如何打牢办公自动化的“基础”?-阿里云开发者社区

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如何打牢办公自动化的“基础”?

简介:

办公自动化OA软件的选型成功与否,软件本身的优劣以及是否选型准确是其中的重要影响因素。企业如果对这些前期的“基础”都不能打好,又何谈后期的成功实施

企业打好基础,需要从两个方面来进行:

第一方面:梳理需求

从选型方面说,用户最应该做好的首要事情就是:理清自己的需求。无数的办公自动化OA软件选型文章在列出一条条“选型原则”告诫用户时,把建议用户了解自己的需求排在 第一位。可是实际情况中,仍然有很多企事业单位并没有清楚了解自己的需求,而只是觉得,应该提升一下企业管理了;应该建设一下企业信息化了;同行企业上马 了新的OA系统,效益得到了提高,我们也不能落后了。。.。。.。等等诸如此类的理由。有些用户呢,稍好一些,最起码有需求的轮廓:上马一个OA系统管理一下公司的销售部门;购买个OA系统解决一下跨地域办公的问题;需要OA系统来帮我管人事、管项目管理等。

那具体的业务流程呢?管销售有具 体的商机管理流程,管项目有具体的项目实施流程和方法,管报销有具体的报销流程和制度。。.。。.。每个企业都应该有自己独特的业务流程,这些业务流程也 正是企业核心价值所在。现实情形却是另一幅画面:到了项目实施时,用户才发现,这些流程都没有好好梳理过。每个员工只管自己眼皮底下的固定工作,领导只用 来开会和救火,真正能够管控流程的人没有。

所以正确的做法是,企业首先确定自己的管理制度和方法,继而理顺业务流程,接着选型时寻找可实现 自己业务流程的OA产品,这样当然办公自动化OA软件实施就容易成功得多。软件说白了只是辅助的工具而已,用自动化的智能手段帮助管理者提高管理效率和易于管控。如 果像有的管理者,只是依赖于管理软件出流程出方法,那就本末倒置了。必然会导致项目实施的失败。

第二个方面是软件本身要足够灵活

用户需求确定,那么就为成功实施开了一个好头。同时,如果OA自身灵活,可支持用户个性化、自定义的业务流程和要求,那么实施的成功率自然又提高了许多。就拿宇博办公自动化软件OA来说吧,从电子表单到业务流程的设计都支持用户自行设计和建构。只要用户理清了自己的流程和管理制度,很快就能在OA系统中落实。继而通过OA系统的自动流转,把每个流程自动推送到负责各个节点的参与人面前。同时实施的过程也是流程再造和优化的过程,当用户在具体实施流程 时会很容易发现流程有不合理、效率低、责任不明确的地方,正好利用这个机会进行升级和优化。

以前的流程运转完全靠人工管理,现在依靠OA系统,领导进入系统就可以精准地管控,了解流程停滞在哪里,在哪里被堵住,责任到人,再也不会发生踢皮球的情况。哪怕领导外出不在公司,移动版本也可以实现跨地域的协作和管控。

在宇博软件的客户中也有许多需求不清晰的用户,他们往往实施时才发现从来没有真正梳理过自己的业务流程,原来员工做事情都是按惯例,而这个惯例是否合理,是否形成了业务规范,从来没有考虑过。有的用户实施前还对自己的需求不以为然,觉得不复杂,可通过实施现场的不断梳理,最后竟做出了复杂的业务流程,用户自己都没有想到。不过,幸好的是他们试用的宇博OA产品有着强大的工作流引擎,支持个性化,否则遇到这样的项目很有可能即遭遇失败的结局。

总结:

只有打牢了地基,建的房子才会够高够牢固,住的也才安心。办公自动化OA软件的实施也是如此,只有把需求梳理软件本身的灵活性都把握好了,系统的实施才会有足够高的“基础”来支撑。
本文转自d1net(转载)

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