有哪些方法可以提高时间利用率？

如何有效地进行自我时间管理，向来是职场人士的重要课题。管理大师德鲁克认为，“不能管理时间，便什么都不能管理。”每个人的一天都是24小时，有的人忙到脚不沾地，有的人却不急不慢，抛去工作性质不谈，如何才能高效利用每一天的工作时间呢?

时间管理其实就是自我管理，让自己既能把事情很快地做完（有效率），又能把事情做对（有效能）。这涉及到时间的分配和工作的流程，合理分配自己的工作时间，是时间管理的第一步。

合理分配时间

将所有的待办事项，按照急迫性与重要程度，可以划分为“不紧急但重要”、“紧急且重要”、“紧急但不重要”和“不紧急也不重要”四类。

一个自我诊断时间分配是否合理的方法，就是检查自己的时间分配。如果你分配在“不紧急但重要”事情上的时间不到一半，那么你的状态，不是总处于高压中（处理“紧急且重要”的事情），就是浪费在其他不重要的事情上太多。

简化工作流程

在职场中，由于每个人的工作习惯不同，采取的工作流程也不同。我们都知道熟能生巧，按工作流程办事，可少走弯路，以最快最直接的方法达到最有效的执行。而真正高效的流程工作，必然是最小化流程步骤的。这与崔西定律的推断如出一辙：“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比。”例如，完成甲工作有3个执行步骤，该工作的困难度是9；完成乙工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25。由此可见简化工作流程的必要性。

若想在最短的时间内，快速提升自己的执行力，那就应实施更好、更简洁的工作流程。为高效工作，有人追捧GTD（Getting Things Done，做完每一件事）的时间管理方法，而刻板走过收集、处理、整理、检查、行动五步骤是一件非常痛苦且低效的事情。如果你事务缠身，不妨试试化繁为简，简化无关紧要的选择，把这些时间花在重要的决策上，结果或许会事半功倍。

时间都去哪了？

如果觉得时间难以把控，不妨将时间管理项目化，即是把每个工作任务都当成项目，分解每个项目的工作时间，进而管理项目每一阶段的完成时间。这样做的优势在于可以从整体上看到不同任务花费的时间资源，又能够清晰地看到每个任务的具体工时情况，从而能够合理分配时间，提高时间利用率。

管理时间与工作除了靠坚强的意志力，我们还可以借助时间管理工具来帮忙。譬如8Manage企业管理软件，它的时间管理系统一直受到职场人士的好评。8Manage能够通过项目的形式对人们的任何活动进行高效的时间管理，如自动跟踪每个项目活动与可交付成果的时间与进度，下一层活动的完成率与可交付成果会自动地汇总到上一层活动，逾期活动会自动亮红灯，并且系统会自动把预警信息发送给所有受影响的相关人员。

另外，8Manage 时刻跟踪原计划时间、最新的计划时间与实际完成时间，如有任何时间差异都会实时高亮显示差异以方便项目人员更方便快捷地管理项目时间和及时发现问题。

借助时间管理工具，我们能够清晰地看到自己的工作与时间的具体分配情况，它就像一个随身的办公助手，帮你合理控制自己的时间分配，提醒你在特定阶段的特定工作任务，从而提高工作时间的利用效率。

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