今天的内容来自AI学习圈刚刚上线的一门新课，就是公文写作专家梅俊老师的《如何用AI辅助高效写公文》。公文就是方案、汇报，还有其他的一切公文类型全都包括在内了。
要知道，写公文这个事，它可从来都不轻松。一来，公文的信息量往往很大，要驾驭那么庞大的信息本身就不容易。二来，公文对写作的逻辑性要求特别高。假如你也面对类似的问题，那么梅俊老师的这门课或许能够帮到你。
梅俊老师本身有15年的写作经验，算是资深的笔杆子，同时又做过5年的公文培训。而最近两年，梅俊老师又在研究怎么用AI辅助写公文，那么具体到方法，应该怎么做呢？
来，有请梅俊老师。
你好，我是梅俊，欢迎来到我的教程课，如何用AI辅助高效写公文。
这是这门课的导论，我想先跟你共识一下，咱们这门课在解决什么问题。从课程名字你也能看出来，这里面有两个关键词，一个是AI高效写作，一个是公文。
提到公文，我观察到多数同学有这样一个误区，以为公文就是党政机关或者是企事业单位里才会用。但实际上，公文的范围比我们想象得要广的多。
公文分法定公文和事务公文两类。法定公文就是党政机关正式发布的有严格规范的文种，比如命令、决议、通报、请示等，一共15种。这15种法定公文以外的都叫事务类公文，包括计划方案、工作总结、述职报告、心得体会、演讲稿等等。其实事务类公文才是实际工作中占据大家时间最多，也最有难度的。你可以回想一下，自己是不是就经常因为写方案、写工作总结、写述职报告而头疼？
咱们这门课里讲的公文，既包括党政机关里的公文，更包括事务类公文，所以不论是体制内的同学，还是体制外的职场人士，都能用得上。
说完公文，咱们再看AI高效写作。
从事公文写作和培训这么多年，我太知道公文写作的苦了。公文材料任务繁重，“五加二、白加黑”可能是不少笔杆子们的常态。
如果能用当下强大的AI工具做辅助，人就能从繁重的写作任务中解放出来，这是多么令人兴奋的事情。
你肯定也知道AI可以给写作提效，但究竟该怎么提效呢？是输入一个指令，AI就输出一篇令人惊艳的公文材料吗？这个AI目前还很难做到，因为AI没法猜出你的想法。
要想发挥出AI的最大效益，你要做的恰恰不是成为一个提示词工程师，而是要把AI嵌入到日常的公文写作流程中。在拆解流程的过程中，你就会发现，新工具往往是通过改变乃至颠覆生产流程，从而带来生产力的跃升的。
经过将近一年的研究与实践，我总结提炼出了人和AI在公文这个场景下的协作流程，一共分7步：拆解
工作问题、分析处理信息、判断信息质量、明确写作要求、生成文种内容、判断内容质量、精调文本内容。前三步是用AI来辅助进行立意构思，后四步是用AI来辅助生成内容。
下面，我来结合具体的任务场景，为你拆解一下这7个步骤。
第1步：拆解工作问题（人工）
AI虽然智能，但不会读心术，它需要人先把自己的工作问题描述清楚，AI才能帮人来做立意构思的事。
我们虚拟一个具体的任务来举例，假设你是市政府乡村振兴局的工作人员，下周要召开全市有力有效推进乡村全面振兴工作任务部署会，领导要讲话发言、部署相关工作任务。
请想一想，这时你第一步要做什么？可千万不能打开文档就开始苦思冥想列提纲。
收到任务后，你首先要做的，是对这篇讲话稿涉及的工作任务进行研究。
比如，要写好这个任务部署会的领导讲话稿，至少需要搞清楚三个工作问题：
一是当前推进乡村全面振兴的形势背景和政策要求；
二是本市推进乡村全面振兴的重难点问题和解决方案；
三是本市各级推进乡村全面振兴工作任务与责任落实。
