待面试”的状态,因此候选人的基本信息中,可以加入“面试进度”此字段标记,实现数据过滤。

招聘管理_本地.xlsx
招聘管理_新增.xlsx

二、应用搭建

人才资源录入

页面搭建

根据已有的Excel建模,并在宜搭中创建单据页面,有一种更简单的方式,如下图:

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从Excel导入创建,如果希望将Excel数据一并转换为创建后的数据记录,需要先将应用置为“上线”状态。

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点击上传Excel并进行到第三步时发现,跟进人员等非候选人基本信息的内容也会创建对应组件,不符合原先计划。因此回到本地Excel中,将“候选人”到“面试进度”间的字段复制到Sheet2中,再回到Excel导入中重新上传。

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第三步中设置页面名称为“人才资源录入”,并设置列字段与组件类型的对应关系:

候选人 单行输入框
招聘渠道 下拉单选框
联系方式—手机 单行输入框
base地 下拉单选框
毕业院校 下拉单选框
学历 下拉单选框
出生年份 单行输入框
面试岗位 下拉单选框
推荐时间 日期选择框
简历地址 单行输入框
面试进度 下拉单选框

点击导入,提示完成后,在创建出的“人才资源录入”的数据管理标签中设置显示字段,查看导入数据。
还可以在导入记录中,重新下载本批次导入的原始文件,或对此批次数据做删除处理。
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回到页面标签,点击右侧“编辑”按钮查看表单设计器,可以发现类型为下拉选择的组件,选项已被设置为Excel中出现过的值。

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查看“毕业院校”字段,将其设定为下拉选择类组件可以方便再次选取,但并不方便拓展。能否有既方便选取,又方便拓展的配置方式?这时可以尝试使用 关联其它表单数据 - 新增数据项 功能。但首先此功能要求选项配置是由 关联其它表单数据 而来。因此再来创建“毕业院校”的数据来源表。

打开本地Excel文件,选中“毕业院校”列,复制到Sheet3,点击 数据 - 删除重复值以去重并保存。回到宜搭,再次使用Excel导入Sheet3,创建“毕业院校记录”页面。此时“毕业院校”为可录入字段,因此对应组件改为 单行输入框。
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回到“人才资源录入”表单设计器,进行如下配置:
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保存后退出表单设计器,点顶部 访问 按钮查看使用态效果,此时“毕业院校”即可快速搜索选取,又可以手工录入补充。(但注意,预览页由于无法提交数据,此弹窗的保存按钮会被禁用)
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开放管理页

选择“人才数据录入”页面,点击页面 - 创建管理页,从而将数据管理页面“人才数据列表”开放到使用态的导航中。重新配置筛选条件及显示字段后,此时所有人都可以在使用态页面上查看候选人列表及详细信息。
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如果管理员也希望其它人都可以批量录入人才资源数据的话,可以在“人才数据列表”- 设置 - 基础设置 - 页面操作中,将 新增、导入勾选后保存,此时使用态刷新后即可出现相应入口。
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批量导入操作与从Excel导入创建类似。导入完成后,可以在导入记录标签中查看自身批量导入的原始文件,或对指定批次导入的数据进行删除。
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面试跟进流程

根据之前的需求分析,以及Excel中剩余未使用的字段,我们可以较容易推算出“面试跟进”页面的内容。但首先,我们要确认流程的任务流转到底有哪些环节,又是以什么为主体内容。
假定当前的流程如下:

  • 面试跟进人员于“人才数据列表”确认候选人
  • 跟进人员对候选人进行面试,此期间目标候选人无法被其它人员选作面试目标

    • 若跟进人员放弃面试,将候选人资源释放,其它人可将候选人作为面试目标
  • 跟进人员提交面试结果,并确认流程是否继续
  • 跟进人员一级主管进行确认
  • HR进行确认
  • Offer发出,流程完成。

