大家好，昨天介绍了问题常见原因以及常见问题。今天看看管理问题的方法有哪些。
在项目的某个阶段,你在计划步骤中确定的风险将变成现实,并出现问题。你必须记录发生的任何事件或威胁项目成功的问题。
在许多项目中,问题可能会在项目启动阶段出现。所以,在项目启动期间检测和讨论问题是个精明的主意。
当识别出一个问题时,你应该采取以下行动:
记录项目问题
记录项目问题的最佳工具之一是问题日志。问题日志将帮助你专注于找到解决问题的方法。
你可以自己创建问题日志,或者使用本文中的问题日志模板作为参考。
设置优先级
不要忘记问题的优先级,你总是为一个问题分配优先级。常用的三个问题优先级有:
你会为上述主题中提到的问题设置什么优先级?
你会为上述提到的客户频繁变更要求的问题设置什么优先级?
A) 关键
B) 主要
C) 次要
分配问题的所有者
将项目问题分配给最适合解决它的人。那个人是项目组内外的人。但是,如果你确实将其分配给项目组外的人,请确保他们知道自己卷入了什么!
对于我们上述客户变更要求的问题,你可以选择沟通技能最强的人来解决该问题。他将作为桥梁工程师与客户进行谈判,要求他们固定要求,以便继续项目。
跟踪问题状态
分配问题所有者后,你必须检查问题日志并定期更新问题状态。下图代表风险类型
报告并记录问题
在定期进度报告中记录重大项目问题,并向项目委员会提出高优先级问题——沟通是关键。
经验丰富的项目经理在大型项目中依赖项目问题状态报告,特别是如果有许多利益相关者。
控制项目问题
项目经理负责控制项目问题,并应仔细考虑以下活动:
确认可能影响解决问题的人。
在解决问题之前停止问题周围的所有活动。你是项目经理,控制着局面,除非解决问题,否则不要着急推进项目。
现在认真考虑日志中每个问题的以下问题:
创建可能提供您正在寻求的突破的可能行动或选项列表。然后缩小您的列表,选择最有可能解决问题的选项。
回到上述项目问题,您更倾向于选择什么方法来解决它?
A) 尽快与客户举行会议,澄清和基准化要求
B) 要求管理委员会提供支持,帮助与客户进行谈判
C) 向客户提出有关产品要求的新想法
D) 上述所有答案
在上述交互元素中,您可以使用任何行动来解决问题,如A、B或C。但在某些情况下,仅使用一种选择可能不足以完全解决问题。最佳方法是结合所有选择。
例如,如果您选择选项A“尽快与客户举行会议,澄清和基准化要求”。如果您和客户在这样的会议后无法最终确定要求,您会怎么做?您需要从更高层获得更多支持来与客户进行谈判(选项B)。如果客户不是专业人士,他们甚至不确切地知道自己的要求。在这种情况下,您应该向客户提出关于产品要求的新想法。
采取措施以及确定后续行动
采取行动解决问题并实现突破,这可能需要在下一步骤中进一步行动。一旦问题得到解决或得到控制,请更新问题日志并如实记录结果。如果问题仍未解决,请继续跟踪并定期审查。
监控措施以确保问题不会再次发生。如果问题仍然存在,请采取更强硬的纠正措施。不要允许问题影响项目的进度或质量。在需要时提高问题的优先级以获得管理层的注意。
在整个项目过程中不断检查问题日志。通过定期审查来识别任何新出现或未解决的项目问题。这可以避免小问题变大,保持对项目问题的控制。
总结
项目管理的关键部分是管理项目问题和风险。为了在项目中成功地识别和解决问题,以下是一些重要的指导方针:
•及早识别问题。在项目启动期间仔细检查可能出现的问题。
•记录每个问题并跟踪其状态。使用问题日志来记录问题并跟踪解决问题的进度。
•为每个问题分配优先级和所有者。按优先级顺序解决问题,并分配合适的人员来解决每个问题。
•定期审查问题日志并报告高优先级问题。通过适当的沟通,让利益相关者了解问题的状态。
•采取行动解决问题。一旦问题得到识别,请采取行动解决该问题。如果第一个解决方案不起作用,请尝试备选方案。
•监控措施并确保问题不会再次出现。采取必要的预防措施来避免问题在未来重新出现。
•在必要时提高问题的优先级以获得管理层的注意。如果普通方法无法解决高优先级问题,请向高层管理人员提出请求,寻求帮助。
遵循这些准则可以有助于您有效地管理项目中的问题和风险。请记住,成功的项目管理不仅仅依靠计划,还依靠识别和解决问题的能力。你需要在项目的所有阶段保持警惕,并准备采取行动。
