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电子邮件存档与备份的关键区别

简介: 任何电子邮件归档解决方案的主要目标是确保电子邮件数据随着时间的推移保持可用和可检索。对于公司而言,这对于与业务交易的准备、完成、执行或撤销有关的电子邮件(例如发票、报价、支持查询或任命请求)尤其重要。 相比之下,备份的目的是在短期和中期存储数据,从而提供有关数据的常规快照。此概念允许制作整个数据集的副本,以便可以将它们放到外部存储或云环境中,并在以后还原。

尽管有许多其他通信工具可用,但电子邮件仍然是世界各地公司最重要的通信手段。但是,公司是否真的一直意识到自己的电子邮件中可能包含需要长期保存并保持可用的业务关键数据?

电子邮件合规性法规不断增长,因此,管理此类数据的法律要求也在不断增长。IT决策者必须处理确保电子邮件数据安全的问题,并将其分别纳入其战略性IT安全和电子邮件管理策略中,这一点至关重要。跨国公司需要记住:合规性要求因国家和地区而异。

保留和保护关键业务数据
但是公司如何保存和保护重要的业务关键数据呢?答案是同时实现电子邮件归档解决方案和备份软件。实际上,在企业环境中部署这两种解决方案非常重要,因为它们可以实现不同的目的并相互补充。

有什么区别?

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备份与电子邮件归档

任何电子邮件归档解决方案的主要目标是确保电子邮件数据随着时间的推移保持可用和可检索。对于公司而言,这对于与业务交易的准备、完成、执行或撤销有关的电子邮件(例如发票、报价、支持查询或任命请求)尤其重要。

相比之下,备份的目的是在短期和中期存储数据,从而提供有关数据的常规快照。此概念允许制作整个数据集的副本,以便可以将它们放到外部存储或云环境中,并在以后还原。

因此,备份仅出于灾难恢复的目的,允许在发生数据丢失的情况下从外部存储复制临时备份的数据集。通过电子邮件归档¹可以实现以下目标:

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这一切背后是什么?

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归档所能解决的问题

消除邮箱配额
电子邮件存档解决方案允许从电子邮件服务器的邮箱中删除(自动)成功存档的电子邮件,从而释放服务器上的存储空间。

备份解决方案通常在外部存储介质或云中创建电子邮件服务器数据的临时副本。在这种情况下,“临时”是指备份中的数据被覆盖或删除(例如,在增量备份的情况下),或者如果备份文件不存在,则根据固定的时间表完全删除。需要更长的时间。创建这些副本并不能消除邮箱配额的需要–“完整邮箱”以及通常与“交换”电子邮件(例如,将其发送到外部PST文件)相关的需求仍然困扰着用户和IT管理员。

消除PST文件
PST文件主要用于从用户的邮箱传输电子邮件(例如,邮箱配额)或在用户的PC上创建电子邮件的本地副本。邮箱的内容可以手动或自动复制(例如,通过Microsoft Outlookd的AutoArchive功能)到PST文件中,然后换出到外部存储介质中,并在必要时从用户的邮箱中删除内容。

许多公司都试图摆脱PST文件,因为它们经常会带来风险。它们被认为容易出错且效率低下,PST文件通常会占用大量存储空间。PST文件容易损坏或丢失,特别是因为它们通常存储在各种用户的PC位置中,这使得备份文件更加困难,并且经常导致密钥数据丢失。此外,PST文件无法使用全文本搜索功能进行浏览,也无法防篡改。

在这方面,电子邮件归档特别为IT管理员提供了至关重要的好处,还可以帮助满足公司的要求。电子邮件存储在旨在长期保留的集中管理系统中,同时考虑了必要的法规和合规性要求。这使IT管理员可以控制整个归档过程。由于可以自动从电子邮件服务器删除已存档的电子邮件,因此PST文件变得多余,作为绕过邮箱配额的潜在解决方案。现有PST文件的内容也可以集中存储,从而使最终用户可以轻松浏览它们。

从根本上讲,也可以独立于使用中的任何存档过程来备份PST文件。但是,由于此方法不允许绕过邮箱配额,因此无法使用备份完全消除PST文件。

通过重复数据删除和压缩降低存储需求
与PST文件相比,电子邮件归档的另一个优势是能够对重复的电子邮件进行重复数据删除和压缩,这意味着存档使用的存储空间更少。

确实备份解决方案也可以压缩并(取决于提供商)对数据进行重复数据删除,但是电子邮件归档解决方案具有卸载电子邮件服务器的额外关键优势,因为后者不再需要保留已经保存的电子邮件。已封存。

