经验分享:5个可以轻松实践的高效工作秘诀-阿里云开发者社区

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经验分享:5个可以轻松实践的高效工作秘诀

简介: 工作产出 = 单位时间产能 × 有效工作时间,本篇文章介绍了如何提高工作效率,希望每个人都能找到属于自己的高效之路。
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很多时候之所以会把工作搞成 996 甚至 007,往往在于,内心深处默默把全部时间都算进去了,认定了会加班,于是不自觉地就选择了「延长劳动时间」这条简单且“政治正确”的路,而不是去挑战「高效工作」这条难走的路。
一旦有了这个心理预期,潜意识里就会觉得还有很多时间可用,自然就不会在提高效率上花心思了。

产出 = 单位时间产能 × 有效工作时间,要做到高产出,有两条路:
· 增加有效工作时间
· 提高单位时间的产能

增加有效工作时间

时间是每个人都拥有的最宝贵、最公平的财富,每天只有 24 小时,不会多也不会少,除去正常生活所需时间,可用作工作和学习的时间大概在 12 小时,我们能做的是让这些时间尽可能用在有价值的事情上。

要有效利用时间,终极大招就是乔布斯实践的:If today were the last day of my life, would I want to do what I am about to do today? 巴西 塞氏企业 的掌门人 Ricardo Semler 在 How to run a company with (almost) no rules 这个 TED 演讲中也分享了类似做法:On Mondays and Thursdays, I learn how to die. , I call them my terminal days...

但这招太过刚猛,得一定的机缘方可练就,未必适合普通人。美籍作家 Leana Delle 在 Don't Live Each Day As If It Were Your Last 这个 TED 视频中讲的分享的:“If today were the first day of my life, and i have more days ahead, wolud i want to do what I’m about to do today?” ,对普通人来说更有参考性,接下来就针对“如何利用好每一天”分享一些我的实践。

秘诀一:打造免打扰的工作环境
本节讲到的方法未必适合一些需要频繁和人打交道的工种,比如:PM、运营、HR、客服等。

但其宗旨在打造一个能高效工作的基础环境,方法论也适用于以 IM 为中心的工种。

我们都是普通人,在各大 APP 千方百计抢夺用户时间的局面下,很难做到不受诱惑并保持专注。手机、IM 已让同步沟通成为人们的习惯,对于有些工种 IM 就是他们的生产工具,但对技术、设计等创造型工种而言,IM 则是效率杀手,小红点 + 消息会让时间彻底碎片化,不仅让你失去专注工作的机会,久而久之还会大脑一起碎片化掉,让你丧失深度思考的能力以及专注力,高效工作首先得打败它们。

在同步沟通已深得人心的时代,逆势而行构造 异步沟通 环境其实蛮难的。这个过程最难驯服的是 IM,这里以我所在公司使用的钉钉为例介绍如何在 Mac 下把 IM 变成一个异步沟通工具。我大概花了 100 块 + 3 个月才把它彻底变成一个异步沟通工具,花这么长时间主要是逐步训练大脑不再关注 IM。

先看我的电脑桌面:

image.png

完全看不到任何红点,怎么做到的呢?
大致分这几步:
1、在钉钉设置中关掉提醒:

image.png

桌面通知可保留,因为这样可以做到有人钉时可以看到:

image.png

2、在「系统偏好设置 -> 通知」中关掉所有提醒、角标:

image.png

未关闭时的效果:

image.png

3、驯服钉钉 ICON,把它调到视线盲点
ICON 只要在视线类,总会忍不住去看,因为你知道哪里可能会有信息,让它从视线消失是最好的做法。
第一步:隐藏工具栏的钉钉 ICON 及其它你不想看的 ICON

image.png

钉钉顶部栏里的 ICON 没法通过设置隐藏,只能借助付费软件 Macbartender 。

image.png

用 Bratender 可以把所有不想看的 ICONS 全隐藏起来:

image.png

被藏起来的东西:

image.png

通过改系统配置应该也能做到这种效果,但太繁琐了,不值得花时间折腾。
@vagusx 提供了一个免费工具:Dozer ,功能没 Bartender 强,但足以对付这些 ICON 。

