沟通在项目管理中的意义(下)-阿里云开发者社区

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沟通在项目管理中的意义(下)

简介:
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每种行业的沟通都有着自己鲜明的特点,这些特点是根据行业不同而相异的,为能更好的在信息化建设项目中沟通,我们必须了解IT项目的一些特点:

  1 工期紧

  项目工期有限. IT 项目合同签订即决定项目的始终 ,具有明确的起点和终点. 在项目整体运作过程中,完成时间是关键因素. 因此,如何按时完成项目,完成合同,将直接关系到项目成功与否。

  2 独占性

  独占性在IT领域表现得非常突出,厂商不仅向客户提供产品,还要根据其要求提供不同的解决方案,包括一些行业的或业务领域内专业的解决方案,即使有现成的,也需要根据客户的特殊需求,进行一定的定制化工作。项目所涉及的某些内容,是没有做过的,即这些定制化的解决方案,独占了这个项目资源。

  3 易变性

  项目在运作中,会与实际情况有很多差异,各种始料未及的“风险”使得项目较难在规定的时间完成,并很难把控项目的资源。 这是IT项目的诸多不可控因素导致IT 项目失败率极高,IT 软件业更加迫切需要有一个好的管理模式,以期降低风险,提高项目成功率。

  以上三个因素,是左右IT项目很重的方面,我们沟通也要主要放在以上三方面中,尽量避免这些风险,同时了解IT 项目成功的三个主要因素: 用户的积极参与、明确的需求表达、管理层的大力支持。

  三要素全部依赖于良好的沟通技巧,特别是非信息技术人员、项目经理. 沟通管理的目标是及时并适当地创建、收集、发送、储存和处理项目的信息. 有效的沟通管理能够创建一个良好的风气,让项目成员对准确地报告项目的状态感到安全,让项目在准确的、基于数据的事实基础上运行,而不会因为害怕报告坏消息而产生的令人误解的乐观主义. 使用项目状态信息在必要的时候进行纠正操作,并且在条件允许时进行表扬。

  沟通的方式是见人见智的,但是最基本的原则是不会变的。那就是在尊重的基础上,准确定位、表达,认真聆听、采集反馈 ,尽可能避免表述不清或理解偏差,以公开、简捷、及时、同步、完整而适度的沟通,保证软件开发项目的成功实施。

  在沟通之前,首先要了解你自己想说什么,想通过怎样的方式表达;而后要了解你的对象,引起他的注意。

  在企业运作活动中,管理者和员工面对的是不同文化背景、语言、价值观、

  心态和行为的合作者。管理是在异文化沟通和交流的基础上进行。处于不同文化

  背景的合作双方由于价值观念、思维方式、习惯等方面的差异,在项目的一些基本问题往往会产生不同的态度。沟通不当轻则造成沟通无效,重则造成误解和关系恶化,使企业经营目标无法实现。

  所以在沟通前,必须了解自己想说的,和要沟通的对象,在沟通过程中也要利用一些方法保证沟通的成果:

    》定期的电话会议,

    》正式邮件往来,

    》通过IM的工作聊天。

  充分利用现有科技能提供的一切沟通手段,是进行“准面对面”的沟通,增加信息沟通的“带宽”和响应及时性。一个非常重要但经常被忽视的沟通渠道就是文档,尤其是项目计划,有些人认为项目计划是前期不得不完成的一个文档,到项目执行过程中即使再去阅读也只是关注进度表部分。其实项目计划包含了众多内容,除了进度表外,还包括风险管理计划,以及项目的范围界定和各种项目管理流程(包括需求变更管理流程等),它在一定意义上是合同的一部分,所以及时的更新、审核和批准不仅仅对项目的监控非常重要,对于开发方来说也是很好的法律上的保护。

  正式的沟通还有一点非常需要注意的就是要保证良好的反馈机制。信息在传递的过程中会受到噪音的干扰,尤其是在多次传递的情况下更容易失真。所以在建立沟通渠道的时候要建立起方便有效的反馈途径。对于重要的文档,一定要有合适的审核和批准机制。更为有效的一种机制还是利用工具,由于其内置了工作流,所以任何的问题都必须按照一定的流程进行处理,避免了因为工作忙而忘记了一些重要工作的可能。

  另外,在沟通的环节中很重要的一点的是,要保留一切沟通过程的证据。例如,美国的金融监管部门对金融业内部的所有电子邮件要求保留至少5年以上以备检查。因此,在项目中证据的保留一方面是对自己权益的保护,另一方面也是保持完整的沟通记录有利于后期出现问题的顺利解决。因为如果在以后发生某些纠纷的时候,电子邮件就可以作为官方的证据,来保护双方的利益。在这点上,需要严格的要求所有参与项目的人员,严格按照事先规定好的沟通反馈流程来进行交流。并且强调所有的以公司邮箱发出的邮件,要慎重对待。

  语言能力是影响软件项目质量的一大因素。由于语言障碍导致的理解错误从而导致返工、误工的情况在外包项目中比比皆是,因此必须注重对员工语言方面的培训。

  坚持“单点联系”的信息交流,大型IT项目经常由分布在不同国家和地区的团队共同配合才能完成,对于一些周期比较长的项目, 进度管理需要有效的交流和沟通才能完成。采用“单点联系”的方式有助于相关项目管理人员较好地完成“领导项目有条不紊地向前推进”的使命。

  所谓“单点联系”,是指开发商和公司分别指定唯一的项目管理人员,作为双方项目信息的输入和输出接口,负责整个项目重要信息(要求、进度、问题等)的传递。这样不论开发商和公司多少人参与这个项目,双方信息交流的通道只有一条,避免多头交流的混乱,避免项目信息的冗余或丢失。

  综上,在沟通前的充分准备、沟通时的要点与方式、沟通后的把控与跟进等几方面共同作用下,一定会成为项目成功强劲的推动力!

本文转自Aicken(李鸣)博客园博客,原文链接:http://www.cnblogs.com/isline/archive/2010/03/29/1699581.html,如需转载请自行联系原作者

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