内部文件检索——公司经验管理系统的一种有效方法

简介:
      每个企业都有一些掌握核心技术的核心员工,他们的技能为公司创造着巨大的财富。但一支独放不是春,满园春色关不住。如何将核心员工的经验和知识保存下来,使之真正成为公司的有形财务,使更多的人成为专家,同时也使企业不再受核心员工的流失的威胁,便于核心员工的管理,形成强有力的管理文化和氛围。
 
        我们经过探索,认为企业内部应该建立经验管理系统,将专业技术人员每次对问题的解决总结成经验文章,按照规定的格式上传到服务器中。随着时间的积累,公司将形成一个完善全面的经验数据库,经过一定的处理,就是专家系统。可以这样说,这个专家系统就是企业的核心竞争力之一。它使企业不再受缺乏核心员工的痛苦,解决问题的速度加快。
 
          例如现在的制造业因为精益生产的要求,产品生产周期十分的短。但是在生产过程中设备出现故障或出现质量问题的几率十分高。对于一些复杂的设备故障或者一些相互之间关联比较多的质量问题,往往一时找不到解决问题的途径,而能够解决这个问题的员工或者退休了、或者离开了企业、或者到了其它岗位了,怎么办?打开我们的专家系统,输入关键字进行搜索。啊!过去历次出现的相似问题的描述和解决方法立即出现,并且按出现的次数进行排序,其中必有一款能解决你的问题,至少能对你此次解决问题有启发。这就是专家系统。
    
        就是没有找到相应的解决问题的办法也没有关系,你就当作没有这个系统去解决这个问题吧,当你问题解决之后,赶紧写成规范的问题描述和解决方案,上传到服务器。下次不论谁再遇到这个相似的问题,轻松鼠标一点,解决方案就出来。
 
       对于出现几率比较高的问题,公司的质量改进小组、6δ活动小组又有课题啦!有了问题,利用 6δ的流程或其它方法进行技术攻关,改进设备或工装、改进产品工艺设计、改进加工方法、改进管理方法………这么多的途径,还怕企业管理水平上不去?
 
 
     为了形成专家系统,公司的管理手段当然也要进行一些配合。例如对于核心员工解决关键问题要进行奖励,而且是重奖。但这个奖励的依据不仅仅是问题解决了没有,还有看你写的总结文章怎么样?你的问题描述是否准确?你的解决方法是否与实际一致?当然奖励也可以不止一次性的,到年底,还可以根据每个员工文章的数量进行评选,对文章数量多的发给数量奖,对质量高的发给质量奖。这种奖可以有月度、季度、年度、二年、三年、累计等奖励方法。有了这些激励措施,企业仅仅付出了很少的奖励,但获得的无形财富却要多得多。同时,将核心员工的解决问题的过程记录下来,培养了更多的人,避免了核心员工利用自己的技能保守,向企业寻租,对于企业形成良好的文化和氛围有莫大的帮助。
 
      对此我们形成了一系列的管理程序文件,开发了专业的管理软件,实现了经验上传、评审、奖励、检索和安全保密等一系列完整的功能。通过多年的管理实践,取得了很好的效果。我们希望这种管理手段能够为更多的人所关注,服务于更多的中国企业。




     本文转自fengyp 51CTO博客,原文链接:http://blog.51cto.com/fengyp/73429 ,如需转载请自行联系原作者


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