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IT硬件资产管理办法

简介: IT硬件资产管理办法

文档介绍

1.1 编写目的

文档编写的目的是切实加强硬件资产管理,进一步完善硬件资产管理保证IT硬件资产的完好率和使用率,使设备保持良好的技术状态,满足业务部门的使用需求保障公司各项工作的正常运行。

依据本文档,对集团总部办公区内的资产进行管理。

1.2 适用范围

本流程的管理对象是集团总部办公采购的价值超过500元的IT设备或配件,或其他经过资产管理认定的需要进行管理的IT设备附件。

术语定义

2.1 硬件资产

主要集团总部范围内购置的硬件设备资产

对于个人领用的需个人进行保管的资产,定义为个人资产。

放置在公共办公区域,供全体或部门员工使用的资产,定义为公共资产。

2.2 使用人

主要指硬件资产的实际使用者,个人资产的使用人通常员工个人也可以是多个使用者的代表

公共资产的使用人负责保管公共资产的部门指定的员工无法确认使用人的公共资产应当及时归还入库

2.3 主管部门

主要指由公司授权负责代为管理硬件资产的部门。主管部门负责所有硬件资产的保管和登记以及在使用中硬件资产的维护与使用监督等责任,本管理办法规定的主管部门为IT部技术运维部。

2.4 资产管理员

主管部门通过51IT系统进行IT硬件资产管理,为方便管理,主管部门授权指定人员进行资产的现场管理及51IT系统操作


硬件资产预算管理

3.1 硬件资产预算编制

硬件资产预算编制时需要包含以下:

1、 个人办公类资产

包含新购PC、即将报废PC的更换、PC配件升级

2、 服务器类资产

包含新增服务器、服务器配件升级,如项目预算已包含硬件部分的不再重复计算。

3、 维修费用

包含个人PC、服务器的维修

3.2 硬件资产预算管理

当年资产采购总额需要严格控制在当年预算总额内。

年初预算总额发布后,根据总额进行月度额度测算,并进行分配月度预算额度。

如申请资产的采购价格不超过当月预算额度,则根据申领审核标准进行审批。

如申请资产的采购价格超过当月预算额度,原则上不允许再批准采购资产,如属于特殊情况,则需要增加PMO审核,是否可挪用下月预算额度。

硬件资产采购管理

4.1 个人资产配置标准

笔记本标准

配置类别

型号

标准配置

办公应用

ThinkPad E440

I3-4代CPU/500G硬盘/1G独显/4G内存/WIN8系统/包+鼠+3年上门

便携式

ThinkPad X240

I3-4代CPU/500G硬盘/4G内存/WIN8系统/包+鼠+3年上门

研发设计

ThinkPad E440

(高配)

I5-4210M/8G/500G/2G独显/WIN8.1

办公通用机型【E440】适用于办公室、出差等办公环境部分需要高性能的用户可以申请增加SSD硬盘

便携式机型【X240】适用于总监级别以上员工申请

研发设计E440(高配)】适用开发、营建、设计、IT研发

台式机标准

配置类别

型号

标准配置

办公应用

HP 280G1

NewCeleronDualCoreG1840(2.8G/2M)/4G(DDR3*1600*)/500G(SATA)/NOCD/Windows 8.1 (China) 64位/ USB KB/USB Optical Mouse/ /3-3-3有限保修

研发设计

HP Pro 600G1

NewCorei5-4590/4G/500G/DVD/NOFDD/SuseLinux/USBKB/U

通用机型280G1】适用于办公室办公使用

研发设计Pro 600G1】适用开发、营建、设计、IT研发

4.2 员工电脑资产发放

新入职员工的电脑资产发放参照以下流程:

1、 HR招聘组在线填写新员工Offer,确认新员工岗位、所在部门、直接主管信息

2、 直接主管在线审批Offer,并确认新员工是否需要PC,11级以下员工可以选择台式机或笔记本(办公应用类)

3、 部门负责人在线审批Offer,对新员工PC进行再次确认

4、 系统发出流程请求,在51IT系统中生成PC申请记录

5、 IT根据当时库存备机状态决定是否需要发起采购。一般有库存机器,优先考虑发放库存。

6、 新员工报道当天,由IT现场进行机器发放

IT将根据公司机器发放标准来为新员工准备机器,如若员工有特殊需要,请入职后自行在51IT系统中申请。

4.3 个人资产领用申请

正式员工,可在IT Portal上自行申请新的设备或配件。

4.4 个人资产的领用审核标准

员工个人在51IT系统中提交IT资产领用申请后,需要经过主管部门进行审核。

原则上对于以下情况,均可申请领用资产

1、 总部新入职员工且离职流程在总部办理

2、 员工名下无同类型资产

3、 名下已存在同类型资产,但经IT确认可以申请多台同类型资产

 

符合以下任一情况的,将拒绝领用申请

1、 非总部办公员工

2、 名下有同一类型设备且其设备没有超过5年的

3、 员工归还资产时人为损坏拒不赔偿且需新申请资产的

4、 无法满足申请物料分配标准

5、 51IT中员工信息缺失

6、 经IT沟通确认无需发放的

硬件资产实物管理

5.1 个人资产发放

在库资产的发放,需要在51IT系统上进行申请,审核通过后再进行发放。

特殊情况的发放,需要有资产接收人的邮件确认作为附件上传,由资产管理员进行变更。

资产申请时的型号仅作申请参考,具体是资产管理员的实际发放为准。

提升库存资产周转率,最大化利用IT硬件资产,资产管理发放IT硬件资产时以库存优先发放,库存不足时再行采购。

5.2 个人资产保管责任

员工个人对个人名下资产具有保管责任,不得擅自拆卸,恶意损坏。

如若发现名下设备信息与51IT系统上登记的不符,或机器上的资产标签磨损等情况,请及时联系资产管理员。

5.3 个人资产变更

因资产的使用人发生变化,可以将名下资产变更其他员工。

特殊的,如变更的资产接受人不符合资产分配标准的,资产管理员有权利要求资产接收人提供补充材料或拒绝变更

员工名下申请的一般耗材不使用资产变更流程。

 

