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阿里双11大型项目管理怎么玩?

简介: 你是否还在大会小会、邮件、群消息来推进项目进度?还在使用表格、文档来记录项目完成状态?
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你是否还在大会小会、邮件、群消息来推进项目进度?还在使用表格、文档来记录项目完成状态?
面对大型项目、有几百人需进行工作沟通和协作时,如何健康有序运转项目?是否有一个成熟的、可参考的、可量化的项目管理工具帮助企业透明化沟通、数据化沉淀?
上图表格为某研发童鞋工作周报记录

2016年菜鸟技术双11项目集管理也遇到了这样的痛点需求:如何把266个项目、3大军团、覆盖近600多人的大型项目集有序有效地进行管理,从而保证在双11之前如期保质保量地上线?
2016年7月底,菜鸟技术的PMO乐学开始尝试使用阿里巴巴研发协同平台云效的项目集管理、项目风险进度及健康度管理等功能。

下面我们先来认识一下云效
云效作为云上企业级一站式智能研发协同平台,是阿里巴巴多年产品研发经验的首次全面对外输出,为企业用户提供一站式项目管理:管理需求、任务、缺陷、迭代、里程碑、风险和文档;支持项目集、父子项目、甚至双十一等大型协作项目;支持Scrum、看板等多种敏捷实践等。

云效项目管理的最佳实践

菜鸟技术在使用云效的所有项目管理功能时,结合自己的业务情况摸索出了一套自己的项目集管理经验和方法。
菜鸟双11项目集里程碑

以下是菜鸟技术PMO乐学给我们带来的分享:

如何利用云效的项目管理进行菜鸟技术双11项目的多层项目透明化管理?如何双维度、逐层汇报做好风险控制?如何用电子看板和物理看板结合的方式,如何进行项目的完整沉淀?

多层项目透明化管理
一个1-5人就可以cover的小项目或沟通链路为单线的项目,通过一个物理看板和邮件就能有效推进,但当项目成员变成几十人、上百人,沟通链路变成一对多、多对多分层交叉状时,信息的沟通成本就会逐级增加,项目的进展可控度、项目风险透明度就会大大降低。

像菜鸟这样的双11项目集,项目层级最多的被拆分成5层,如果通过物理的方法、Excel的方法去同步管理项目进度,想把控每个节点风险,工作量和工作难度难以想象。

菜鸟利用云效的父子项目功能和项目树状结构,对项目进行逐层分解, 同时又用关联项目功能,与其他BU和团队的双11项目,在云效上形成项目集的可视化、透明化的联动,最终将菜鸟的266个项目在线上实现了有序的管理和沉淀。

3

菜鸟项目5级分层
第一层:菜鸟双11项目集
第二层:3个一级项目——P0-近卫军团-技术风险、P1-天灾军团-技术研发、P2-燃烧军团-技术突破
第三层:16个二级项目——系统保障、业务保障、仓配板块、运营平台、末端业务等。
第四层:二级项目下的子项目
第五层:在子项目下面,可加入或者创建子项目。

5层项目分解图

双维度、逐层汇报的风控措施
当一个项目集有几十个甚至上百个风险暴露时,如何去评估、分类,又如何汇报解决?云效能有效管控项目风险,让项目参与人员利用系统化、流程化工具将风险控制在可预期范围:

项目风险管控项目截图

在云效中可以对风险进行分层,可以对风险进行分类打标,并可将风险与项目及更高层项目进行关联。

首先是维度分层,可分为模块项目风险、团队模块风险,如,“2016年双11物流宝项目“是团队项目的风险, “天灾军团”是模块项目的风险;

其次是风险分类,可分为进度、依赖、技术、资源、变更5个类别,如依赖类的风险,需要跨部门沟通解决,这类风险一般会向项目的上一级项目转移,增加其风险等级;

最后是风险关联,如:“仓配派件项目”依赖外部团队的资源,并且相关资源没有到位,项目PM认为存在一定的风险,于是在云效该项目下面创建了“仓配派件项目风险”需要跟进。通过打标签[依赖]将其分类标识为依赖类风险,依赖类风险往往超出了团队的控制范围需要进一步上升风险到业务域,于是将所属项目修改为“末端板块”,同时保持该风险关联到自身项目以及依赖的其他团队项目”物流宝板块“,并抄送提醒相关人员。末端业务域PM继续将风险通过关联上升到菜鸟天灾军团风险,以便在项目集PM周会上与依赖的业务域PM讨论解决方案。

从项目集的里程碑管理、标签管理、风险管理等,我们可以看到项目的整体进度、风险等信息,面对不同级别的风险,解决的途径不一样。
同一个风险可以从不同的视角看到:自身项目风险列表、自身项目所属业务域风险列表、依赖方的项目风险列表、天灾军团的风险列表等。同时通过云效将风险管理的沟通过程、处理结果沉淀下来,方便后续的项目回顾以及给后来人经验参考。

仓配派件项目风险处理界面

项目与需求关联、电子看板与物理看板结合
从项目集的里程碑管理、标签管理、风险管理等,我们可以看到项目的整体进度,风险等信息。
双11快递板块进度可视化界面

如果想进一步了解项目的细节,还可以利用云效将项目与需求关联。

项目与需求关联

这一关联可帮助团队共同梳理和澄清需求,达成对需求的一致理解,团队可以使用迭代的方式进一步将高优先级的需求放入到当前迭代里。团队可以采用迭代开发的模式,比如有些团队在尝试使用Scrum的敏捷开发模式,根据需求的优先级,以迭代方式完成整个项目的开发和发布。

在迭代进程中, 菜鸟也使用物理看板+每日晨会的方式来同步开发进度同步风险,并将数据结果同步到云效上,实现与线上项目关联,完成项目需求数据从线下到线上的完整记录,实现可视化、数据化结果展现(如下图)。

菜鸟不同规模需求的UserStory孵化时间趋势图

菜鸟技术双11项目集在菜鸟技术PM乐学和相关人员的探索和实践中通过云效最终实现了项目进度的有效管理、项目风险的强效控制、项目需求文档内容&项目风险数据&项目资源管理经验等的完整沉淀,在整个过程中,云效成为了PM非常强大的帮手,为项目最终的成功起到了不可或缺的作用。

另外云效除了提供项目管理功能外,还提供应用管理、代码托管、自动化测试、持续交付、运营反馈的一站式研发协同服务等等强大功能哦。

立即体验云效项目管理,点此进入。

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