伙伴客户案例|阿里云RPA助力制造零售企业降本增效 ——人事场景篇

简介: RPA全称机器人流程自动化(Robotic Process Automation),是一种新兴的“数字劳动力”,可以替代或辅助人完成规则明确的重复性劳动,大幅提升业务流程效率,实现企业业务流程的自动化和智能化,从而降本增效。目前,RPA解决方案的应用场景几乎涵盖了所有行业,包括银行、保险、制造、零售、医疗、物流、电子商务甚至政府和公共机构。

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一、客户简介

某制造零售企业成立于1940年,至今已有80年辉煌历史,专注生产及分销植物食品及饮品,于1994年在香港联合交易所挂牌上市,旗下产品销往全球多个市场,在中国香港、中国内地、澳洲、新加坡及菲律宾均设有生产营运基地,在深圳、上海、佛山、武汉和东莞设有工厂,在中国区域有30多家商超连锁客户。公司每月的新员工筛选入职、薪资发放、账单进出核算、发票进出核算都需要大量的人工处理,耗时又耗力,大大加重了企业运营成本。

二、客户痛点

1、简历筛选量大,通知邮件发送需求量大,同质化工作多,人工价值低;
2、公司人事系统相对独立,数据孤岛,数据需要反复下载或录入,人力成本高;
3、员工入/转、离职管理流程繁琐,耗时耗力,效率低下。

三、业务场景

1.员工入职通知自动发送
每个员工入职时需要给员工的HRBP、直属上级、IT人员发送通知邮件以及员工本人发送欢迎入职邮件,需要人工从HRM系统中查找员工的姓名邮箱等信息以及照片等附件手动编写不同接收人的邮件内容以及附件并发送。公司的规模越大,人员需求越大,假设每天入职10人,HR不仅需要给10个新员工逐一发信息还需要分别给他们相对应HRBP、直属上级、IT人员发送通知信息,工作流程繁琐机械,占用了HR大量时间。

采用RPA流程自动化机器人实现自动发送入职通知邮件,每天自动登录HRM系统查询获取前一天入职的员工,自动查询员工信息下载照片等附件,自动根据规则发送不同邮件给HRBP、直属上级、IT人员以及员工本人。无需人员参与,解放人工参与更有价值的工作。
产品解决流程图员工自动消息通知.jpg

2.员工数据自动同步
公司每天都有员工入、转和离职,这些数据都在HRM系统中,需要同步到企业的员工培训系统中,但无法通过接口打通,只能人工方式每天登录HRM系统筛选员工数据后再登录到培训系统维护更新员工数据。

采用RPA流程自动化机器人实现自动同步员工数据,自动登录HRM系统查询筛选出前一天更新的员工信息,自动登录到培训系统中执行员工账号的创建、更新、停用等操作 由RPA机器人来完成,保证了准确性并且极大提高了效率。
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3.员工入职账号自动化开通
公司内部有多套办公系统,包扩OA办公系统、邮箱系统、AD系统(域账号管理)、开发定制的人事系统、VPN系统、培训系统,这些系统都没有API接口,各自独立,处于分散管理的状态,耗时又耗力。

比如说企业微信和钉钉各有亮点功能,通常2个移动门户系统都在使用,无法统一管理,每次人员入离职都得在2个系统上做更改,且公司有3个部门参与管理维护,维护繁琐。

企业办公Mis系统主要是用于个人办公信息管理、客户管理、项目管理、知识库信息查询,系统内的组织架构是基于公司信息部的AD管理,人事变动时还得与信息部确认才可更改,系统独立无API接口,所以底层数据无法通过API进行打通,新员工入职开通账号权限至少需要多个系统负责人才能完成,每个系统都要单独申请审批,全部账号开通完要2天以上,具体操作的时间估算是1个系统录入需要3分钟,有6大系统,即是18分钟/人/账号,如果说一次性需要录入10位,就是180分钟。

采用RPA流程自动化机器人实现员工入职账号自动开通后,不仅节省了大量的拆分表格和手动创建账号的时间,以及部门之间协调沟通的时间,大大提高了人事和IT部门的工作效率,而且给新员工带来全新的入职体验。

四、客户价值

引入阿里云RPA后,该公司实现了员工入职通知自动发送、员工数据自动同步、员工入职账号自动化开通等人力工作流程自动化,极大的优化招聘流程,提高招聘效率,同时人事行政部员工把更多精力投入到面试等核心环节,提升了招聘效率,提高了人才质量。
阿里云RPA在该公司人力部门的应用实施成功赢得了客户的肯定,RPA部署后不久,HR便快速上手使用,员工管理信息化效果明显,真正实现以科技驱动人力资源管理升级,同时也引起了公司其他部门对阿里云RPA的关注,正在挖掘更多匹配的业务场景。

*该客户案例来自伙伴尚阳科技
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