资产更请参照以下流程办理:

1、 资产接受人邮件资产管理员,确认接受资产的明细,包含资产型号资产号、序列号

2、 资产管理员在51IT系统上进行变更,上传邮件作为附件

3、 资产管理员邮件回复变更完成

4、 资产接收人登录51IT系统核实名下资产

5.4 个人资产归还

以下情况及时将个人资产归还给资产管理员

1、 员工离职,在最后工作日前需归还资产

2、 原申请领用的资产但无需再使用的

 

资产归还给资产管理员,应及时登录51IT核实资产归还情况。

总部资产归还地点:XXX

5.5 资产盘点

资产管理员应定期对库存资产进行盘点自查并配合PMO、财务完成资产盘点工作。

IT部将每季度定期发起资产盘点自查,以确保库存资产准确通过51IT系统发送盘点核查邮件,确保个人名下资产相符。

财务部每半年发起资产盘点,由IT部具体执行,财务部负责抽盘复查。

员工个人应配合资产盘点过程中查验实物工作,名下资产妥善保管

硬件资产维修管理

6.1 库存资产维修

库存资产满足以下条件,可由资产管理员发起维修申请:

1) 经过维修后,资产可以发放给员工使用的

2) 维修价格不超过资产残值

供应商的选择上,原则上使用招标供应商,如存在非招标范围的维修,可使用三方比价选择供应商

6.2 个人资产维修

个人资产在正常使用过程中出现的损坏,请联系总部支持组获取维修服务,维修原则请参照以下分情况进行处理

1、 保修期处于保修范围的资产,可上门维修的,由总部支持组联系商上门维修,员工个人请安排时间配合进行维修。

2、 保修期外的非人为损坏的资产,由总部支持组联系指定供应商上门取回维修

3、 需要指定地点维修的资产,由总部支持组安排进行维修

其中第2、3种情况下,资产应交还给总部支持组,由总部支持组安排跟进维修期间在51IT系统上资产管理员应将该资产进行归还入库操作,并备注送修情况。

IT设备维修期间,IT部将根据实际情况调配备用资源,以降低对员工工作的影响。

 

6.3 个人资产人为损坏维修流程

员工领用IT资产后,负有妥善保管及使用的责任,期间因长时间正常使用而导致的损坏,由公司承担维修费用。

以下情况导致的损坏,由员工个人付费进行维修。

1、 液体意外泼溅

2、 意外坠落或碰撞

3、 外力挤压

人为损坏的定义参照厂商的维修定义,如有任何异议,以厂商指定维修出具的维修单为准。

总部支持组联系厂商维修点上门维修的,员工个人应直接付费给上门维修人员。

硬件资产遗失处理

个人资产因保管不善,防范不严,造成固定资产的丢失或被盗的需承担赔偿责任。

7.1 资产赔偿流程

实物的资产赔偿,请参照以下流程办理:

1、 使用人提交资产报废申请,填写《固定资产售卖/报废申请单》,填写单据请先联系总部财务组获取资产残值金额。

2、 主管部门进行签字确认并注明处理意见

3、 赔偿金交给总部资金

4、 《固定资产售卖/报废申请单》和赔偿金收据复印件提交总部财务部处理

5、 《固定资产售卖/报废申请单》复印件交由主管部门,更新51IT系统中资产状态

7.2 离职时的赔偿流程

离职交接时,名下资产遗失的,需进行赔偿请参照一下流程办理

1、 使用人联系资产管理员告知遗失事宜

2、 资产管理员联系总部财务组获取资产残值金额,并在离职交接单上填写赔偿金额

3、 使用人在离职交接单签字确认,并薪资结算金额中进行扣除。

4、 离职交接单复印件提交总部财务部处理

5、 离职交接单复印件交由主管部门,更新51IT系统中资产状态

硬件资产报废

8.1 资产报废条件

对满足以下任一条件的资产,可由使用人资产管理员发起报废流程

1) 已损坏的资产,经过主管部门评估无维修价值的

2) 超过资产折旧期限,经过主管部门评估无法进行再次发放使用的

3) 因IT设备升级导致的不需再使用的资产,单个资产残值不超过2000元的

4) 个人名下资产遗失的

 

报废后的资产,由信息技术部、财务部、行政部联合进行报废处理。

8.2 资产报废流程

报废IT硬件资产,请参照以下流程办理:

1、 使用人提交资产报废申请,填写《固定资产售卖/报废申请单》,填写单据请先联系总部财务组获取资产残值金额。

2、 部门负责人审批,对应管理层负责人审批

3、 主管部门进行签字确认并注明处理意见

4、 IT部负责人审批

5、 将审批后的《固定资产售卖/报废申请单》,提交财务部处理

6、 《固定资产售卖/报废申请单》复印件交由主管部门,更新51IT系统中资产状态

附则

本管理办法由技术运维部拟定,每年发布一版信息技术部负责修订与解释。



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