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在家办公,阿里人如何写周报?

简介: 作者 | 过过

​职场人几乎都写过周报。

对周报,每个人的态度天差地别,有人把它作为协同利器推崇万分,也有人把它归为形式主义深恶痛绝。

在家办公以来,不少公司为了帮助大家沟通工作内容,开始实行日报制度。

当周报变成日报,矛盾也更加激化:每天花时间精力写这东西,真的有必要吗?

为什么要写周报?

对管理者来说

周报是最高效的沟通载体

当团队人数较多时,一对一逐个汇报会花费大量时间,团队成员提交周报后统一阅读,显然是最高效的。通过工作周报,管理者能快速了解团队一些关键事情的进展和一些风险,能从整体上把握项目的质量。

有效提升团队信息透明度

当团队每个成员只专注自己手上的项目时,常常会出现「见树木而不见森林」的情况。当团队所有成员可以阅读到其他成员周报,尤其是与自己没有合作关系成员的工作,将帮助团队成员获得更好的「全局感」。

文字是可沉淀的团队无形资产

把团队每个成员的工作「落在纸上」,将成为团队无形资产一直沉淀下来,尤其在团队快速成长过程中,新入职同学能通过阅读过往周报快速了解团队协作模式,帮助磨合落地。

对员工来说

周报是一次很好的沟通机会

工作周报可以让你「名正言顺」地向上级说明你的工作事项有那么多,工作任务有那么重,是争取资源支持和展示自己工作价值的重要机会。

一次自我回顾总结

工作的总结能够让你回顾本周工作在推进的时候是否存在问题:时间管理是否可以提升?沟通办法是否可以改进?制定的计划是不是要调整?

重新对齐目标

还有一点经常被忽略,很多人在做事情的时候,做着做着就把事情本身当做了目标,反而把时间耗费在许多对目标没帮助的事情。所以周报也是一次重新对齐目标的机会:周报里写的事情为什么要做?是不是做了一些不该做的事?

为什么我们讨厌写周报?

周报有这么多好处,但我们为什么这么讨厌写周报呢?

事实上,很多人错把周报当成了「证明自己工作很饱和」的工具,便把所有工作内容事无巨细详细罗列,动辄 3000 字起,还要贴不少数据报表,犹如征文比赛。

当团队中有一个人写了 3000 字周报,只写 800 字的同学就会心慌,赶紧加字加图加感想,往 4000 字凑……

最后,篇篇都是长篇累牍,管理者看着也头疼:需要在一大堆文字里提取有效信息,堪比阅读理解。

周报从日常汇报变成语文考试,员工不爱写,领导也不爱看。

那么,如何让日报脱离形式主义,真正服务团队协同?

以下是阿里巴巴语雀团队的周报实操办法:

阿里巴巴语雀团队的周报怎么写?

1、严格控制字数,不写流水账

周报都叫「报」了,首要的功能当然是汇报工作,汇报工作只把重点工作写上即可,无需罗列日常事务。

每周,我们会用语雀话题知识库建立一个周报话题,在内容说明中详细标明:不要记流水账,尽量在800字以内。(对于日报,我们的字数限制是 200 字)

限制字数以后,大家不会再凑字数,而会想办法精炼内容,突出重点,也方便其他人阅览。

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2、划重点,标明关键项目进度

撰写者讨厌写作文,阅读者也讨厌做阅读理解。为帮助阅读周报的同事快速了解重点,我们会为工作内容划重点,标明关键项目当前是已完成还是待完成,用「列表」和「标签」简单排版就可以让周报层级错落有致,重点突出。

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3、不赘述,不做复制粘贴搬运工

过于详细的项目细节不做赘述,有需要大家了解的前情可以将相关文档或者表格「嵌入」到周报里,保持周报内容精炼。

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4、多讨论,写给团队的周报

在语雀团队,周报并不仅仅是「写」和「交」两个动作,更重要的是交完周报之后的讨论。

在周报里,大家会聊一聊本周的所思所想,可能是工作相关,也可能是生活中的一些细节,其他同学对这些话题感兴趣,也会在周报下跟帖,深入讨论。

这时候,团队周报并不只是下属对上级的一对一的单线汇报,更多的会话交织在团队成员当中,不同职责和背景的同学一起探讨各种各样的话题,经常能带来更多碰撞和启发。

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5、常回顾,写给自己的周报

周报是写给老板的,也是写给同事的,更是写给自己的。

我们用话题知识库收集周报时,可以自动汇拢整理自己提交的周报内容,常回顾,翻一翻,能看到自己一点一滴的成长。

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以上就是阿里巴巴语雀团队的周报实践,也欢迎来语雀与十万阿里人一起沉淀知识。

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