直面项目管理问题 8Manage提升项目成功率-阿里云开发者社区

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直面项目管理问题 8Manage提升项目成功率

简介:

由于企业自身项目管理的复杂性,当前企业的项目管理普通存在着项目资源分配不均、项目成本失去控制、项目变更难以落实、项目无法达到预期目标等种种问题,甚至经常出现项目被迫中止的严重现象。8Manage以动态化管理为基础,能够实时反映项目动态,并在此基础上加强对项目的管控,提升项目的成功率。

项目管理日趋复杂,问题逐渐明朗化

项目管理兴起于上个世纪50年代,随着微型计算机的出现和运算速度的提高, 20 世纪80 年代后,项目管理技术也呈现出繁荣发展的趋势, 项目管理软件开始出现。短短几十年的实践,让项目管理不论在理论研究的深度上,还是全面推行的广度上都取得了重大的成效。但是,随着市场经济的发展,企业涉及的项目越来越多,且通常一个项目经理同时负责多个项目,一个人员参与到多个项目的工作,项目管理变得越来越复杂,项目管理的问题也逐渐“浮出水面”:

项目过程控制不力。在企业项目管理中过程控制不力较为常见,比如项目实施一段时间后才暴露规划设计中的问题,令原计划无法进行下去;实际完成的工作与原进度比存在的偏差开始不引人注意,而当偏差达到无法容忍的地步时,已经难以解决;项目执行力不足,无法达成预期目标等。

资源分配不均。通常来说,一个企业内部有多少资源都是相对固定的,项目管理要求以项目经济产出为主要形式来进行生产要素的优化配置,即根据项目的大小来决定需要多少人、设备等,这就决定了实施项目管理需要合理协调企业内部各种资源。然而,由于项目众多以及项目自身的复杂性,项目资源分配容易发生不均现象,导致有些项目资源不足、项目失败。

项目成本失控。大多数企业的成本管理观念都比较淡薄,同时常常缺乏有效的成本管理手段,企业往往在项目结束后才进行项目成本核算,无法实时获知项目成本,更无法及时把控项目成本出现的风险,以期对项目成本进行有效的管控。

项目变更难以落实。在项目实施过程中,难免会遇到一些不可预见的因素,如客户提出新需求、工期调整、发生范围变更、技术方案变更时,传统手工作业方式无法及时将项目的变更快速纳入原先的项目管理流程中,项目变更无法得到有效的落实。

多项目管理问题多。对于一个企业来说,多个项目同时进行的情况非常常见。管理层常常需要对多个项目进行统一管理,然而项目的分散给多项目管理带来很大的难度,管理层常常需要手工汇总各个项目的数据,以期获得多个项目的进展情况,进而达成对整个企业业务的有效管控。

有的放矢,项目管理问题得到有效解决

针对企业项目管理普通存在的问题,8Manage以动态地反映现实情况为基础,实时追踪项目动态,如资源使用情况、项目支出情况、项目变更情况、项目执行情况等,进行合理的调整和控制,确保项目成功率。

实时监控项目进度,计划与执行合二为一。8Manage支持项目的WBS架构,自动汇总项目人员实时更新的项目动态,实时展示项目的计划和实际开始日期、完成日期,并在项目预期时进行高亮显示,确保项目按照计划执行。同时,8Manage还提供基线、可交付成果、里程碑、依赖、概览等先进管理工具,帮助项目经理全面掌控项目动态,提升项目执行力。运行8Manage后,广东移动实现了项目的全过程管理,通过策略地图和项目里程碑,实时掌握项目进度,彻底改变过去策略与执行脱节的状况。

合理协调资源使用,确保资源均匀分配。在资源管理方面,8Manage支持资源的申请与审批,通过资源列表,申请人和审批人都可以实时查看到相同时间段内某个资源的被申请情况,避免资源负荷或闲置。对于已被申请的资源,资源的审批人可以提议资源使用新日期,更加合理地进行资源的分配。同时,系统还能够根据申请人设置的可用资源时间和技能分数等条件,帮助申请人筛选出合适的资源。通过8Manage,北京华胜天成科技股份有限公司实现了资源筛选、资源申请、资源分配、资源使用跟踪的全过程管理,确保资源使用率。

实时汇总项目成本,自动提醒费用超支情况。对于项目的成本控制,8Manage支持将采购订单、供应商合约、费用报销等产生的数据自动关联到项目费用中来,实时追踪项目成本的变化情况。同时,8Manage还提供费用控制的功能,用户可自定义项目或单个事项的费用在某个范围内需要再被审批,很好地避免项目费用超支的现象。对于费用超支的项目,8Manage还将以高亮显示的形式,提醒相关利害人及时查找问题。利用8Manage,北京华胜天成科技股份有限公司改变了资源费用、采购费用、差旅费用等项目成本难以汇总统计的现状,根据工时表自动统计项目成员投入项目的成本,采购费用与差旅费用则自动关联到项目中来。

项目变更流程管理,项目执行更顺利。对于项目过程中的变更,8Manage支持从变更提出-变更指派-变更计划-变更解决方案-变更验收的流程管理,由变更请求人提出变更,指派变更负责人,再由变更负责人进行变更派工,作出变更计划以及提交变更解决方案,最后由变更请求人进行验收。同时,8Manage还提供变更请求列表和视图,并记录每个变更请求的严重性,全面跟踪每一个变更请求的处理动态,优先处理较为严重的变更请求,确保每一个变更都能够落到实处。其中,8Manage为中国电信上海理想信息产业有限公司提供动态的框架处理需求与变更的复杂性,对变更从提出-审批-执行-交付-发布的整个过程,进行全面的记录、跟踪与监控管理。

项目组合管理目标,项目成功率有保障。8Manage支持项目的组合管理,能够将多个项目纳入一个统一的PMO进行管理,强化项目的执行力度,严格管控项目的目标和费用。针对项目的关键成功因素,8Manage能够设置既定的目标,并在项目执行过程中通过红绿灯高亮显示实时预警未达标的成果,同时8Manage还提供实时服务水平协议,针对目标与实际结果存在的差距作出奖惩,确保项目能够达到预定目标。在单个项目管理的基础上,中海达的多项目管理上也有了突破。通过8Manage PMO,广州中海达卫星导航技术股份有限公司实现了多项目同步管理,改变了以往无法集中管理的问题,项目管理层在一个页面上即可查阅多个项目的进展,同时可以追溯每个项目的情况,帮助提升项目管理效率。

本文转自d1net(转载)

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