此外，对于讲话稿，你还需要研究领导的特点。比如他在推进乡村全面振兴工作的思路和理念；他关注的重点是什么，包括核心问题和关键领域；还有要掌握领导的讲话风格特点，包括语言习惯、表达方式和偏好等。
可能你会问，这些问题是怎么拆解出来的呢？
作为乡村振兴局的工作人员，需要你凭借工作经验进行拆解。如果工作经验不足，你也可以找AI帮忙。比如咱们可以打开AI对话类工具，比如文心一言、智谱清言等，你可以这样问它——
提示词：你是市政府办公室主任，擅长公文写作，请问如果要撰写一篇推进乡村全面振兴工作任务部署会领导讲话，需要研究哪些方面的问题？
AI可能会告诉你需要研究“政策背景与理论依据”、分析“乡村现状与存在问题”、明确“明确目标与任务设定”。这些问题拆解得已经很专业了。
当你拆解完问题，就可以进入第二步了。
第2步：分析处理信息（AI）
过去，如果要分析刚才拆解出来的问题，你肯定是得借助搜索引擎，广泛搜索信息，并且在单位内搜集相关文件资料，然后花大量的时间阅读才行。这个工作量是很大的。而且即便读完了，要整理得出有价值的结论，还需要你具备比较强的抽象分析能力。以我的经验，像咱们举的这个讲话稿任务，整理出结论，至少需要一两天时间。
现在有了AI，效率会立马提升。当你输入工作问题之后，AI可以快速阅读分析网页、文档，并进行总结提炼、输出观点结论，整个过程可能只要一分钟。
在分析处理信息这个步骤，目前来看，kimichat、秘塔AI搜索是我比较推荐的两个工具。
kimichat适合用来对已有的信息进行分析，你可以把指定的文件丢给它进行分析。秘塔AI搜索用于对互联网信息的搜集整理，它分全网和学术两种模式，能进行深度的研究分析。
第3步：判断信息质量（人工）
AI输出的信息分析结果，要注意不能全盘照收。现在大模型的输出结果，由于是生成式的内容，可能存在误差或幻觉。所以你需要判断AI输出信息的质量。判断的话，主要就是看AI输出信息的准确性和相关性。
准确性，考验的是你对工作层面相关问题的判断力，知道什么是对、什么是错。当然，这种情况不是特别多，但是一旦出现原则性的问题，问题就比较大了。比如，之前我生成内容时，发现大模型生成的指导思想不是最新的，这就需要调整。
除了准确性，你还需要判断信息的相关性。AI给出的内容，一般是通用性的信息和结论，你要能够判断其是否符合本领域、本单位的工作实际，不能拿过来就用。比如，如果你觉得AI给出的结果针对性不强，与你所在地区关联性不大，你可以根据你所在地区，加上相应的限定词再把问题抛给秘塔AI搜索，让AI重新分析。
这里我还要提醒一点，对于AI给出的信息和结论，你还要格外注意信息源头的可信度：比如秘塔AI给的搜索结果里，会列出引用来源，你要注意审核引用来源的出处，信源越权威越好。
这里有一个标准，政府网站信息、党报官媒的信息都是比较权威的信息。期刊论文信息排序，CSSCI期刊（中文社会科学引文索引）优于核心期刊，核心期刊优于普通期刊。如果是非官方网站的信息，一定要注意核实。
好，做完了前面三步， 你就完成了用AI辅助进行立意构思的任务，接下来就进入写作环节了，我们来看看怎么用AI辅助生成内容。
第4步：明确写作要求（人工）
要想让AI辅助写出一份符合我们需求的文章，你首先要把写作要求明确告诉AI。这个提示词，要跟AI讲清楚你要写的文种是什么，有哪些重要观点、信息要写进去，对框架、结构、语言表达有什么要求等等。
第5步：生成文种内容（AI）
当你输入提示词后，AI就会根据你提出的要求开始自动生成文种内容。
比较简单的公文类型，给一条提示词，AI基本就可以成文，例如会议通知。
