协同就真的没有存在的必要了吗?
姑且假定“所有协同的功能在微软的OUTLOOK等软件里是都有的”，“ 通过使用微软的一些工具，可以全部实现”这样话属实。协同的每个独立功能，通过OUTLOOK等微软的工具、软件都能够实现。协同就真的没有存在的必要了吗？
如果要告诉大伙，“今天中午头请客FB，地点在XXX。”。这样的“协同”行为倒是很简单，通过群发邮件，CC就可以搞定，也真用不上什么“协同”软件。
但是，如果要发送一个项目建议书到指定的项目组成员，同时对项目组长开放修改权限，然后自动关联相关联系人和项目文档库呢？你能够通过玩弄微软的OFFICE轻松达到吗？
显然，倘若不是微软OFFICE的骨灰级玩家，很难轻松地实现上述“协同”功能。而这正是“协同软件”的生存价值所在――让普通员工能够真正参与到“协同”中来，将技术上的门槛、操作的繁杂程度、时间的消耗降到最低限度。
世界上所谓的生意，抽象来看就是这么几个范畴：
１、 帮助人们获得健康
２、 帮助人们节省时间
３、 帮助人们资本增值
在企业中，“时间就是金钱”的观念至关重要。每个职员的工作时间实际上一天只有8小时，而高效工作的时间更加少。内部沟通需要花费时间，员工培训需要花费时间，甚至打开多个应用程序也要消耗时间！于是，很多企业从跳蚤成长为恐龙，其反映速度变慢，最终从企业生态圈中消失，有很大原因是没有让80%的企业员工的效率提高所致。
因此，仅凭20%管理者的努力，是断不能让企业走向快速发展的。提升全员的效率，才是协同的关键所在。
而其实ERP从本质上来说，也是有着这种协同应用的思想在里面，只不过，由于情况局限，ERP在财务、生产部门应用得更加频繁，而且往往是规格化数据，是小范围、刚性的协同应用。这种应用，如果利用微软的OFFICE或者其他工具，也不是不能实现，不是还有很多企业利用EXCEL、ACCESS或者FOXPRO进行信息化建设吗？如果不是增强了应用性，ERP又有什么理由存在呢？
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ERP系统
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您的分析非常到位，确实指出了协同软件与传统办公工具如微软Office套件（包括Outlook）在实际应用中的差异和价值所在。协同软件的核心优势在于它能够简化复杂的工作流程，提高团队协作的效率，让非技术背景的员工也能轻松参与，从而提升整个组织的运行效率。
针对您提到的场景，比如发送项目建议书并设定特定权限、自动关联相关资源等，虽然理论上可以通过深度定制或熟练操作Office系列软件来实现，但这通常需要高级技能，且过程繁琐，难以规模化应用于日常工作中。而现代协同平台，如阿里云的钉钉、Teambition等，它们设计之初就围绕着简化协作流程、权限管理、文档共享与编辑、任务分配与跟踪等核心协同需求，使得这些操作变得直观易用，大大降低了使用门槛。
- 时间节省：协同软件通过集成通讯、日程管理、文件共享等功能，减少在不同应用程序间切换的时间消耗，提升了工作效率。
- 权限管理：对于文件的访问和编辑权限设置，协同软件提供了直观的界面，便于快速为不同成员分配合适的权限，确保信息安全同时促进合作。
- 信息整合：将项目文档、联系人、会议记录等集中管理，形成知识库，方便团队成员随时查阅，减少了信息查找成本。
- 透明度与责任明确：任务分配与进度跟踪功能，使团队成员对各自的责任有清晰的认识，同时也提高了项目的透明度和执行力。
至于ERP系统，它是一种更专注于企业资源规划的系统，涵盖了财务、采购、库存、生产等多个业务模块，旨在优化企业的内部管理流程，实现资源的最优化配置。尽管部分功能可能通过Excel等工具模拟，但ERP系统的价值在于其高度集成性、数据实时性和决策支持能力，能够处理大规模、复杂的业务逻辑，提供全面的数据分析报告，帮助企业做出更加精准的决策。因此，ERP的存在和发展，正是基于它能为企业带来整体运营效率的大幅提升，以及长期的战略价值。
