本节书摘来异步社区《Excel高手捷径:一招鲜,吃遍天》一书中的第1章,第3节,作者: 聂春霞 责编: 王峰松,更多章节内容可以访问云栖社区“异步社区”公众号查看。
第3招 快捷键的妙用
Excel高手捷径:一招鲜,吃遍天
Excel中常用的快捷键以及功能汇总请参见附录2。下面重点介绍几个常用快捷键在日常工作中的应用。
1.单元格内强制换行——【Alt + Enter】
比如,日常工作中需要在一个单元格内写工作总结,分几行展示,在需要分行的地方输入快捷键【Alt + Enter】,就可以实现单元格内换行。如图1-5所示。
如果通过单击鼠标右键设置单元格格式,把“自动换行”打勾也可以实现单元格换行(见图1-6)所示,但是如果需要在某项固定内容后面换行,还是无法实现。
举个例子,单元格内有一首古诗,“床前明月光疑是地上霜举头望明月低头思故乡”,需要在每句诗的最后一个字后换行,用自动换行,调整单元格的宽度和行高,能得到想要的结果,如图1-7所示。
但是如果单元格列宽或行高变化了就不行,如图1-8所示。
如果在每句诗的末尾输入快捷键【Alt + Enter】,不管行高和列宽如何变化,单元格内始终会换行展示,如图1-9所示。
2.批量输入相同的内容——【Ctrl+ Enter】
单击鼠标左键选中某个区域,随便输入一个数字20,按快捷键【Ctrl+ Enter】,这些区域全部填充相同的内容20。如图1-10所示。
内容可以是常量,也可以是单元格引用。
3.快速选中选择框内容——【Ctrl + Shift +↓(↑、←、→)】
你是否碰到过这样的情况,要选中Excel表格中一列或多列数据,行数多达几万行甚至几十万行,用鼠标拖动好几分钟,右边的滚动条却还没到底部,是不是觉得要崩溃了?用快捷键的话,要选中再多的行列都不怕。【Ctrl + Shift +↓(向下键)】,可以快速拉动选择框到最后一行数据,一秒钟搞定。如果需要从数据区域的末端起快速选中上面的区域,用快捷键 【Ctrl + Shift +↑(向上键)】。如果从数据区域的最左边开始,快捷键【Ctrl + Shift +→(向右键)】可以快速选中到最右边一列数据,相反,从最右边一列数据到最左边,就用快捷键【Ctrl + Shift +←(向左键)】见表1-1。
4.重复上次操作和切换单元格引用类型—快捷键为F4
F4功能有2种,一是重复上一次的操作,一是切换单元格引用类型(绝对引用、相对引用、混合引用)。我们先看看第一种功能,例如,把某个单元格字体颜色标红,再选择其他单元格内容,按F4,发现选中的这个单元格字体颜色也变了。
在使用公式与函数的时候需要引用单元格内容,有时候需要相对引用,有时候需要绝对引用,有时候相对和绝对引用同时用到。相对引用就是公式随着单元格位置的变化而变化,绝对引用就是单元格固定不变。就像初中物理课讲到的参照物,把车窗外的电线杆当参照物,电线杆是固定不动的,这就相当于绝对引用;车行走过程中位置不断变化,就相当于相对引用。绝对引用前面有个$,相对引用则没有。如果你手工录入$,量少的时候估计还能接受,如果量很大,成千上万行的数据需要绝对引用,那就要崩溃了。告诉你一个很简单的办法,用F4可以灵活自如地实现相对引用和绝对引用。例如鼠标选中G3单元格,按F4就是绝对引用,再按一次F4就变成混合引用(行不变,列在变),再按一次F4还是混合引用(行在变,列不变),再按一次F4又变化相对引用,如图1-11所示。
5.快速全部选中非连续区域的空白单元格—定位快捷键为F5
例如,图1-12所示的表格是有空白单元格,需要在空白单元格全部填充0,如果逐个在空白单元格手工输入0,效率非常低。
选中数据区域,按快捷键F5,弹出图1-13所示的对话框。
单击“定位条件”按钮,选择“空值”,如图1-14所示,按“确定”按钮。
这样就可以把空白区域全部选中了,再在其中一个空白单元格输入0,按快捷键【Ctrl + Enter】,就可以批量填充空白单元格。
6.快速输入当前日期—快捷键为【Ctrl+;(分号)】
在单元格输入快捷键【Ctrl + ;(分号)】显示系统当天的日期,对比下,比手工录入当天的日期是不是快多了?
7.快速输入当前时间—快捷键为【Ctrl + Shift+;(分号)】
在单元格输入快捷键【Ctrl + Shift +;】显示系统当前时间。
8.切换公式和结果—快捷键为【Ctrl +~】
如果要查看单元格内的公式,按快捷键【Ctrl + ~】,如果想看结果,再次按快捷键【Ctrl + ~】。
9.Alt键的妙用
在Excel中按住Alt键不放,再按小键盘上的数字键,能够快速输入一些特殊字符和符号。例如,如果要在单元格中输入打勾符号√,按住Alt键不放,再按小键盘上的数字41 420即可。按Alt键不放,再按小键盘上的数字43 127,就可以输入打叉符号╳。
打勾符号也可以在单元格输入a或b,单击鼠标右键设置单元格格式,选择Marlett字体,如图1-15所示。
有关Alt加数字键输入其他特殊字符和符号的内容,请参考附录2。