第二步:程序坞中的 ICON 放在左下角这个视觉盲区,需要时可快速唤起即可,我把它和 Outlook 放一起:

image.png

为了让它一定在底部,还得多放一些应用 ICON 出来

4、在钉钉里把能退的群退掉,能静音的静音,然后把最相关的群、经常协作的同事置顶:

image.png

这样能保证打开钉钉后首先看到的是需要去优先处理的消息。
经过上边这些改造,基本上就能重新夺回主动权了。剩下的就是去训练大脑不去想钉钉,这块除了刻意去练习外没啥好的办法。可以先从周末不开钉钉训练起,还可以通过转移注意力来达成,比如:把原本放钉钉的地方,换成一个 ToDo 软件,提醒自己还有哪些工作没完成。
如果还想再进一步专注,可以尝试工作日:
· 不看微博
· 不刷知乎
· 不看新闻
· 不刷抖音
· 不看公司论坛
· ...
不用担心被贴上响应不及时的标签,因为:重要的事情对方会电话、钉、当面找你,不重要的事情晚点回复也无妨,没准在不回复的这段时间内对方已经摸索着自己解决了。

更不用担心会错过什么大事情,因为一旦是需要你关心的大事情,总会顺着身边的人触达到你。

秘诀二:错峰工作
我们每天要做的事情无非三类
· 思考:想事情该怎么做、代码该怎么写,总结和规划工作
· 执行:落实工作,把所思所想转换为成果
· 学习:学技术、阅读、听演讲等

可利用的时间:
· 办公室时间:恐怕是除了睡觉外待最大的可用时间
· 碎片化时间:上下班路上、吃饭时等饭、睡前、晨起等
· 周末:修正为主,但仍有少了时间可用作学习和思考

初步错峰 - 在合适的时候做合适的事
· 思考:随时随地均可,且无需协作,完全可以通过碎片化时间、周末闲暇时完成
· 学习:需要安静的环境 + 充裕的时间,碎片化时间只能获取信息,不足以承载有效学习,周末、晚上是好时机
· 执行:留给办公室时间,期间的思考和学习也要收敛到在执行过程中需要解决问题上

初步错峰后,就可以把办公室时间留给执行工作了。要保持高效,就需要二度错峰 - 高效利用办公室时间。
工作中需要执行的任务(以码农为例),按需要投入的专注度可分为:
· 高度专注:写代码、做设计、调试代码、写文章
· 中度专注:测试、定位并修复 Bug、看 MR、参加评审、学习技术
· 低度专注:处理邮件、钉钉、反馈等

而办公室的环境情况(以互联网公司为例),按安静程度大致可分为:
· 安静:上午 11 点前、下午 1点-2:30、晚上 7:30 后
· 适中:上午 11点-12:30、下午 2:30-4点
· 热闹:下午 4点-6点

要做到高效工作,我们要做的是:
· 安静期:做需高度专注的事
· 适中期:完成中度专注就能搞定的事
· 热闹期:做低度专注即可完成的事

要做好这个匹配,和大多是人同时上下班是比较难做到的,因为我们还需要调整状态去适应这个节奏,而 10 点到公司的话,等你刚准备好工作时,已经错过了第一个安静期,接下来节奏很容易被周边氛围和个人状态带偏。大环境很难改变,但我们可以改变自己,

这里介绍一个非常有效的方式:错峰上班,比主流上班时间提前 2 小时候到公司,每天 8 点半前到公司,将会比别人多了两小时的高效工作时间。我的两位同事 @写轮、@玉伯 做得很好,写轮还专门写了一个文章:早起 2/8 定律 来介绍早起的好处,核心思想是:

早起额外的2小时, 能额外获得你人生中"本应该"有的 80% 的财富, 工作的8小时, 只对应剩下的 20%。

做好这两步错峰,基本上就能保证有充足的有效时间了。如果还想更进一步,可以实践高阶错峰 - 调峰削谷:把最佳状态用到极致,把非安静期的影响降低并有效利用起来。这里介绍两种削谷方法:
· 热闹期 -> 适中期:找个安静的会议室讨论问题、做设计评审
· 适中期 -> 安静期:把需要安静工作的任务拆解为适中环境下也能完成的

高阶错峰适合自控力、任务拆解能力教强者,但可以通过持续调优工作模式来达成。

除了个人外,在团队层面需要错峰协作:把安静时间留给大家专心工作,把会议放在其它时段,可尝试:
评审放在下午 4点-6点,单个控制在一小时,在公司最热闹的时间段去一个安静的会议室一起探讨产品和技术。会议室优先选有窗户、环境好的,良好的环境有助于激发创意。

会议遵循最小化原则,可参考:
亚马逊的“两个披萨” 和 “六页备忘录”
能不开就开,能少拉人就少拉人
必须得开就在会前准备好资料,没看资料就不要参加
可去可不去的会就不要去,去参加的务必先看完资料

看到这里你可能会问:当大家都 8 点半到时,这些方法岂不是失效了?

