共享打印机作为企业日常OA办公必不可少的设备，我们需要用到的功能包括打印、服务、扫描于一体，甚至还包括传真功能，如何发挥共享打印机的功能呢？我们可以选择激光一体机、多功能复印机这样的设备，由于激光一体机成本比较高，我们仅在前台和老板那里使用，多是HP和CANON2000元以内的设备，XEROX的设备也不错，一体机的使用寿命2年左右，最好是有相同型号的备用机，可以在购买时选择3年的上门售后服务，这样出现问题可以及时得到更换备件服务，没有后顾之忧，相当一年仅增加300元的成本，耗材可以从欧迪办公那里订购。共享打印可以在打印机管理选项中设置，删除EVERYONE权限，指定某人有管理权限，这样他就能添加用户，用于允许他们使用该共享打印机，由于使用过程中必须要有本地电脑支持，我们可以选购带网卡的打印机，手动设置IP地址，在客户端安装打印机驱动后才能使用，不管怎么说一体机使用还是有一定的灵活性，但是使用速度慢，不适合高速、双面打印等高级应用，我们主要使用多功能复印件来满足需要。
多功能复印机常用的是理光和XEROX这两种机型，可以选择购买或是租赁的方式取得使用权，日后的维护成本折算到每张的成本，通过计数器上的读数来收取费用，好处是可以节省很大一笔现金，还有日常人工的维护费用。我们使用复印机先要把驱动安装到打印服务器上，设置为共享后用户可以直接添加，对于彩色复印机控制访问权限，只允许少量用户有权限去使用。扫描功能也是经常要用到，我们可以设置邮件发送，SMTP协议安全性低而很少采用，理光的是FTP方式，将扫描件存放到指定的共享路径，大家都可以看到扫描件，时间一久会残留好多扫描件没人去清理。XEROX的是设置邮箱，用户端安装扫描客户端，可以对不同的邮箱设置密码访问规则，部门可以有自个的私密邮箱，保密性要好，默认下载扫描件之后复印机会自动删除，我们认为这种方式还是比较方便的。对于传真功能，体现在可以自动接收，但是很容易跟打印复印件混淆，而且不能发传真，也不方便使用。传真功能建议使用传真卡加上传真软件，结合多功能复印机可以实现电子传真的收发，可以由前台去负责这方面工作。
日常的使用过程中，遇到过打印服务停止，从而导致无法打印，我们在本地安装打印驱动，添加共享打印机的IP地址，这种方式也可以直接打印，还有就是脱机、卡纸、没纸都会报错，我们从服务器上查看打印机的状态来判断故障的原因。另外一个方面，共享打印机可以通过HTTP的方式，可以登录查看故障信息，我们结合服务器和共享打印机的HTTP方式来维护打印机，用于跟售后去报修故障。
共享打印一直存在浪费的现象，常用的措施我们通过添加特殊的权限，比如：下班时间不允许打印，使用刷卡进入复印室，部门使用打印密码，打印定额这几种方式，还有就是打印服务器日志的查看，我们在服务器日志管理器上设好刷选项，将有关打印的日志进行保存，以此来判断用户的打印消耗量。基于共享打印的管理，是比较麻烦的工作，即使我们更新驱动，也会导致用户重新添加一遍打印机，因此管理好共享打印不但能够为企业节约成本，更重要的是让大家使用起来更方便好用，做好打印标示也是一项工作，提醒用户节约用纸，为绿色环保做出贡献。
本文转自 zhaiken 51CTO博客，原文链接：http://blog.51cto.com/zhaiken/400865，如需转载请自行联系原作者
