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制定to-do list的艺术

简介:
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没有比在你的to-do list(计划任务列表)里钩掉一个已经完成的项目更好的感觉了。完成!以上!Mission accomplished! 然而,你却很容易混过一天/一周,而没有从你的列表里减去任何一个已完成项目。嗯,to-do list可以成为你工作的向导,也可以成为嘲弄你徒然混日的明证。这取决于你怎么制订它。

请把你的to-do list看成一堆老板的命令,而你就是那个老板,你也是你自己的狗腿。就像一个计算机程序,如果指令很明确,或者非常容易执行的,你就能从容应对了。如果不是这样,你将得到不需要的结果——比如恐惧,拖拉和自卑。今天,我将给你一些制订to-do list的技巧,让你轻松完成你列表里的项目。

你是自己的老板

每个工作日,你都有两种模式:思考模式(这时你就是老板的身份);执行模式(这时你就是助手的身份)当一个任务或企划出现时,你脑子里正在想构思怎么开始做事的时候,你就是思考模式/老板模式——你就是那个发送指令的人。你的 to-do list就是这些指令的集合,你的狗腿(执行模式的你)呆会儿将会去执行这些指令。

所以,当你是在老板模式时,你要为你的助手写下“不用思考就能完成”的指令,Michael Buffington称之为“写下那些即便你是机器都可以完成的任务

怎么运用

那,怎么使你制定的任务可行呢?当你在to-do list里加入一个新的任务前,先停下来,用以下的方法来指导你思考一遍。

  • 分解它——避免让你的计划成为一个灾难的最好办法就是分解它。 #原句是”The best way to make yourself avoid a task like the plague is to make it a vague monstrosity” Getting Things Done》一书里曾说过企划和任务的区别。 企划由许多小任务组成。这是一个非常重要的区别,请记在心里,因为你的to-do list里要写的不应该是企划。不要在你的to-do list里加上有要好几个任务才能完成的企划——比如“清理你的办公室”,应该把它打散了,比如“整理抽屉”、“把旧的废纸处理掉”、“把不再需要的书打包以便以后归还图书馆”之类的一个个小任务。因为如果你的老板模式只说了“清理办公室”的话,你的狗腿模式就要开始不知所措了。# 原句是”Because Assistant you is going to run for the hills when Boss you says “Clean out the office.” run for the hills”我觉得意思差不多。
  • 用“下一步”贯穿整个企划——如果你有了一个传说中多个动作组成的企划,要让列表连贯保持一直有下一步的动作存在。当一个动作完成了,回顾你的列表,并加入一个动作。任何时候,你的to-do list上只可以包含这个企划里下一个合理的动作,就是这样,要“一口口吃掉”整个企划。
  • 更具体的描述动作—— 当你告诉自己去做一件事时,要把它当作一个命令。一个叫“帐目核查”的项目名并没有命令你必须完成它。你要把它变成“打电话给Rob问一下帐目核查的事 ”。注意,我这里说的不是“联系Rob”,是“打电话给Rob”——联系可以通过电话、E-mail、网聊工具,你把其他这些去掉了,你的动作就更具体了。下次写to-do list的时候,请逐字的想象你自己在给第一天为你工作的狗腿描述你想要他完成什么。
  • 保持你的to-do list尽量的短—— 就像没有喜欢去看有2386个未读邮件的邮箱一样,每人喜欢有一个永无止境的to-do list,它将彻底淹没你,就像一个没有光亮的通道尽头。我保持我的to-do list包含20个动作以下(今天早上,只有17个,偶真是个大忙人啊~~~)这听起来太少了吗?记住,你的to-do list并不是倾泻你企划每个细节或者 “某天偶会去做XXX”的动作的地方。这些是你在最近——比如两周里会立刻完成的任务。 #这里有句,”Keep your projects and someday/maybe items elsewhere.”翻不出-_-b 你的to-do list一定要短,里面的事项都是你想好的肯定要做的。
  • 让to-do list更新起来—— 当我的to-dolist只有20个左右的项目时,他们每天都会更新。每天都有2-5个任务被完成,2-5个被新加入到我的列表。记住,你的to-do list是你的工作文档,而不是你用来卖弄自己的组织条理有多好的东西。
  • 合理分配优先次序—— 当你的to-do list上有20个项目时,你一天也只能完成其中的几个(假定你写在你to-do list上的不是“起床”,“洗澡”,“做咖啡”,“去上班”之类的…-_-b)。所以,请找出那些该呆在你的列表顶端的任务。你怎么排序取决你用什么工具或者软件来记录你的to-do list,但无论如何,一定要让自己知道下一个动作应该是哪个。
  • 清除——就想你应该知道哪个任务是你应该首要完成的一样,你也一定要知道哪个任务在你的列表里呆的时间最久了。可能是你现在的能力还不够完成这个任务,或者其实根本不需要做这个动作。有时从你的to-do list里删除一个项目比你钩去它还要好,因为这样节省了你的时间。
  • 记下你所完成的项目—— 就像一个好的狗腿,你一定很想让自己的老板知道你做好了多少事情。保留你完成的项目的记录,这让你以后可以为自己的高效率小小庆祝一下~~另一方面,你的 “done list”也是你的“to- do list”是否起作用的明证。如果2天了都还没完成一个项目呢?是你该好好重新写一个to-do list的时候了~~

实践它!

这听起来很容易——只是动动手,在纸上写些简单的东西而已,但完成一件事,90%要靠一个好的计划,即使再微不足道的事也如此。就像一个好习惯,实践了才能更好的掌握。你越多运用这个技巧,你将越熟练,你在你的to-do list上去掉一个已完成任务也越轻松。

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