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【氚云】40个模块和300个流程表单,天辰国贸为何偏偏喜欢氚云?

简介: 40个模块和300个流程表单,天辰国贸为何偏偏喜欢氚云?
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40个模块和300个流程表单,天辰国贸为何偏偏喜欢氚云?


1953年,中国天辰工程有限公司(以下简称中国天辰)的前身——原国家化学工业部第一设计院诞生,这是中国第一家国家化工设计院。中国天辰成为新中国最早的国家级化工勘察单位。经过60多年的发展,中国天辰已成为一家享誉全球的国际工程企业,先后完成了3000多个海内外跨行业项目。伴随着海内外项目的不断发展,集团业务也逐渐开始寻求多元化的发展之路。


天辰(天津)国际技术贸易有限公司(以下简称天辰国贸)是中国天辰核心四大板块之一——贸易板块的重要构成,肩负着贸易板块开发和业务执行拓展的责任。公司主要业务有工程采购、大宗化工品贸易、技术贸易和跨境电商。

天辰国贸成立之初,面对贸易板块下业务与原有工程板块业务属性的巨大差异,建立一套符合自身贸易业务特点及管理要求的ERP系统成为了公司的首要管理需求。


担负关键责任的天辰国贸,一度因为内部管理的一系列问题而备受困扰,比如跨组织跨地域项目协同和管理不顺、原ERP系统无法满足日益复杂的管理需求等等。


随着时间的推移,这些看似很小的问题正慢慢堆积,逐渐对贸易业务的开展壮大造成不利影响,管理层不得不主动寻找解决办法。


原ERP系统无法满足愈加复杂的管理需求


2019年初,天辰国贸组建全新的项目组,成员涉及公司多个业务及职能部门,且部分项目成员需常驻国外。但当组织形式发生变化时,现有的管理工具却不能很好地满足需求。


天辰国贸体系与流程信息化经理高妍说,“因为项目协同、沟通和管理的不顺畅,工作效率降低,大大影响了整个项目效率。”


为了解决这个问题,天辰国贸的管理高层将希望寄托在从市场上寻找到一款合适的管理软件。


针对沟通协同问题,天辰国贸率先使用了阿里巴巴旗下的钉钉,借助钉钉的协同管理功能,先行解决项目工作组内部的沟通问题。

这当然远远不够。天辰国贸业务涉及广,多样化的业务模式带来复杂多变的业务逻辑,同时项目流程环节多,需要对作业流程进行实时有效监控,但原有的一套ERP系统因为存在业务逻辑僵化、流程表单自定义化程度低的客观问题,而不能满足新的管理需求。


高妍分析道,“对业务开展来说,这套系统审批耗时长,无法快速响应业务需求。再加上该系统使用者权限有限,如果需要进行流程调整或其他服务,都需要等待服务方有时间处理才能进行下去。”


另外,在操作上,原有的ERP系统操作体验也不友好。该系统只能通过PC端操作,移动端版本操作体验性极差。当遇到紧急事项需要处理,如果身边没有电脑则基本等同于无法操作,很是不便。


对此,天辰国贸高管们也想过很多应对措施。因为协同管理是基于钉钉生态,所以他们优先在钉钉平台寻找了大量提供类似服务的第三方应用,并对这些应用进行反复大量的试用和测试,其中包括一些成熟的传统门户式应用系统。


在试用过程中,公司发现大多数第三方应用的可自定义化程度有限,并不能满足需求。直到他们在钉钉平台发现了氚云,氚云高度的自定义化程度及便捷操作,无论是在设计灵活度上,还是平台自身的可拓展性和可延展性都要优于传统的门户式应用操作系统。因此,氚云当即成为天辰国贸内部管理工具的最佳选择。


已建模块近40个&流程表单近300个!


2019年5月,天辰国贸开始试用氚云,使用期间公司内部反响良好。公司希望能够借助氚云实现更为灵活复杂的业务管理,因此决定购买氚云专业版。至今一年多时间,天辰国贸已建模块近40个、流程表单近300个,在氚云平台上实现了对业务流、行政流、作业流的管控和监督。

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目前天辰国贸借助氚云自搭建的模块已覆盖公司业务及行政管理的各个方面。平台优势主要集中在三大部分,分别是合同管理、物流管理和财务管理。


天辰国贸作为一家贸易公司,贸易的开展是公司的重头戏之一。因此物流管理成为整个平台中最为关键的管控节点之一。


在此之前,绝大多数的第三方应用既没有成熟的物流模板,也不支持自定义搭建。而现在,经过天辰国贸业务部和物流部共同对业务中作业流进行梳理讨论之后,借助氚云工具,顺利完成了整个场景需求在平台上的实现。现已成功搭建进出口贸易及内贸环节中涉及到的全部物流相关工作流程。

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在搭建完成后,借助氚云还同时实现了物流管理各流程的申请和审批,保证合同执行中关于货物流向的每一步都可追溯,真正做到了物流全流程线上活动监控。


高妍补充道,“在物流管理模块下,不同流程执行弱关联原则,通过其他模块中的关键字可以串联物流管理模块下各个流程,即便贸易业务形式发生改变,也不会对后续物流流程的执行产生影响。”


让天辰国贸管理层感到满意的是,氚云提供的数据统计分析在多维度上帮助了物流同事及管理层对数据有了更深刻的认识和更灵活的应用。通过统计分析,不仅可以对物流费用的变化进行追踪,还可以对各业务当下物流工作执行情况,运力情况,货物情况,执行效率等等方面提供数据支撑和决策依据。


在合同管理模块方面,天辰国贸也通过氚云实现了合同模板及日常采销合同审批、变更审批及存档功能。通过跟物流管理及财务管理模块的关联使用,可以有效监督合同执行情况。相关负责人可根据需要,对执行情况出现异常的合同进行重点关注。

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而在财务管理模块方面,主要涉及收付款管理、结算管理、发票管理、信用证保函管理等业务场景。借助氚云强大的模块搭建功能,目前,财务财务管理模块基本覆盖了财务相关流程的管理节点,并对合同执行过程中涉及到的财务(包括票款)情况进行跟踪和反馈。


高妍非常认可氚云对公司的实质性帮助,“一方面对公司内部管理而言,员工日常行政事务处理基本实现了线上操作,另一方从业务角度来说,借助氚云,使业务流和作业流分开,管理层更好地监督发现其中问题并及时处理。”


如今天辰国贸在中国天辰贸易板块中发挥关键作用,与此同时操作便捷、灵活强的氚云也在SaaS赛道上领跑,更在探索企业数字化上构筑了未来走向。因此有理由相信在氚云的助力下,更多像天辰国贸这样的企业将加速步入黄金时代。


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