为了保持数字时代的信息价值，企业应该将电子数据管理规则整合到所有业务流程中。
日益数字化的企业景观提出了大量的信息管理问题，为了保持监管兼容和维护业务的成功必须回答这几个问题：什么是记录？什么是文件？采取什么措施来治理，调节或确保符合指定的规则所采取行动的对象是什么？这些行动的历史记录如何被保存？
这些问题足以驱动许多记录管理者寻求提前退休。但是，这些问题的答案正在由许多新兴企业撰写，并致力于改变我们如何保存信息的方式，以及描述电子数据管理的历史。
这里的关键是理解正在进行的转型：社会重视历史的保存。当前和未来的新技术的更新迭代需要我们更多地维护我们的历史，使他们能够更多地分发和访问。
保存数据的价值将直接关系到创建信息本身之前设计和治理。如果我们只是在信息创建之后才管理信息，相关的费用将最终超过任何数据的功能和经济价值。
有机增长的数据使信息的获取变得复杂
人们需要了解数据的方式有机增长创造了计算资源的混合集合和IT战略，以帮助顺应潮流。
这是过去15年电子发现的基本教训：由于企业和政府接受电子商业实践的效率，他们忽略了关键的需要设计成管理信息系统和实现持续的电子数据管理策略。电子证据已成为一个全球性的市场价值达到数十亿美元的服务业。这些费用可以避免已记录管理者成功地设计和实施电子发现治理规则用于原来的流程和使用案例。这样做会在相关的系统、设备和应用发现数据的位置方面有所缓解。
EDI技术的持续演进
随着物联网和其他创新获得动力，电子数据交换（EDI）的最早一代已经开始一个重要的演变：记录的“非物质化”或“解构”。理解进化对当前和未来的GRC实践这些创新至关重要。
保存数据的价值将直接关系到在创建信息本身之前如何治理和精心设计。
当EDI技术开始出现时，它主要是为了便于及时生产和制造。企业很快就意识到，许多商业文件被转换为数字包括冗余数据字段。例如，在每一个公司的日常交付中，每一个采购订单中不需要重复买方的发货地址。这些信息的发展只进化最重要的，必须包含独特的数据字段。所需的数据的其余部分是被电子重新组合成一个纸质记录的等效物。
这就产生了一系列的并发症，如果有一个纠纷或行政上的需要，以评估相关的交易的历史。律师和审计师在努力弥合他们的期望之间的差距，找到一个单一的记录和发布，关系数据库，数据字典和基于软件的规则的严酷现实。
所有所需的信息仍保留，但不是典型的格式。新的规则，解决电子记录的功能和法律价值的前期过程中的变化，需要释放的关EDI技术的全部潜力。
这种解构传统的记录结构，当然是固有的技术进步的成功。流动性和物联网仅仅是促进了向创建更小的数据的进化，但有了一个新的转折。以目前的技术，任何存储的信息必须具有两个相互竞争的结果：（1）解构数据分成更小的单位，这可以用于移动设备上的终端用户和导航（2）集聚设备数据启用分析。
换句话说，目前的技术正在预测这些变化，并确保数据对象能够被组装，收集到数据湖泊，协调和跨多个关系数据库的分析。他们不再认为是独立的，个别记录，但是一个可以分析较大的奇数的集合。
在数据被创造出来之后，传统的管理信息的机制再次证明其不足。分析引擎需要比较的数据。撰写规则确定什么样的数据可以被吸收，并且不符的数据禁入，直到它通过完整性评估这一耗时的过程或最终丢弃。换句话说，作为一个历史记录，其数据的价值将消失。
电子数据管理设计的转变
随着技术的发展，不断寻求更大的流程效率，它将继续这种解构的信息资产。Blockchaining快速移动，与各大银行和企业走向全口径成熟这项技术。相同的解构的现象发生，随着特定的记录的数据被进一步划分为“块”。该技术的水平更进了一步，使这些块进行加密，通过大型网络分布式建立资料库的动态生态系统。
现代信息治理要取得成功，它必须连接到这些技术的前端。每一个区块成为一个对象，它的相关信息治理规则必须撰写的，并分配给对象。这样，不管它存储在什么位置，数据可以重新组装和保留价值作为一个权威性的记录。
企业和政府错过了采用EDI的机会。他们却迟迟没有改变他们回应BYOD的方向，并刚刚以更大的声势致力于物联网创新之举。现在是为blockchaining设计、物联网和未来的技术更加充分整合和治理信息的时候了。
本文转自d1net（转载）