此流程中以跟进人员为流程发起人,将候选人信息及面试结果为主体内容,依次流转跟进人 -> 跟进人一级主管 -> HR -> HR(offer发送)。

确认完以上内容,并对照Excel中面试相关字段,开始流程页面的搭建。

页面搭建

页面组件配置如下图示例,候选人相关信息这里仅列出 候选人姓名、联系号码。为实现需求分析中提到的,仅可选取“待分配”状态下的候选人,这里使用数据联动来限定 候选人 可选取的列表。
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但作为数据联动条件的“面试进度过滤”组件出现在页面上没有意义,如果不希望此字段提交,则可以将组件状态置为隐藏 (注意,之后的流程权限设置也需要设为隐藏)。部分情况下,后续仍会使用到的此条件因此需要保留其提交值时 (例如后续可再修改提交人信息),可以在外层套一层设为隐藏的容器,自身仍为编辑/只读,来保证自身数据的提交。
这里使用后者,通过容器隐藏条件显示,使条件数据仍可以提交。

使用 USER() 公式,确认跟进人员为当前登录人,并将此字段设为只读。流程页面内容搭建基本完成。
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节点规则

以上页面内容搭建时,用到“面试进度过滤”来限定可选择的候选人范围,那么对应的,一旦流程发起,那么此状态就应该被改变。再考虑流程撤销、流程拒绝的情况,得到以下关系:

  • 流程发起 -> 将所选候选人面试进度改为“待面试”
  • 流程撤销 -> 将所选候选人面试进度改为“待分配”
  • 流程同意/拒绝并结束 -> 将所选候选人面试进度改为“已面试”

以上关系在流程设置中,可以通过 流程 -> 设置 -> 节点规则设置 来实现相应的规则。
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具体UPDATE函数讲解可参照上期公开课视频。此公式可复制后,在流程结束同意/拒绝、撤销/种植的两个规则中粘贴并修改状态文案,完成所有规则的设置。

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节点配置

根据之前的任务流转分析,面试跟进流程发起后,第一个任务节点是跟进人对候选人进行面试并记录结果,第二个节点是其主管进行确认,之后再到HR确认及offer发送。因此第一个节点配置选择页面上的“跟进人员”组件作为审批人:
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第二个节点选择跟进人的主管:
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之后两个节点选择 审批人 - 角色 下的HR和offer角色(需要先创建)。修改节点名称得到如下流程,先进行保存。
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点击访问进行查看,发现跟进人在提交锁定候选人时,就可以填写面试评分了,但我们期望其在发起时,只执行锁定候选人的操作,而在面试跟进这个任务节点上,再进行具体的面试操作。即存在分步骤填写的情况。此时可以通过设置流程发起页以及各个节点上的显示内容设置来实现。
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设置 面试跟进节点 可填写面试内容及结果。
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到此,一个简单的招聘流程配置完毕。

流程批量发起

在本地的Excel中,除了待分配和已面试的记录外,也存在面试正在进行中的记录。如下图,这四条进行中的记录可以通过 面试跟进流程页面 - 数据管理 - 批量发起,来转换为刚搭建的线上流程。

选中面试进度列,筛选“待面试”,将筛选结果复制到Sheet4中。
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跟进人员作为 人员选择组件 的数据导入时,必须符合 姓名(钉钉工号) 的规则。如果没有钉钉工号,或者不是英文的括号,则此人员数据无法导入(钉钉工号可在钉钉企业管理中由主/子管理员进行设置)。此处对跟进人员做工号(可参考人员搜索组件搜索结果)修正:
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回到数据管理标签,点击批量发起,再次上传Excel后选择Sheet4,
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在第三步的表单设置中,仅需设置 候选人、联系号码、跟进人员 三栏为对应组件即可。
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第四步发起人可选择当前导入人,以避免对跟进人员产生疑惑,点击导入,等待导入完成提示。
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至此,线下进行中的流程就已经迁往到线上。

三、搭建回顾

本次的搭建主要演示了宜搭的单据、流程搭建能力,并借助Excel导入的这种方式来实现快速搭建、批量导入的效果。
具体涉及到的功能点及注意事项可借助下图进行回顾:
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