OA协同办公软件评测 —— 伙伴协同篇-阿里云开发者社区

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OA协同办公软件评测 —— 伙伴协同篇

简介: OA协同办公软件市场已成红海,作为刚刚成立的小微企业,如何选择一款合适的产品?本系列文章选定符合需求的今目标、明道、Worktile、Tower、Teambition、伙伴协同这几款产品,我们将对这几款产品进行上手体验,多维度来分析,看看客观条件下到底哪款产品最适合你。

伙伴协同在OA业界名气不如之前的几款产品,但最近偶然听朋友介绍这款产品似乎性价比还不错,允许30人团队永久免费使用所有功能。根据之前几款产品的使用经验,免费版产品在功能上限制还是比较明显的,一般很难满足公司层面的日常需求。但既然这款产品对外宣称物美价廉,那我们就不妨体验一下它是否名副其实。

场景应用

1、人事考勤
伙伴的考勤系统设置还是很完备的,能够安排班次,设置考勤组,自定义请假类型等。伙伴采用手机App打卡的方式考勤,支持地理定位和WiFi接入两种方式,允许设置多个考勤地点。比较方便的是,伙伴的考勤和审批数据互通,可以直接在App或者网页考勤表上补卡,这对于忘记打卡的情况来说十分方便。

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不过这里的考勤没有法定节假日的自动设定,对于上班时间比较标准的公司来说,需要考勤管理员每年初手动设置好调休,稍显麻烦。好在这个功能可以通过手动操作来弥补,而且临时或永久的非标准调休设置都能在系统中实现,能够满足任何班组安排计划。

另外,找了好久的严重迟到设置在伙伴上居然可以实现。这个设置允许管理员把达到严重迟到标准(例如迟到30分钟以上)的情况按照旷工处理,像我们公司这种对上班时间要求比较严格的企业比较适合。

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假期设定默认提供6种模板,管理员可以根据需要增删请假类型。由于数据互通,请假审批信息都会直接反馈在考勤表上,请假人员和主管领导都能直接看到不在岗原因,考勤管理员也无需在月初手动统计假勤情况,直接导出数据即可。

总的来说,伙伴的考勤系统还是比较完善易用的,能够满足公司的考勤需求。

2、流程审批
该系统默认提供了7种固定流程审批模板,管理员也可以在后台增删或修改。值得一提的是,伙伴提供了全功能的流程设计器,可以设计任意形式的固定流程,包括具备选择分支的复杂流程,选择分支条件判断依照所用表单触发条件发起。此外,对于流程中的每个节点,系统都提供了表单权限设定选项,包括操作权限(如加签、转审、会签、退回等)和审查修改权限,确保流程每一步的严谨规范。这是其他同类产品中绝无仅有的。

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另外,表单设计器带有公式设计模块,能够满足金融财会类高级表单的设计需求。

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需要注意的是,流程设计过程可能需要一定的基础知识或经验,完全没有任何经验的小白用户如果作为管理员,初次使用应对一般直线型流程问题不大,但对于具备选择分支的流程,在判定条件的设置上可能感到无从下手,这也是OA系统审批流程自主设计普遍存在的问题。

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从流程审批设置和使用来看,伙伴是免费版OA中出类拔萃的,仅凭全功能流程设计器这一方面就是很多同类收费产品还没有企及的。所以审批流程功能很好的符合公司需求。

3、工作沟通
协同办公系统的沟通方式以消息发布和即时通讯为主,伙伴采用的是前者。伙伴的消息功能还是很强大的,消息发布类似于朋友圈或微博,支持文字、图片、话题、@提及、投票、回执,还可以添加附件,关联任务和文库文档。发布消息需要选择接收范围,可以给一个人发,也可以给几个人,或者一个或几个部门,甚至全公司发布,或者把常聊的几个人拉一个群,更方便一些。“回执”功能可以确保掌握消息传递是否到达每一个人。

