对于刚刚进入项目管理领域的新人首先要了解的概念就是项目管理软件是什么？项目管理软件的作用，如今的项目管理软件已经非常成熟，融合了一整套的项目管理理论，在管理项目进度、管理工时、团队协同方面发挥着重要作用。

一、项目管理软件的定义

项目管理软件，首先它是个基于计算机和互联网技术的软件系统，是结合了一些管理理论的管理工具，可以方便使用者输入项目管理相关数据，并输出各种统计、分析，以此来看出项目过程中存在的问题，并作出改进的决策。

1.美国项目管理协会对项目管理软件的定义

PMI觉得，项目管理软件是支持项目团队成员在项目运行、规划、执行、监管、控制与完毕等各个阶段进行有效沟通、协作、计划制定和进度跟踪的工具。

2.国际项目管理协会对项目管理软件的定义

项目管理软件是帮助项目经理和团队人员规划、执行、监测和操作项目的工具。此软件通常包含任务分配、自我约束、资源分配、成本追踪、风险管控、沟通协调以及汇报产生等一系列作用。

3.Gartner对项目管理软件的定义

在Gartner看来项目管理软件不仅仅是一项工具一款软件更是项目团队的战略资产，助力项目团队实现项目成功落地的目标。

项目管理软件为用户提供集中平台，更好地监管项目进展，保证项目按照既定时刻表、预算和质量标准顺利开展。适用项目各领域的工作，从原始概念环节到最后供货，推动项目团队在所有项目生命期中保持清楚。

Gartner觉得，项目管理软件应灵便，能够满足不同领域和规模项目的需要。这意味着软件可以定制以适应独特的工作流程，并可以随着项目需求的变化而作出调整。

二、项目管理软件的作用

说到这里我们不禁会问，项目管理软件如此重要，那么项目管理软件的作用是什么呢？下面我们分享较为重要的4个作用。

1、效率的提升

项目管理软件就是这样的一款软件，为项目团队搭建标准化的工作流程，可以快速厘清项目成员每个人的任务，责任到人。
而里程碑、任务流程自动化功能的运用让项目规划更明朗，项目目标更准确，项目成员可以清楚的知道各自在项目进展中扮演的角色，和被赋予的期望。

2、加强沟通

加强团队沟通在项目管理软件中是重要环节，项目管理工作的展开全部依赖高度的团队协作，而沟通就是协作的第一到环节。项目管理软件提供讨论模块，可以在这里展示项目动态、进行评论、分团队建立聊天室，让每一位项目成员访问到最新的项目信息，减少了信息孤岛的问题，并且使得远程协作成为可能。

3、风险管理

如果你问项目成功的关键是什么？那么资深的项目经理会告诉你是有效的风险管理。我们知道人工无论是操作还是专注度都远不工具，项目管理软件能够帮助识别项目潜在的风险让项目成员在风险在发生之前作出应对策略。通过对比历史数据、计划和实际图表判断项目进展中遇到的问题，进一步评估风险，勾选项目风险应对的优先级。

4、项目监控

项目管理软件提供丰富的项目报表和图表，如被大家所熟知的资源利用图，项目经理可以根据图表中每个项目成员的颜色展示判断出每个人的工作饱和程度，原理就是根据任务数量以及每一项任务的历史完成时长。如果说资源利用图为项目经理的工作开展提供巨大帮助，那么甘特图就是服务每一位项目成员的工具甘特图又称作横道图、条状图，是一种随时间推移而对项目进行把控的直观视图，以图示的方式形象展示项目列表和时间刻度，清晰地标识出每一个项目的起始与结束时间。

三、如何挑选项目管理软件？

在项目管理软件挑选方面，要知道项目团队规模、项目特征和行业属性，寻找既能满足团队规定又有利于入门、使用便捷、免安装、免维护的软件。那样，随着项目团队的不断发展和项目的改变，项目管理软件就能轻松调节。

当然除了这些内在因素，还要考虑项目管理软件的安全性。

常见的项目管理软件安全因素要考虑技术手段保护、数据保护、内部权限保护、数据安全认证，往往安全领域也是专业的调研机构考虑因素，只有在保护项目资产安全的前提下才能放心把项目放置于项目管理软件之上。