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在家办公没效率?阿里技术团队这样做...

简介: 本文作者:王德浩

今年初的这场严重疫情,不仅危害全国人民的身体健康,也打乱了企业开工的节奏。不少公司、团队不得不选择远程办公。不同性质的工作,远程办公的效果和效率大相径庭。相较于零售、餐饮等强依赖面对面交流的职业,技术研发团队实行远程办公更方便。

阿里巴巴的办公室分布在全球各地,异地协同是必备技能。我们团队(阿里云数据库事业部X-Engine团队)的小伙伴,分布在北京、杭州和深圳,已经习惯了彼此远程协作。此次响应国家号召,窝在家里,工作进展没有受到太多影响。有的同学甚至觉得“在家上班,效果翻番”。

只要工作方法得当,工具使用恰当,成果也能满满当当。今天就来和大家分享一下,远程办公,怎么高效地完成工作。

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1、如何应对沟通效率下降

当员工聚在一起办公时,安排工作、讨论问题,走两步就能说清楚。需要协助,喊一嗓子就能得到回应。如有紧急事项,召集开会也很方便。不在一起时,管理者不能及时了解员工的进度,员工无法迅速得到管理者和同事的协助。信息沟通和协同工作都会受到挑战,进而影响项目进度。

为了加强沟通效率,我们采用的以下几条策略。

早打卡或晨会。在公司上班时,谁来了谁没来,不用打卡也一目了然。员工坐在工位的那一刻开始,便会得到一个自我暗示:工作时间开始了。人在家里总是会不自觉的放松,因此应该做一件事情,像剪刀一样,将休息时间和工作时间划分开。以晨会或者一个简单的早打卡,大家互相提醒,我们要一起开始工作了。同时,也要将今天计划做的事情,同步给相关同事。

晚日报。每个人通过钉钉日志功能,在某个时间点前,将今天做了什么,做到什么程度,有什么结果写下来。管理者和合作者,可以根据这些信息,把控工作的进度。同时,每天有写日报的“压力”,员工更加不会松懈。根据日报内容,谁做了事,谁在划水,一目了然。远程办公结束后,通过日报回顾自己的工作,会更有满足感。

善用协同工作工具。这是一个长期积累的工作,文档管理、代码管理、项目管理工具可以帮助共享大量的知识和信息,平时就应该善加利用,将需要共享的知识沉淀下来,减少对特定人的依赖。如果平时积累的好,远程办公会更加轻松。

举个例子,一篇清晰规范的共享文档,可以减少很多不必要的沟通。当真的需要沟通时,不要迟疑,钉钉这样的工具,发起双人通话还是多人开会都非常方便。

2、如何应对个人工作效率下降

在无拘无束的环境里,人很容易放松。再加上揪心于疫情严重,很难控制自己不时刷手机。怎样才能有效提高效率呢?

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设定目标,并拆分成以天为单位的任务。每周开始前制定一周目标。每天开始前,明确自己要完成的事项,并写下来,为日报做好准备。

举个例子,我今天要做好xxx功能的设计,它包括1,2,3个关键流程,我要将这三个关键流程想清楚,产出设计文档初版。有了明确的任务,自然会更加专心地投入。千万不要抱着“做到哪儿是哪”的心态。

像平时一样划分好工作和休息时间。这需要自律,也需要监督。晨会和晚报是工作和休息时间的大分割线。工作时间内,最好也能像平时一样,每工作40分钟,活动5分钟。中午划定12:00-13:30为吃饭和休息。同样,最好也能将工作区域和休息区域划分开,比如将工作地点选在原离床的书房或客厅。通过空间和时间的划分,刻意营造工作的状态和感觉。

在这个特殊的时刻,大家安心待在家里,做好自己的工作,都是在为阻击疫情、经济复苏出一份力,加油。

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