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让邮件飞一会儿

简介: 某一天,你正在埋头苦干,一封邮件嗖地一下发了过来。你打开一看,原来是开发经理要你去排查一个问题。既然老大都发话了,你能不照办吗?于是乎,你极不情愿地放下了手上的工作,打开了另外一个代码工程。

某一天,你正在埋头苦干,一封邮件嗖地一下发了过来。你打开一看,原来是开发经理要你去排查一个问题。既然老大都发话了,你能不照办吗?于是乎,你极不情愿地放下了手上的工作,打开了另外一个代码工程。


很多程序员都会有上面的经历,本来工作得好好的,但邮件一来,自己就被“迫”去做其他事情了。我们对于邮件的态度是“又爱又恨”。在本文中,我们来好好聊一下工作中的邮件。


为什么要用邮件?

邮件的一个突出的特点就是非实时性。也就是说,邮件发过来的时候,你可以不在线,当自己上线的时候可以阅读。即使是看到了,你也可以选择是否回复。与邮件相对的是电话,它要求两个人必须同时在线,人家问一句,你就要答一句。


在工作中,考虑到大家都有各自的任务在手,如果打电话或当面叫你放下手中的工作去做另外的事情,多少有点不礼貌。这样,邮件便是一个比较好的选择。反正我把要做的事情或想说的话发给你了,你有空的时候就给我弄一下,弄好了再回复我。


此外,邮件内容就像一篇文章,“白纸黑字”的可以把想要说的事情描述清楚,且阅读邮件的人能够反复看。很多重要的内容能够存档,以后查找起来也比较的容易。
 
邮件的种类

工作久了,大家就会发现,并不是收到的每一封邮件都值得一读,也不是收到了邮件马上就要回复。


按照重要程序,邮件分为:紧急邮件、重要邮件和一般邮件

(1) 紧急邮件:软件现场故障、软件升级过程中遇到的问题、客户投诉的反馈等均属于此类。一收到此类邮件,我们就要马上停下手中的工作,将解决问题放在第一优先级。


(2) 重要邮件:软件需求改动、重要软件模块问题咨询、软件测试日报等均属于此类。此类邮件不必马上回复,但我们也不能忽略。等手上的任务完成之后,就要给予详细回复。


(3) 一般邮件:行政平台或部门的通知、某些会议通知、产品宣传广告等均属于此类。对于此类邮件,我们了解一下便可。


按照收件人范围,邮件分为:小组邮件、部门邮件和公司邮件。


(1) 小组邮件:也即收件人和发件人限制在开发小组内部的邮件。这些邮件主要用于讨论某些软件版本在设计、开发和测试中遇到的问题及相关软件的安装、升级等。


(2) 部门邮件:也即收件人和发件人限制在部门内部的邮件。这些邮件主要用于通知部门活动、群发批评或表彰通知等。


(3) 公司邮件:也即公司相关行政部门发送的、每个员工都能够收到的邮件。这些邮件主要用于群发公司的一些规章制度、某些产品的宣传公告、处分或表彰决定、放假通知等。
 
如何回复邮件?

邮件的初衷虽然是不想打扰收件人,但现实的情况却不是这样的。很多时候,我们必须要“极不情愿”地答复一些邮件。有同事甚至每天要花好几个小时在阅读和回复邮件上,这对工作效率的影响很大。


那么,我们如何回复邮件呢?我个人的经验是这样的:


(1) 在邮箱里面进行设置,将重要发件人的邮件标注为特殊的颜色(如红色)。这样,当我们打开邮箱的时候,第一优先级就是查看特殊颜色的邮件并给予回复。如此也提高了工作的效率。


(2) 不要每收到一封邮件便打开邮箱看一下,等手上的任务告一段落之后再统一查看前一时段收到的邮件。不要害怕某些非常重要的邮件没有看到,如果邮件真的有那么重要,会有人及时提醒你的。比如,如果是一个现场紧急问题的邮件,那么开发经理就会让你马上查找问题原因。


(3) 某些重要的邮件不要马上回复,开发经理也许会直接给予答复。涉及到需求问题、研发进度安排等,一般是由开发人员的上级(即开发经理)负责回复。涉及到程序细节、软件详细设计等,才需要开发人员来仔细回复。


(4) 编写或答复邮件的时候,要做到语句通顺、表意清楚、无错别字。我看很多人急急忙忙地答复别人的邮件,但答复里面没有把自己想说的表达清楚,而且有错别字,读起来都不通顺,还让人怎么理解呢?看到这种邮件,别人还会担心你写的程序是不是也会有很多错误。因此,邮件写好之后,大家要再检查、斟酌一下,看自己写的内容是否正确无误。
 
总结

工作邮件,看似是一个很小的东西,里面却包含了很大的“学问”。总之,我们要把它当作一个服务于工作的、方便沟通交流的工具,而不要让其成为“累赘”。邮件的编写和答复不能任性,要将自己的想法清晰明了地表达出来。


我认为,写邮件也是一门艺术。你怎么看?


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