无需担心,因为整个行业是 10 点半左右,大势难改,一旦真的改变了,你可以再提前到 7 点半即可

只能随大流 10 点左右到公司,怎么办?

·错峰吃饭:午饭、晚饭快速吃完,利用好下午 12:30-3点、晚上 6:30 后,这样也能转换点安静时间出来。当然还可以持续修炼“调峰削谷法”,转换部分时间出来。
有些夜行工程师就另当别论了,因为他们采用的是另一种错峰:晚上高效工作,白天处理需要中度、低度专注即可完成的事情。但不建议这种,毕竟我们的生物钟是日出而作、日落而息。

秘诀三:倒排工作中止时间
「倒排上线时间」非常常见,甚至已成为很多行业的行规。但它会营造一种无形的压力,而且催生 996 及低效工作。这里讲另一种思路:倒排工作中止时间,看似非主流,但却能激发人的创造力和潜力,达成真高效。

很多时候之所以会把工作搞成 996 甚至 007,往往在于:内心深处默默把全部时间都算进去了,认定了会加班,于是不自觉地就选择了「延长劳动时间」这条简单且“政治正确”的路,而不是去挑战「高效工作」这条难走的路。一旦有了这个心理预期,潜意识里就会觉得还有很多时间可用,自然就不会在提高效率上花心思了。

这种工作方式其实是低效且不可持续发展的,因为我们都是凡人,精力有限,不可能总以这样的强度工作。当然,也有高效 996 ,但前提是先得做到高效工作,而且阶段目标在全力以辅下是可达成的。

恰好有一个管理学定律「帕金森定律」也讲到这点:只要还有时间,工作就会不断扩展,直到用完所有的时间。换种说法就是:工作总是会拖到最后一刻才会被完成。

既然工作总会在最后一刻被完成,那么可以得出这个推论:只要设定合理的工作中止时间就能反推我们提升效率。基于这个推论,下边是我的一些实践:

实践一:工作日最晚不超过 11 点。
这样做也是为了落实错峰工作,并且在晚上可有少许看书学习时间。
但目前执行得很一般,以至于看书时间没怎么落实。
年初还立了个目标:9 点半离开公司,但兑现率不足 1/4
不过有一条底线一直在坚持:11 点前停止工作。

实践二:周末不工作。
是为了可持续发展,毕竟我们要工作几十年,劳逸结合才能走完这场长跑。我非常喜欢清华的一个口号:为祖国健康工作五十年,虽然没信心写 50 年代码,但还是希望能写 20 年甚至更远。为了落实「可持续编程」这个理念,我会把周末留给学习和修整,为长久工作蓄能,通常做这几件事:

· 运动:4-6 小时徒步,洗肺的同时还可以想东西,偶尔有人同行时还可以相互探讨和交流
· 学习 & 总结:总结本周工作 & 安排下周工作、看文献、整理 Weekly
· 自由分配:陪家人、睡觉、做饭、看书、打游戏、看电影...

当然在某些非常时期,即便工作日高效工作仍无法完成任务时,可以这样协调时间:
把晚上的学习时间用来工作
从周末中拿出一天来工作

但有一点要尽可能坚守:即便再忙,每周也要留出可自由支配的一天,进行修整 + 恢复能量,这也是可持续工作的基本保障。曾经我只是觉得每周有这样一天能保证下周有一个好的工作状态,但当我在 一行禅师 的《正念的奇迹》中看到「正念日」时,才发现这一天原来还是一种修行。

提高作战能力

有效利用工作时间只能保证在生产力不变的情况下产出最大,但当时间都充分利用后,其天花板也就到了,因为我们没法让一天变成 48 小时。若要再往前走一步,就只有提高作战能力了,这是高效工作的终极之道,是一条值得持续探索实践之路,它给个人、团队、企业甚至社会所带来的提效是指数级的。提高的典型做法是:向工具和分工要效率,下边以我从事的 UI 开发为例分享一些我的思考。

秘诀一:成为多面手
好处很多,不再详述。在国外,一流的工程师、设计师、产品经理都掌握至少两个技能。硅谷的现在就是国内互联网公司的未来,我们应该努力向国外看齐,让自己能掌握多项技能,做到一专多强,成为一名“特种兵”。

秘诀二:优化生产工具
构建、发布、回滚蜗牛一样慢,被 PHP + jQuery 时代秒成渣了,有时候改个代码 10 多秒后才能看页面效果...

