在深入探讨企业资源规划（ERP）系统中的 Purchase Requisition（采购申请）与 Purchase Order（采购订单）之间的区别与联系之前，我们需要明确这两个概念在企业采购流程中的基本定位和功能。理解这两者的关键性质和它们在采购流程中如何互动，对于优化企业的采购管理和加强财务控制至关重要。
采购申请，通常是企业内部部门或个人因工作需要，对外采购商品或服务的初步请求。它是一种内部文档，用于正式提出采购需求，描述所需物品或服务的详细信息，包括数量、规格以及预期的采购时间等。采购申请一旦被批准，即可转化为采购订单。
采购订单，则是一种正式的商业文件，由买方发给卖方，明确表达了购买特定商品或服务的意图，包括了价格、数量、支付条款、交货时间和地点等详细条款。采购订单一旦被卖方接受，对双方来说就具有了法律约束力。
采购申请与采购订单的区别
- 性质差异：采购申请是一个内部控制过程的组成部分，旨在对采购活动进行初步审批和控制。而采购订单则是一个对外的法律协议，用于与供应商建立购买关系。
- 功能定位：采购申请关注的是对内部采购需求的确认和审批，目的在于确保采购活动的必要性和合理性。采购订单关注的是与供应商之间的交易细节，包括价格谈判、交货条款等。
- 流程位置：在采购流程中，采购申请通常处于流程的前端，是启动采购流程的触发点。而采购订单则位于流程中后期，是经过采购申请审批、供应商选择和价格谈判之后形成的正式采购协议。
采购申请与采购订单的联系
尽管采购申请与采购订单在性质、功能和流程位置上存在明显差异，但它们在企业的采购流程中是紧密相连的两个环节：
- 从采购申请到采购订单的转化：采购申请一旦得到批准，就会转化为采购订单。这一过程涉及到将内部需求正式转化为对外的采购行为，体现了从需求确认到实际采购的过渡。
- 信息的延续性：采购订单在很大程度上是基于采购申请中的信息生成的。例如，所需物品或服务的规格、数量等信息，会从采购申请直接转移到采购订单中。
- 流程的衔接：在整个采购流程中，采购申请和采购订单构成了流程的两个关键阶段。采购申请的审批结果直接影响到采购订单的生成，而采购订单的执行情况又会反馈到原始采购需求的满足程度。
举例说明
假设一个制造企业需要采购一批原材料。部门经理发现原材料存量不足，于是提交了一份采购申请，详细列出了所需材料的种类、规格、数量和期望的交货时间。采购部门在审批该申请后，根据批准的需求和预算，向多家供应商询价并评估报价。最终，采购部门选择了一家供应商，并根据采购申请中的需求信息，制定了一份采购订单，明确了价格、交货期等条款，并发给了选定的供应商。供应商确认后，双方建立了采购合同，开始了交易过程。
通过这个例子，我们可以看到，采购申请与采购订单虽然在采购流程中扮演不同的角色，但它们通过一系列紧密相连的步骤共同支撑起了企业的采购管理体系。正确处理这两个环节之间的关系，对于确保采购活动的效率和效果，以及加强对企业资源的控制具有重要意义。
