崮德好文连载 - 时间&事项管理工具

在阿里巴巴上班，有非常多的事情要处理，不管你是管理者还是普通员工，你每天都会收到无数的钉钉消息，也会被拉入无数的钉钉群，还有接到无数的电话会议，因此你如果没有时间&事项管理工具，就靠大脑记忆，那你绝对很快就被这些信息淹没，然后过了一段时间，绝对会被很多人投诉：比如这个事情忘记办了；比如那个任务delay了。我记得《得到》的罗振宇说过，“一个优秀的员工，应该凡事有回应，事事有结论。”那该怎么做到呢？我自己刚到阿里也发现了这个问题，第一周还有点不适应，但是我立即想到了很多的GTD（Getting Things Done）工具，可以用来做事项跟踪和管理，每次有待办事项，我就会立即记录到GTD工具中，既便捷又快速。一周的使用后，我已经完全可以适应信息洪流了，只要立即记录，绝对不会遗漏。曾经有个专家说，很多人老是喊时间不够，其实调研下来，其中有1-2小时是用在回忆待办事项上面，如果平时注意利用好GTD工具，则可以节省这1-2小时，用来好好看书充电也不错。

在阿里上班，经常会有很多供应商，方案商来拜访，很多都是提前一周和你约，这个时候，如果一周也就一个约会，估计都很容易记住，但是如果一周有3，4个会议，而且有些是早上，有些安排在下午，大脑记忆的负担就很重了。而且有些约会，还是时间重叠的，如果没有记录好，绝对会撞车。这个时候，我推荐用手机自带的日历来管理约会，因为这个日历可以随时提醒你下个约会。通过这个日历，我没有错过任何约会，也保证了既不浪费别人时间，也提高了自己日程安排的效率。

在工作的时候，会听到一些好的建议，或者看书的时候，看到一些好的观点，好的名人名言，好的工作方法，好的思维方式，当时看了很兴奋，但是时间久了，回忆不出来。因此这个时候绝对推荐你使用电子化的方式把这些信息收集起来。比如我就记录了下面的这些名句：

1、“每个人心里都有一团火，路过的人只能看到烟。但总有一个人，总有那么一个人能看到这团火，然后走过来，陪我一起。我带着我的热情、我的冷漠、我的狂暴、我的温和，以及对爱情毫无理由的相信，走的上气不接下气。我结结巴巴地对她说：‘你叫什么名字？’从‘你叫什么名字’开始，后来，有了一切。”

2、兵者，国之大事。死生之地，存亡之道，不可不察也。

3、求之于势，不责于人

每每空闲，可以把这些名句拿出来回味，感觉给自己的大脑做个体操，也让自己的思维方式锻炼一下，非常有效。

和供应商开会，和客户开会，一定会有很多信息分享，早期的做法是记在脑子里或者本子上，用脑子记，容易时间久了忘记；用本子记，不容易查询。我建议大家用电子记录工具来记录，这些工具都可以基于时间顺序记录会议关键内容，并且可以在以后查询和浏览，非常方便。

生活中，有很多时候，我们脑中会闪过一个idea，如果当时没有记录下来，几分钟后我们就会忘记了，下次要去回忆这个idea就非常费力，所以我的建议是用手机随时记录自己头脑中冒出来的闪念，并时不时去看看这个idea，因为有时候自己觉得特别牛逼的闪念，可能过了一周发现，其实也没有啥可以兴奋的，那在过一周，是否就可以考虑删除这个闪念。当然也有一种情况，你越看越觉得有意思，那是否可以把这个闪念提高优先级，多和不同的人去聊这个想法，通过多聊来碰撞新的火花，也许可以得到更多的体感。

有很多同事问我，崮徳，你每天都有这么多想法，还要工作，学习英语，看书，大脑怎么够用，时间怎么够？我觉得吧，这个要看方法，而不是靠人定胜天。比如，我之前提到的日程管理，事项管理等帮忙记忆细节的小工具，可以把大脑从记忆琐碎的细节中释放出来，那么清空大脑后，大脑的效率会大大提高。