使用共享打印服务器是企业现代办公的首选，为此我们主要考虑的是打印便利和节省成本，一方面离用户要近，另一方面可以通过集中使用来降低办公成本，从整体上去维护打印机。
打印机集中使用需要共享设置，在企业环境我们很容易就可以将打印机设为共享即可实现多人使用，工作组环境自行设置访问用户，域环境用本地和域管理员才能发布出来，大家在域内都可以搜索到，双击添加即可。前几年，打印机很少会配网口，为了设置方便我们使用能够将并口接到网络上的打印服务器，这样它可以设置IP地址，我们可以安装打印驱动后直接通过网络打印，当时技术条件有限，加上打印费用高，能够用到打印机的用户并不多。后来，技术普及，稍微大些的打印机都会配网口，让用户更方便的使用。随着办公OA发展，企业把服务器装上打印机驱动共享后，直接通过网络实现打印，比之以前进步很大，我们用服务器来管理客户端，发现很多打印作业都可以控制的。我们打印操作都会在系统日志中记录反映，日常管理工作细一些，管理能出成果。比如：老式打印机没有网口我们可以实现用并口连接，还可以用并口转USB口连接，但会受到系统最多7人访问的限制，遇到客户端重启或关机，打印机就用不了，这时我们用到的就是打印服务器，它可以直接加载并进行权限控制。
首先说的就是打印机的位置摆放要合理，1个楼层至少有一台，通常中央位置为打印室，用户走上一两分钟就到，如过偏不好找影响的是用户工作效率，对企业意味着是浪费工时。对于业务量大和重要部门都会额外增加一台打印机专用，使用就更为方便。当然也有例外情况， 1台电脑共享彩色打印机给周围同事使用。
现在打印机不光可以打印，还可以复印以及扫描，这样的多功能一体机，方便是方便，可维修起来比较麻烦，企业购买此类机器需考虑用量，少量使用划算，过多的打印消耗会缩短工作时间。为了应对繁忙的打印，企业会选择更为强大的复印机用于工作，1台可顶上好几台，从成本角度来讲，租赁和单买相结合，租赁可以由服务商上提供机器，按使用量结算；单买花一大笔钱购买，耗材和维护另购买服务。总之，共享打印的成本管理尤为重要，我们要杜绝浪费，也要保证正常使用。
成本控制的管理要靠规则去约束，每个月耗材消耗很大，对企业来说不小的一笔开支，有人想打印自己的文档，有人使用不当，都会对IT产生影响。作为机房管理，要有明确的用途和方法去对共享打印机管理，不能变成“免费”的机器。我们要对打印机登记SN号以及购买时间、保修时间、耗材类型，千万不要小瞧文档的记录，我们是通过这些信息来管理企业的资源。每次耗材快使用完以前，要准备相应类型的耗材，以旧换新，记录在册，下次再来对比一下使用时间长短。打印机一般都是一年保修，我们遇到过打印机过保时间不长就坏掉，建议多购买两年服务，有问题直接找厂商，无形也节省IT的大量时间。耗材上的编号是唯一的，现在假冒的耗材比较多，防止使用假的，对用过的旧耗材集中处理。
很重要的一点是：共享打印机一旦设置使用后不能随意改动，新方案实行需要验证可行后再实施，确保原用户继承原权限，不能误操作影响到大家的工作。
本文转自 zhaiken 51CTO博客，原文链接：http://blog.51cto.com/zhaiken/295982，如需转载请自行联系原作者
