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史上最详细!阿里云办公快速上手教程

简介: 钉钉,是一款免费沟通和协同的多端平台,上线以来,已有超过 300万企业组织正在使用,阿里云市场作为国内知名的软件服务交易平台,为解决企业通讯,销售管理以及协同办公等需求,阿里云面向中小企业推出一款企业办公套件——"阿里云办公"。
钉钉,是一款免费沟通和协同的多端平台,上线以来,已有超过 300万企业组织正在使用,阿里云市场作为国内知名的软件服务交易平台,为解决企业通讯,销售管理以及协同办公等需求,阿里云面向中小企业推出一款企业办公套件——"阿里云办公"。
下面我们主要从阿里云办公的套件组成,功能及应用场景,使用建议3方面做分析介绍。

阿里云办公介绍
阿里云办公:是阿里云为企业用户打造的一款基于“钉钉”的移动办公平台,可以一站式提供企业即时通讯、协同办公和销售管理的办公套件,用户可随意搭配企业邮箱、OA、CRM、等多种应用组件以满足不同业务场景的个性化办公需求。随着智能手机改变人们的习惯,以及移动应用的普及,办公可不再局限在办公室。
阿里云办公,属于钉钉上第三方应用,同时支持PC端和手机端,主要包含了OA(考勤打卡,流程管理,流程审批)、CRM,可以结合钉钉的自带的免费功能一起使用,基本能满足大部分企业的需求。
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场景应用及功能介绍
  • 基于钉钉,企业通信及一些基础应用是免费的,如公告,钉盘,考勤打卡,日志等,可根据企业自身需求进行选用。
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  • 企业通信方面,以往很多企业面临的主要问题是沟通不顺畅和无法保证信息传达及时准确,现可以通过钉钉的DING,单聊,群聊,公告等方式沟通传达,重要消息随时发送,对方已读未读一目了然,以减少企业沟通内耗。
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另外还可以结合办公电话,多人会议电话,视频会议等便捷的沟通方式,提高效率。
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  • 基础应用方面,有些功能也是很不错的,例如钉盘,免费100G大容量,企业资料可以设置权限,基于内部,同事间分享文件更方便,基于外部联系人,跨企业文件分享更灵活;又如考勤打卡,支持手机打卡(定位打卡,wifi打卡),考勤机打卡,支持设置多考勤点,excel批量导入排班,制定考勤规则,分权限管理员可以分部门查看统计报表。
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  • 企业协同(OA)
关于阿里云办公OA,主要涉及到流程审批,流程管理,工作报表。如果企业遇到有以下问题,便可考虑用系统:
1.纸质单据填写麻烦,无法积累数据,
2.每年积累一大摞审批单,查阅起来很不方便,也只能手动整理数据,
3.领导出差了,审批单无法签字,业务搁置,
4.业务卡在某个人那里了,流转不下去等等。
对于希望实现无纸化审批,移动审批,有信息化管理需求的企业,阿里云办公的OA基本可以满足需求。除了企业最常用的审批流程如请假,出差,报销,采购等,部分个性化的流程如绩效考核,项目流程等也可以基于这个OA系统实现,表单和流程支持自定义设计,设置个性化的流程流转条件。电子表单设计,支持多种控件,多种流程的需求。
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流程步骤设计,严格控制流程流转过程和经办权限。
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员工可通过电脑或手机发起流程,提交审批,具备权限的人员通过系统可对流程进行查询,监控,管理,统计。企业管理员还可以对工作流程中的数据进行采集、整理,形成报表,协助优化工作流程。
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系统虽能满足大部分企业流程个性化的需求,不过因为是saas模式,目前来说不支持做二次开发,也不支持与其他系统做对接,针对某些行业的特殊个性化需求便没办法完全满足。
  • 销售管理(CRM)
一个销售型公司,如果没有一个可用的销售管理系统,企业管理人会遇到的一些问题,例如 ,
1.客户资料存在excel表,员工离职导致容易丢失,带走,删除;
2.对单子跟进进度一无所知,员工跟进不及时,失去商机;
3.外出拜访无法查实;
4.内部撞单,恶意竞争;
5.工作量考核,无法量化等。
阿里云办公的CRM,整体来说,主要可以解决客户管理,销售管理,数据分析等问题
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客户管理:跟进客户后及时记录跟进细节,重要事件随时提醒,不因为忘记联系丢失客户,从而事件精细化客户管理,准确把握客户需求,方便随时分析总结。
销售管理:销售动态流程全景记录,员工交接不再麻烦,第一时间识别重复的客户,避免内部撞单,多种规则盘活公司的客户资源,调动销售主动性,从而简化销售流程,提高工作效率。
数据分析:员工业绩数据实时更新,准确把握当前销售情况,客户数,跟进数全程记录,多角度掌握业务情况,通过多维度数据分析,精准制定销售计划。
具体的功能模块有线索、客户、公海、商机、合同、回款、报表等。
线索:批量录入,支持多形式跟进,也可将线索转移给他人,让沉睡线索有效激活,针对回访获得完整信息转入客户,进一步激发业务需求。
客户管理-客户录入:名片扫描批量导入客户信息,录入之前可查重,提升客户录入效率。
客户管理-跟进提醒:提醒跟进,绝不因错过时机而错过商机。跟进记录长久保存,沟通细节无遗漏,新人好上手
客户管理-客户全景:客户资料、关联商机、合同、操作日志、跟进提醒等全都完整记录,销售动态一目了然。
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商机管理:针对重大商机,让销售工作安排更有针对性,及时调取精英销售支援,有效提升目标管理效益,增强员工目标感。
合同管理:业务合同及时递交,完成有效统计,及时关联,避免回款跟进不及时。
销售工作报告:销售日报,周报,月报总结,了解员工工作状态。
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阿里云办公的CRM对大部分企业来说功能基本是可以满足的,也有很大程度可以进行自定义设置。因为是SAAS模式,这是一个成长中的系统,功能在不停地根据大部分用户的需求进行升级优化,如果系统后期针对功能上有升级更新,正在使用的老用户可以免费升级使用,对于企业来说,也不需要单独招聘技术人员进行系统维护,服务器管理。但是针对某些企业的特殊个性化需求例如二次开发,与其他系统做对接则是不支持的。

使用建议
现阶段阿里云办公用户涉及到互联网,制造业,服务员,教育行业,政府/ 事业单位,贸易,金融,物流等行业,在不断地给企业带来便利。阿里云办公套件在企业应用上,没有特别挑选行业,企业是否需要上系统,基本可以从两个维度上判断:
1.如果员工达到30人,可以考虑上OA系统,实现企业无纸化审批,移动化办公,从而通过信息化管理加强内控,规范管理,提升协同效率和核心竞争力。
2.如果企业涉及到销售,业务跟单或者客户维护,公司总人数达到6个人,都可以考虑上CRM,帮助企业进行客户资源管理,业绩可控管理,从而提升企业的管理效率。
不同行业,不同公司对于系统的要求以及需要解决的问题都有所不同,如果有需要,可联系在线客服,在沟通需求后,客服可针对当前企业制定解决方案,协助进行系统配置,并提供最长15天免费试用。
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