image.png

这段编译时间很尴尬,几乎没法利用,而且将好不容易形成的专注时间再次碎片化成一个个片段。

管理后台居然还要投入设计师、PD、工程师研制,内容类产品到后期会有各种 MIS 系统,但 MIS 这么成熟的领域让新人或实习生练手勉强还说得过去,投入精兵实在有点可惜,期望能通过一些搭建工具搞定。

一些没有逻辑的 UI 居然还要开发,而且还得设计师和工程师一起核对细节,期望能做成设计师设计好后就能生成一个直接可用的 js 然后配一下文案就能搞定。

image.png

要数据还得专门的工程师支持,其实应该有一个好用的数据工具让大家只需要会 Excel、SQL、Jupyter Notebook 就能提取想要的数据并进行分析。

仔细剖解日常工作流程,还可以发现很多这样的案例,迫切需好的工具把人从这些低质量的重复工作中解脱出来。

这是一条漫长的提效之路,但在落实过程中,要避免过早优化,只做当下最有价值的。

过硬的技能 + 强大的工具 + 有效的工作时间能保证我们高效率完成工作,但并不保证一定有高产出,因为一旦方向走偏,效率越高反而离目标越远。管理学大师德鲁克总结了一个管理原则:做正确的事,精辟地道出了高效能的秘诀。但这个道理知易行难,考验的是一个人、一个组织的深层能力,对一个组织则尤为重要。
前边介绍的这些方法最终都落在「让自己专注在利用有限时间创造价值和提升自我」上,在其背后是需要修炼的三种能力,恰好对应三本书:

《心流》
我们在做某些事情时,那种全神贯注、投入忘我的状态——这种状态下,你甚至感觉不到时间的存在,在这件事情完成之后我们会有一种充满能量并且非常满足的感受,其实很多时候我们在做自己非常喜欢、有挑战并且擅长的事情的时候,就很容易体验到心流,比如爬山、游泳、打球、玩游戏、阅读、演奏乐器还有工作的时候。

《自控力》
提供了循序渐进的方法,帮助你认清自己的目标,增强自控力,并做出改变一生的决定——无论这个决定是减肥、管理收支、减缓压力、克服拖延症、成为好家长,还是找到你的生活重心。和自控力强相关的还有一本书:刻意练习,没有它很难形成自控力。

《终身成长》
我们获得的成功并不是能力和天赋决定的,更受到我们在追求目标的过程中展现的思维模式的影响。你认为才智和努力哪个重要,能力能否通过努力改变,决定了你是会满足于既有成果还是会积极探索新知。只有用正确的思维模式看待问题,才能更好地达成人生和职业目标。与之相关的还有一本书:终身学习,讲的也是成长思维。仔细观察,不难发现:大学毕业是很多人学习的终点,少部分人能延续到工作后 5 年,能以初学者之心持续学习者非常少。所以,只要持续学习,一定会比那些停止学习的人走得更远。
工作是一项长跑,人生更是一项长跑。只要持续去探索和实践如何提升这三种能力,肯定能找到最适合自己的节奏,创造出更多的价值。

后记

高效工作指引图
热心读者 @大猫 帮忙把这个文章的核心点整理成了一个脑图,非常清晰,觉得原文啰唆的话,看这张图即可:

image.png

A Life of Productivity
有位叫贤月的读者推荐了一篇和本文观点类似的文章:如何从瞎忙族升级为高效牛人,文章介绍了这本书:别让无效努力毁掉你,英文名是 The Productivity Project 。作者是 Chris Bailey:专注于高效能方法的探索,他的研究成果备受媒体和企业关注,TED 大会也邀请他演讲 How to Get Your Brain to Focus ,并介绍他“可能是这个世界上最高效的人之一”。Bailey 也推崇心流理论,这本书写的非常棒,看了书的目录才发现我讲的原来只是这本书的子集,感兴趣的同学可以深入学习。Bailey 的核心理念是这张图:

image.png

非常清晰地指明了的高效的关键在于:让 Time、Attention、Energy 的交集最大化。

高效工作这个话题还可再往前推演一步:为什么做这份工作,属于我的天命究竟是什么?若能回答清楚这些人生终极问题,高效将是很自然的一件事,因为你的 Time、Attention、Energy 将会自动往你的天命聚拢,高效则是水到渠成的一件事。

但这些问题绝非一朝一夕甚至在这一生就能想清楚,在没想清楚前,利用一些方法让当下的工作更高效才是正道,也只有这样才能让我们有更多的精力去探索世界、寻找天命。

人生短暂,光阴易逝,高效之路重在行动,希望每个人都能找到属于自己的高效之路。

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