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如何用项目甘特图,做好项目汇报

简介: 如何用项目甘特图,做好项目汇报
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先引用百度百科的词条,再来回顾一下,什么是甘特图:

甘特图(Gantt chart)又称为横道图、条状图(Bar chart)。其通过条状图来显示项目、进度和其他时间相关的系统进展的内在关系随着时间进展的情况。以提出者亨利·劳伦斯·甘特(Henry Laurence Gantt)先生的名字命名。


我是如何手工整理项目甘特图的

之前在负责管理技术团队的时候,为了整理团队几十人、4~5个小组、同时并行的多个项目,在进行周例会汇报和向上汇报和在向下进行工作安排和风险管控时,我都会使用项目甘特图来帮助我进行清晰、宏观的梳理。

以下,是我曾经用Mac苹果的Numbers(相当于微软的Excel表格)手动整理的真实项目甘特图。

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项目背景是,为了整理商城Java新架构的项目甘特图,尽量合理安排,缩短开发周期和尽快上线。为此,在左侧,是不同项目的汇总,共细分为8个子项目:账号管理体系、小程序2.0_用户登录注册流程、【新运营平台】小程序2.0_市场、小程序2.0_搜索页、小程序2.0、优惠券重构(一期)、订单支付及分账体系、商户端2.0新架构。在中间,是负责每个子项目的技术开发人员、测试人员和其他项目干系人员。在表格右侧,是不同的子项目按每周每天的工时计划表。

同时,为了更好区分不同的子项目,我使用了不同的颜色来进行区分。然后,每周五下班前再逐一和每一位项目成员收集、汇总、录入和确认最新的进度。

虽然整理甘特图表格耗时,但其效果和作用是很明显的。首先,可以让技术负责人掌握最新、最全面的项目进度和风险,在会议汇报时,既要报喜也要报忧。其次,方便我们可以“预知”未来,通过评估和收集,可以提前对未来的开发计划和上线时间进行预测、规划和安排。最后,也有利于团队有一致的目标和协同计划。

如何使用工具自动生成项目甘特图

除了可以手动制作项目甘特图,也可以使用工具快速来生成汇总,节省宝贵的工作时间。

第1步,在使用YesDev协同工具时,为了能汇总甘特图,我们需要每位项目成员先根据需求拆解开发任务和评估工时,同时关联到对应的需求。

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任务添加并评估后,可以看到需求的任务列表。

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第2步,查看单个项目的甘特图。你可以在项目的模块中,勾选并使用项目甘特图。

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这样,你和你的团队就可以看到当前项目的实时甘特图了。可以看到,甘特图支持:按天、按周、按月进行汇总,同时可以按人天或按小时统计工时。在上半部分,以需求以事汇总工时和计划;在下半部分,以人为单位汇总工作量。

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第3步,统计项目集的甘特图,生成七彩甘特图和导出Excel。

点击【统计更多项目】,进入项目集的甘特图,我们还可以自由选择多个项目。每个项目可以下钻到需求,也可以折叠成项目。每个项目的甘特图颜色也是可以自定义的。统计的时间范围和维度也可以自由选择。最后,还能导出Excel文件。

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导出下载的Excel文件类似:

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如何用项目甘特图,做好项目汇报

下面我们结合一个真实的项目甘特图,从中窥探需要的项目信息、计划、风险和进度,以便让你学会在会议和向上汇报时,更有条理和让人信服。

以下这个开发项目,总工时是505人天,共投入了21人(包括研发、测试、售前、产品、项目经理等),项目周期历经10个月及以下。

由于项目周期长,并且工时过大,为此我们需要选择的视角是让甘特图按人天、按周为划分单位,先来宏观感受一下项目甘特图。结合下图,可以明显看到,在项目启动的前期和后期,工程量是不多的,更多工作量是集中在中部,这也是符合我们的常识。

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再来看下当前最近一个月的甘特图和计划。可以看到有明显的脉冲,这是因为周末双休。

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接下来,在人员的工时上,我们要注意并要学会看懂这些数字。基本上,每个人每天的工作时间是8H,如果哪个人的一天工时远超过8H,则说明要么他没有精确进行工时计划,要么他极有可能存在延期的风险。反过来,如果团队很多成员的工时都不满每天8小时,而团队又推辞说这个项目无法按时上线的话,那么作为项目负责人,你应该学会用数字说话。

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还有更多项目的秘密,都隐藏在了甘特图中,欢迎一起来交流分享。

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