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伙伴这种设计应该也是想要让员工工作能够更集中注意力,这与我们不用微信、QQ等软件的要求非常符合。
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4、任务、项目管理**
伙伴提供了看板式的任务跟踪模式,和之前试用过的其他同类产品相近。任务创建和编辑功能也比较全面,除了设置优先级、起止时间、任务描述、关联任务和文档之外,伙伴对任务相关人员的区分较为细致,包括创建人、责任人、交办人、任务成员,其中前三者有管理权限,任务成员有查看权限;主任务下还可以设置子任务,适合大型任务按照权责拆分,每个任务成员可负责一个子任务。这种任务分配模式便于企业和团队清晰划分责任,有助于任务高效推进。

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每个任务都有单独的讨论区,任务成员可对任务进行交流探讨。有管理权限的人员还可以将任务设为私密,防止项目内无关该任务的人员查看。如果任务被锁定,则其他人不可修改任务属性。

在项目管理中,伙伴提供了较为全面的功能,看板中可以创建、移动任务,新建和改变任务分组排序。每个项目都有单独的消息发布区,项目成员自然成为项目群聊成员。在创建项目时,系统会自动开辟一个文库空间,用来存放项目文档。项目整体进展和设置可以在详情页中查看。

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和Tower、Teambition、Worktile这种以项目管理见长的产品比起来,伙伴的相关功能略显简单,但可以算是包含了主干内容,稍显欠缺的就是图表统计。对于一些比较大型或者复杂的项目来说,图表统计可以直观的反应项目完成情况,算是很抢眼的一个功能。

因此,伙伴在项目管理上能满足公司的大部分需求,如果弥补了图表统计的短板就更好。

5、工作汇报
伙伴的汇报默认给了日报、周报、月报三种模板,管理员也可以在后台增减或编辑汇报需求。汇报除了可以修改频次,还可以指定每种汇报的反馈内容和适用人员。日报、周报、月报等有规律的汇报会有日历提示,点击相应的日期即可打开汇报填写窗口。汇报撰写过程中,按要求填写需要的内容即可,还可以添加附件,关联任务和文库文档。汇报接收人员也会有提交情况统计表,没有按时提交的人员一目了然。

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经过试用,汇报功能简单易用,适合日报、周报类简约高效反馈工作的情况。但这种形式可能不适用于对内容格式和样式要求严格的汇报形式,如月报、季报、年报等,因此汇报功能可以算是基本满足要求。

6、文库网盘
伙伴的文库支持Office主流格式文档、图片、视频在线浏览,文件和文件夹的上传、下载、移动、删除等操作和电脑系统基本相同,熟悉电脑的用户没有使用障碍。值得关注的是,文库支持全文检索,也就是无论搜索标题还是正文关键字,都能定位包含关键词的文件,文件查找比较方便。

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另外,文件允许协同编辑,为了防止多人无序更新文件,每个成员更新文件的时候可以锁定文件,禁止他人上传,等自己更新之后再解锁,让其他成员进行更新操作,这样可以确保每次更新后都是新版本。

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伙伴文库划分了公司文库、项目文库和个人文库三个部分,三部分各自独立,只有相关人员可以访问,个人文库只有用户本身可以访问,其他任何系统管理员都无权查看,这种设置可以确保各个级别文件的安全存储。

其他

在使用App的过程中,发现伙伴的通讯录比较方便,公司同事联系方式可以直接批量导入到手机通讯录中,这样免去了挨个记号码的麻烦。还有就是伙伴的UI比较开放,给了9套不同颜色的皮肤,还可以自定义背景图片,这对于比较注重颜值的用户来说很实用,把自己喜欢的图片作为背景,工作的时候也能赏心悦目。

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结语

整体而言,伙伴协同是这几套OA系统中最能满足公司需求的产品,当然某些功能和细节上与其他几款产品还是有不同程度的差距,但我们作为一个35人的创业团队,如果选用伙伴,成本也会低很多,毕竟有30人的免费名额。伙伴采用了资源付费的模式,也就是说30人功能免费,但例如审批发起数量、文库容量等都有上限,不过从价格表来看,这些上限还是比较高的,30多人的团队使用两三年应该问题不大。这样算下来,前两三年每年只需要花费300 x 5 = 1500元就可以使用这套系统,算是最划算的一款产品。所以不管是经济方面还是功能方面,伙伴都是符合我们公司的最好选择。

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