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打印服务器共享打印维护

简介:
共享打印机作为企业日常OA办公必不可少的设备,我们需要用到的功能包括打印、服务、扫描于一体,甚至还包括传真功能,如何发挥共享打印机的功能呢?我们可以选择激光一体机、多功能复印机这样的设备,由于激光一体机成本比较高,我们仅在前台和老板那里使用,多是HPCANON2000元以内的设备,XEROX的设备也不错,一体机的使用寿命2年左右,最好是有相同型号的备用机,可以在购买时选择3年的上门售后服务,这样出现问题可以及时得到更换备件服务,没有后顾之忧,相当一年仅增加300元的成本,耗材可以从欧迪办公那里订购。共享打印可以在打印机管理选项中设置,删除EVERYONE权限,指定某人有管理权限,这样他就能添加用户,用于允许他们使用该共享打印机,由于使用过程中必须要有本地电脑支持,我们可以选购带网卡的打印机,手动设置IP地址,在客户端安装打印机驱动后才能使用,不管怎么说一体机使用还是有一定的灵活性,但是使用速度慢,不适合高速、双面打印等高级应用,我们主要使用多功能复印件来满足需要。

 
多功能复印机常用的是理光和XEROX这两种机型,可以选择购买或是租赁的方式取得使用权,日后的维护成本折算到每张的成本,通过计数器上的读数来收取费用,好处是可以节省很大一笔现金,还有日常人工的维护费用。我们使用复印机先要把驱动安装到打印服务器上,设置为共享后用户可以直接添加,对于彩色复印机控制访问权限,只允许少量用户有权限去使用。扫描功能也是经常要用到,我们可以设置邮件发送,SMTP协议安全性低而很少采用,理光的是FTP方式,将扫描件存放到指定的共享路径,大家都可以看到扫描件,时间一久会残留好多扫描件没人去清理。XEROX的是设置邮箱,用户端安装扫描客户端,可以对不同的邮箱设置密码访问规则,部门可以有自个的私密邮箱,保密性要好,默认下载扫描件之后复印机会自动删除,我们认为这种方式还是比较方便的。对于传真功能,体现在可以自动接收,但是很容易跟打印复印件混淆,而且不能发传真,也不方便使用。传真功能建议使用传真卡加上传真软件,结合多功能复印机可以实现电子传真的收发,可以由前台去负责这方面工作。

 
日常的使用过程中,遇到过打印服务停止,从而导致无法打印,我们在本地安装打印驱动,添加共享打印机的IP地址,这种方式也可以直接打印,还有就是脱机、卡纸、没纸都会报错,我们从服务器上查看打印机的状态来判断故障的原因。另外一个方面,共享打印机可以通过HTTP的方式,可以登录查看故障信息,我们结合服务器和共享打印机的HTTP方式来维护打印机,用于跟售后去报修故障。

 
共享打印一直存在浪费的现象,常用的措施我们通过添加特殊的权限,比如:下班时间不允许打印,使用刷卡进入复印室,部门使用打印密码,打印定额这几种方式,还有就是打印服务器日志的查看,我们在服务器日志管理器上设好刷选项,将有关打印的日志进行保存,以此来判断用户的打印消耗量。基于共享打印的管理,是比较麻烦的工作,即使我们更新驱动,也会导致用户重新添加一遍打印机,因此管理好共享打印不但能够为企业节约成本,更重要的是让大家使用起来更方便好用,做好打印标示也是一项工作,提醒用户节约用纸,为绿色环保做出贡献。



本文转自 zhaiken 51CTO博客,原文链接:http://blog.51cto.com/zhaiken/400865,如需转载请自行联系原作者

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