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OA系统中如何实现合同管理?

简介:
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合同是现代经济往来的重要形式,合同管理作为OA办公系统中常见的功能之一,是企业管理的一个重要方面。从销售到采购,从合同的数据、归档处理等,合同应该包括哪些部分?如何做好OA系统中的合同管理?OA系统中成熟的合同管理具备什么要素?

从合同的登记、审批到付款计划、合同评估、进度把控、风险监督,合同管理有多个方面的理解,以华天动力OA系统中的合同管理为案例。

一. 合同内容管理

成熟的合同管理应该包括多个模块,多以表单的形式展现。合同内容管理可以使用华天动力OA系统与word、excel接轨并支持在线编辑等管理。

华天动力OA系统合同管理模块在功能结构上包括:

· 合同台帐:一次性录入,多次使用;

· 付款计划:新建修改,简单方便,不罗嗦;

· 合同范本:统一管理,随机使用;

· 合同提醒:付款提醒,合同截止提醒,自由设定提醒时间提醒人;

· 合同报表:常用的月度、季度、年度合同报表可随时下载;

· 后台设置:支持对往来单位、商品的维护以及流程的设定

在合同的内容设置上,采购合同可以一次性录入合同、相关计划、评价、进度、风险,第二次签订合同,可沿用之前的合同。

基础设置:往来单位即合同乙方,可以批量导入往来单位,可以对单位进行分类管理。商品信息也可批量导入。

合同范本:可以关联商品,不同的商品可以对应不同的范本,也可多个商品使用统一范本。

合同提醒:可以自由设置提醒时间,提醒人;使用颜色标记超期和即将超期的付款计划和合同。

合同报表:提供5种常用报表:月度采购合同汇总,季度采购合同汇总,年度采购合同汇总,付款明细报表,汇款明细报表。

  二. 合同审批管理

企业合同管理是一个相对复杂的管理体系,华天动力基于P(计划)→D(执行)→C(检查)→A(分析)管理循环,以合同管理的流程分析为基础,从企业内控和风险管理的视角形成合同管理的生命周期并最终落实在合同管理各个环节的管控中。

以流程分析为基础,合同审批成为考量合同管理的重要因素。

  (1)前期:合同类别梳理和流程的优化

企业合同管理是一个相对复杂多元的管理体系,华天动力OA系统对合同发生的整个过程 (科目类别、合同规划、供应商管理、合同登记、合同审批、合同付款、合同变更、合同结算、合同台账以及与合同业务数据相关的各类明细及统计报表)进行了全方位的规划和分类,对所有涉及合同业务的流程进行优化和梳理。

  (2)审批过程中的业务数据关联、查询与调用

按用户需求对不同阶段不同类型类别的业务流程进行定义,同时根据部门权责和审批要点通过表单工具和流程引擎进行固化和控制,使业务数据和岗位在业务流程发生的过程中进行合理科学的管控,对相关的数据表单和业务属性按照需求进行充分的关联,使用户在过程中极为方便的查询和调用。

 

合同审批过程监控

 

合同登记管理—合同信息台账

 

合同审批数据关联查询调用

 

付款与资金计划相关联

(3)后期提供数据分析报表

华天动力OA通过其强大的报表引擎进行各类业务数据的汇总分析,为企业资金管理提供规范和及时的数据基础,为决策提供充分的科学依据。

 

报表1

 

报表2

三. 合同存放管理

通过权限精细的文档库进行管理,并控制访问、修改权限。

以信息化技术提高企业合同管理水平,是现代企业合同管理的必然趋势,绝大部分合同业务密集型企业都已经开始利用信息化工具来配合企业合同管理制度的落地执行。华天动力OA办公系统内置了自定义扩展平台工具,可以任意匹配搭建房地产建筑类行业、金融投资类行业、商贸服务类行业、投标监理咨询行业、林业水利电力等行业专属的“合同管理”业务模块。

本文转自d1net(转载)

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