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机房管理系列之共享打印服务器

简介:
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使用共享打印服务器是企业现代办公的首选,为此我们主要考虑的是打印便利和节省成本,一方面离用户要近,另一方面可以通过集中使用来降低办公成本,从整体上去维护打印机。

 
打印机集中使用需要共享设置,在企业环境我们很容易就可以将打印机设为共享即可实现多人使用,工作组环境自行设置访问用户,域环境用本地和域管理员才能发布出来,大家在域内都可以搜索到,双击添加即可。前几年,打印机很少会配网口,为了设置方便我们使用能够将并口接到网络上的打印服务器,这样它可以设置IP地址,我们可以安装打印驱动后直接通过网络打印,当时技术条件有限,加上打印费用高,能够用到打印机的用户并不多。后来,技术普及,稍微大些的打印机都会配网口,让用户更方便的使用。随着办公OA发展,企业把服务器装上打印机驱动共享后,直接通过网络实现打印,比之以前进步很大,我们用服务器来管理客户端,发现很多打印作业都可以控制的。我们打印操作都会在系统日志中记录反映,日常管理工作细一些,管理能出成果。比如:老式打印机没有网口我们可以实现用并口连接,还可以用并口转USB口连接,但会受到系统最多7人访问的限制,遇到客户端重启或关机,打印机就用不了,这时我们用到的就是打印服务器,它可以直接加载并进行权限控制。

 
首先说的就是打印机的位置摆放要合理,1个楼层至少有一台,通常中央位置为打印室,用户走上一两分钟就到,如过偏不好找影响的是用户工作效率,对企业意味着是浪费工时。对于业务量大和重要部门都会额外增加一台打印机专用,使用就更为方便。当然也有例外情况, 1台电脑共享彩色打印机给周围同事使用。

 
现在打印机不光可以打印,还可以复印以及扫描,这样的多功能一体机,方便是方便,可维修起来比较麻烦,企业购买此类机器需考虑用量,少量使用划算,过多的打印消耗会缩短工作时间。为了应对繁忙的打印,企业会选择更为强大的复印机用于工作,1台可顶上好几台,从成本角度来讲,租赁和单买相结合,租赁可以由服务商上提供机器,按使用量结算;单买花一大笔钱购买,耗材和维护另购买服务。总之,共享打印的成本管理尤为重要,我们要杜绝浪费,也要保证正常使用。

 
成本控制的管理要靠规则去约束,每个月耗材消耗很大,对企业来说不小的一笔开支,有人想打印自己的文档,有人使用不当,都会对IT产生影响。作为机房管理,要有明确的用途和方法去对共享打印机管理,不能变成“免费”的机器。我们要对打印机登记SN号以及购买时间、保修时间、耗材类型,千万不要小瞧文档的记录,我们是通过这些信息来管理企业的资源。每次耗材快使用完以前,要准备相应类型的耗材,以旧换新,记录在册,下次再来对比一下使用时间长短。打印机一般都是一年保修,我们遇到过打印机过保时间不长就坏掉,建议多购买两年服务,有问题直接找厂商,无形也节省IT的大量时间。耗材上的编号是唯一的,现在假冒的耗材比较多,防止使用假的,对用过的旧耗材集中处理。

 
很重要的一点是:共享打印机一旦设置使用后不能随意改动,新方案实行需要验证可行后再实施,确保原用户继承原权限,不能误操作影响到大家的工作。



本文转自 zhaiken 51CTO博客,原文链接:http://blog.51cto.com/zhaiken/295982,如需转载请自行联系原作者

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