减少电子邮件服务器的工作量并简化备份和还原过程
通过在成功归档后应用“规则”从服务器删除电子邮件,可以减少服务器上的数据量。这可以显着加速电子邮件服务器上的后续备份和还原例程(如果发生数据丢失),从而大大减少了此关键业务系统的停机时间。除了一般减轻电子邮件服务器上的数据负载外,电子邮件归档还可以提高备份过程的性能。备份解决方案不能独自做到这一点。

提供完整的,防篡改和长期的电子邮件保留
任何电子邮件归档解决方案的主要目的都是以完整,防篡改的形式保留电子邮件数据,同时提供长期可用性。

完整性通常是通过在到达或离开电子邮件服务器时直接归档电子邮件(称为日记)来实现的。备份解决方案仅将电子邮件服务器保存为当前状态(快照)。这增加了用户在创建备份之前删除和丢失电子邮件数据的可能性。

专业的电子邮件归档解决方案通过加密,散列值形成,将用户特权限制到必要的最低限度以及维护有关更改和用户事件的审核日志,以“防篡改”的方式帮助保留数据。现在,一些备份解决方案也考虑到了防篡改的手段在市场上销售,尽管具体涉及的内容因提供商而异。

电子邮件归档解决方案与备份解决方案的不同之处在于,它通常将数据保留在存档中数年,而备份解决方案通常仅短期和中期存储数据。因此,备份仅出于灾难恢复的目的,允许在发生数据丢失时从外部存储恢复临时的备份数据集。

帮助满足合规性要求
根据所采用的解决方案,以完整,防篡改和长期的方式归档电子邮件数据有助于满足合规性要求,因为根据所涉及的国家和行业,电子邮件也可能会受到不同的合规性要求。

发生这种情况的一个关键标准是相关数据的完整性:通过日记归档,电子邮件在接收或发送时即被存档,而备份通常遵循一定的时间表,并且存在篡改或数据丢失的风险。临时。大多数电子邮件归档解决方案以及许多备份解决方案都支持GDPR选项和保留策略,尽管在后一种情况下,配置选项通常不那么用户友好或全面。

协助电子数据展示方案
在英美司法管辖区之外,电子数据展示通常被理解为是指对电子存储的信息进行本地化,采购,审查和交换的过程。

专业的电子邮件归档和备份解决方案通常可以提供搜索功能,以及部分恢复和导出功能,因此它们可以为eDiscovery方案提供帮助。但是,请务必记住,备份解决方案的功能不如电子邮件归档解决方案的功能那么全面。如果PST文件包含电子邮件(请参阅“ 消除PST文件”),这些电子邮件又存储在备份中,则电子数据展示方案可能会很费力且耗时。

电子邮件的全文索引可快速搜索
一些专业的电子邮件归档解决方案将归档电子邮件及其附件的内容和元数据记录在全文索引中。只要已授予必要的特权,最终用户就可以在实时系统中快速有效地搜索某些电子邮件,而不必依赖IT管理员。也有电子邮件归档解决方案通过与Office应用程序(例如Microsoft Outlook)集成来提供此功能。

虽然可以使用许多备份解决方案分别浏览这些项目,但是此功能通常保留给IT管理员,并且仅限于某些内容和元数据。

最终用户:快速轻松地恢复丢失的电子邮件
对于最终用户来说,电子邮件归档解决方案在恢复方面也比备份解决方案更具优势。最终用户能够在独立恢复之前使用搜索功能搜索某些电子邮件。恢复电子邮件无需额外的IT能力,即IT管理员无需手动搜索某些电子邮件的备份并为用户恢复它们。相比之下,备份解决方案通常不能使最终用户直接访问数据。

重要提示:确保数据隐私
为避免在归档传入和传出电子邮件时与数据隐私法规冲突,我们建议禁止使用私人电子邮件或要求员工仅使用外部电子邮件服务。可以以书面形式(例如,在使用公司的IT基础结构的准则中,公司协议,员工的同意声明或个人雇佣合同中)指定该策略。

因此,得出以下结论:
电子邮件归档和备份电子邮件是两个完全不同的解决方案,它们追求不同的目标。备份旨在应对灾难恢复方案并仅在有限的时间内存储数据,而电子邮件归档解决方案的工作是确保即使在很长的时间内,数据也可检索和可用。顺便提一下,重要的是要注意,电子邮件存档本身也应备份。随之而来的是,数据备份和电子邮件归档都是任何注重安全性的公司的IT战略中的关键要素。

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