但对于比较复杂的公文，注意要分两步进行：一是生成提纲。这个提纲是需要拿去和领导确认的；二是生成内容。根据领导确认过的提纲，逐个部分生成内容。
请注意，AI有生成长度限制，逐个部分生成内容的结果会比较精准，生成的质量也会更高。
第6步：判断内容质量（人工）
有了内容，接下来要做的就是判断内容质量了，这一步得人工来做。你需要判断的是，AI给的文本结构是否完整、观点主题是否鲜明、行文逻辑是否清晰、语言表达是否合规等。
这一步有赖于个人的公文写作专业知识和经验。也就是你得先在头脑中，拥有好公文的样子，才能依据这个做判断。如果对AI生成内容不够满意，可以调整提示词，返回第五步，直到得到令自己满意的文本。
第7步：精调文本内容（人工）
理想状态下，AI大致能输出70-80分水准的公文材料，但要达到更高的水平，就需要你来亲自动手修改，对文本进行最后的精加工和修改。这一步是确保公文质量的关键环节。你需要对AI输出的内容和最终的写作结果负责。
当然，无论是判断AI生成文本质量还是精调文本，这种能力也是需要进行专项训练的，只靠听这门课，不动手实践，是无法具备的。
好，到这里， “AI辅助公文写作七步法”的流程，我就带你梳理完了。你会发现，整个流程是人与AI是密切协作、不断调整反馈的过程，其中人要起主导作用。古希腊智者普罗泰戈拉有一句名言：“人是万物的尺度”。 在与AI的协作中，人始终也应该是AI 的尺度，你要有掌握尺度的能力。
这门课接下来我会怎么讲？
这是一门主打实操的视频课，我会手把手教你怎么通过跟AI的互动，来高效输出贴合需求的文本。
具体到课程内容，我会给你一个公文写作的通用提示词框架，然后结合七步法的流程，用AI快速写好14种公文。
我按照难易程度，把14个（类）常用文种分为初阶、中阶和高阶三个层次，包括：
初阶的通知、通报、消息、信息、纪要5个文种；
中阶的计划方案、总结汇报、体会发言、述职报告、公开信5个（类）文种；（计划方案、总结汇报、体会发言是把同类文种放到一起讲的）。
高阶的调研报告、制度办法、理论文章、领导讲话4个（类）文种。
难度从低到高，应该能覆盖你工作中绝大部分写作场景。各文种课都是相对独立的，你既可以从初阶到高阶系统学完所有课程，也可以选择你现在就要用到的文种进行学习练习，直接解决工作中的问题。
在学习这门课程的时候，请注意一定要边学边练，养成“AI思维”。课程中有大量案例分析和实操练习，在我讲解的同时，建议你最好能够边听边在电脑上跟着我一起操作。听完课后，在工作实际中，一定要用起来。你只有和AI“浸泡”在一起，才能知道不同AI工具的特点，它擅长什么、不擅长什么。
我的体会是，只有边学边练，每天至少用1小时AI，连续用上三个月，才能形成一定的“AI思维”。
最后总结一下，用AI辅助高效写公文共分七步，主要分成辅助立意构思和生成内容两个阶段，其中AI负责核心内容创作，人负责判断和修改。
无论你是刚刚进入体制工作的公文小白，还是有一定写作经验的笔杆子，希望通过这门课程的学习，让你掌握“AI辅助公文写作七步法”，帮助你提升公文写作效率。
同时，如果你在体制外工作，这门课讲到的AI辅助写作方法，完全可以迁移到你的职场写作中，无论是周报、月报，还是会议纪要、工作总结、研究报告，跟AI协作的底层逻辑是相通的。
原文:
https://www.dedao.cn/course/article?id=2m845Ln7q69yKOOAjwKrkebvGDYjgl&source=search
