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艾伟也谈项目管理,ERP项目实施要未雨绸缪不要亡羊补牢

简介:   在ERP项目中,要做到在项目实施的未雨绸缪,不会出现亡羊补牢的情况就需要项目管理和实施人员在项目推进过程中队下面的阶段进行预测,把握好发展的趋势,掌握项目的主动权。下面就提出一些建议,供大家讨论。希望对大家有用。
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  在ERP项目中,要做到在项目实施的未雨绸缪,不会出现亡羊补牢的情况就需要项目管理和实施人员在项目推进过程中队下面的阶段进行预测,把握好发展的趋势,掌握项目的主动权。下面就提出一些建议,供大家讨论。希望对大家有用。

未雨绸缪

  一、要考虑每一个项目阶段普遍存在的问题

  ERP项目可以根据项目进度,分为项目立项、需求调研、业务流程重组、模拟运行、并向运行、正式上线等几个阶段。其实不同的企业,虽然有各自的特性,但是也存在着一些普遍的问题。有经验的项目管理员,对各个阶段普遍存在的问题有深入的了解。此时他们就可以预先采取措施,针对这些问题采取应对措施。而不会等到问题真的发生了,再来解决。掌握各个阶段所存在的普遍问题就是做好ERP项目未雨绸缪的首要工作。

  如以业务流程重组为例,可能存在着如下几个共性的问题。

  一是企业对于自身的流程过于自信

  由于缺乏外在的参考,用户会认为自己所采用的流程是合理的,要求系统的安全按照自己的流程来走,排斥业务流程重组。针对这种障碍,实施顾问该如何应对?笔者认为,实施顾问应该将企业现在使用的业务流程与系统的标准流程进行对比,向用户说明如果继续沿用企业现有的业务流程,可能存在这些风险。利用具体的数据来说话,而不是片面的强调让用户遵循系统的标准流程。企业管理者上ERP系统也是为了改善企业现有的管理水平。如果他们能够切实的认识到现有业务流程存在的漏洞,相信他们能够欣然的接受新的流程。

       二是新流程的从接受到熟悉需要有一个过程

  企业使用了ERP系统的新流程之后,由于不熟悉等原因,比较容易出差错。如果实施顾问能够意识到这个问题,那么就可以采取一些未雨绸缪的措施。如在模拟运行时,会有针对性的多设计一些新流程的业务。让用户多操练几次,以熟悉新的流程。在后续并向运行时,也会指导项目管理员,多多跟踪这些新的流程,以督导用户按新流程来操作,避免旧病复发。

       三是提醒用户更改原有的管理制度

  通常情况下企业在上ERP项目之前,已经有完整的业务流程文档。在实施ERP项目时,如果对原有的流程做出了新的调整,那么就一定要及时调整原先的业务流程文档,做到读、写、做一致。以免在后续培训时,出现互相矛盾的地方。

  以上提的这些内容都是在业务重组环节中容易出现错误的事情。项目管理员只要能够意识到这些内容,那么就可以在项目实施环节中,采取预防措施来避免这种情况。现在不少ERP软件提供商提出了标准化实施的口号。其实其核心的内容就是将每个环节必须要做的内容以书面的形式规定下来。与笔者谈的思想是一致的。

  二、与用户沟通时可能存在误解

沟通

  人与人的沟通,由于文化背景的差异,往往会存在误解。A说的话,B听起来可能是另外一种含义。在日常生活中,这种情况也非常普遍。针对这种情况,实施顾问或者项目管理员,应该采取什么样的未雨绸缪的措施呢?笔者认为可以采取如下应对措施。

       一是尽量采取更多的辅助证据

  如在需求调研过程中,用户会提出各种各样的报表要求。如果只凭用户说,实施顾问记,可能记不全,或者会对用户说的内容存在歧义。此时就应该采取更多的辅助证据。如用户已经有现成的报表了,那么可以像他们要一份。如果没有的话,那么可以让用户先在Excel表格中设计好然后再给我们。有时候用户说了一个小时,说的口干舌燥,还不如一份表格能够说明问题。

       二是说完后让用户进行重新确认

  在收集用户的需求时,即使对于同一个问题,大家你一言、我一言,会提出各自的需求。但是有可能会有相互矛盾的地方,或则说可能某些内容还没有考虑到。笔者在进行需求调研时,会将用户的需求都一五一十的记录下来,整理好。然后再让用户去签字确认。

  用户在签字时,会对自己所说的内容再梳理一遍。有不准确的地方可以进行及时修改或者有歧义的地方进行再次确认。这就相当于一个审核的过程。通过这个确认,可以在一定程度上消除沟通上的误区,让实施顾问了解用户内心的真实意图。

  本文中主要提出了关于ERP项目管理和实施的两大条建议,希望对大家有一定的帮助。

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