云栖回顾|宜搭Plus+云粒智慧,搭建企业级智能费控平台-阿里云开发者社区

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云栖回顾|宜搭Plus+云粒智慧,搭建企业级智能费控平台

简介: 差旅以及差旅全生命周期管理对于企业来讲,一直是一个痛点。云粒智慧科技CEO汤子楠在云栖大会上分享了云粒科技基于宜搭Plus搭建的智能费控,作为全流程的解决方案,如何帮助企业实现事前、事中、事后的落地管控,提升企业的内部运营效率,降低企业成本。

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各位下午好,我来自云粒智慧科技有限公司,我相信在座的各位一定都是SaaS或者是企业数字化转型应用开发浪潮中的一员,云粒是一家非常年轻的公司,我们也是在去年的时候加入到了浪潮当中,成为其中的一个创业者。

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今天下午向大家汇报一下,我们在这一年多来所做的产品的方向,也来讲一讲跟宜搭的合作以及它帮我们做了什么。目前云粒其中的一个业务方向是我们做了企业费控的产品,主要是面向企业差旅报销的环节。应该说,差旅以及差旅全生命周期管理对于所有的企业,尤其是信息化程度没有那么强的企业来讲,一直是一个痛点,而且这个痛点如果跟企业的用户真正的聊以后你会发现是一个全方位的痛点。

企业的CEO在抱怨,我们公司的差旅成本居高不下,想要砍,又怕耽误业务,该怎么办?员工说,这个公司的差旅管控太严,我们想要做业务都受制于此做不好。财务说,员工每次贴的差旅光发票的审核就一大堆问题,而且我们无论用什么样的管控手段老板都还是不满意。所以这样的一个吐槽基本上会使得企业的差旅,这个企业跟市场的业务运转关联最紧密的操作,其实是一个效率很低,有待于完善的环节。

在这一轮的数字化转型的浪潮当中,我认为所有在企业内部跟它的业务紧密相连,并且因为效率、因为成本存在问题的这些领域都值得SaaS的厂商进来,把它的重新优化一遍。

前不久在消费行业有一个很著名的人物叫雕爷,他说新零售的浪潮来了,所有的消费品都值得被重新做一遍。我想在企业服务,在产业互联网里面,可能也会有一个类似的判断,企业所有的业务环节只要他之前的数字化转型的进展还没有那么强,里面的痛点比较多,可能这个领域的应用也都值得重新再做一遍。

传统费控存在的问题

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我们来看一看,传统的企业差旅的管控和费用控制到底问题出现在什么地方,因为整个差旅是一个全生命周期的问题,在事前主要的问题是计划很难定,年初企业要做差旅的预算,在每一次差旅发生之前要做每一次差旅这样的计划。

在事中,所有的差旅过程中我要订酒店、车、用餐,甚至跟差旅过程中相关的一些商务的费用也好,它怎么去操作,企业没有办法管的那么细,全靠员工自己来掌握,那是否合规全凭自觉。

在申请报销的流程中,企业会有各种各样的要求和规定,员工拿着一堆的发票还要回忆自己差旅里面每一个行程的细节,去了哪里、做了什么,然后把这些信息如实填报出来。即使是这样也不可避免出现一些问题,所以企业财务还要再一轮的检查,看看里面到底有什么问题,而且还要避免里面潜在的比如说虚假报销或者是一些潜在的贪腐风险的出现。

到最后,所有的这些信息汇总起来,企业老总也很关心,说我们企业今年的差旅到底是一个什么情况,支持出去怎么样,所有的支出是不是真正的帮到了业务。所有这样的一个链条,其实非常的繁琐,而造成的这个链条很重要的一个原因是因为在过去,大部分这些环节的操作其实都是线下的。在这过程中,我们想要帮助企业做数字化,把它原来在线下所有的操作搬到线上。如果所有的这些环节能够通过线上来完成,可能大量的这种复杂的操作就不存在了。

云粒费控能力&宜搭

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这是云粒费控的一张架构图,我们基本是围绕着刚才所说的,在事前、事中、事后的差旅以及费用控制的各个环节去尝试全部把它都数字化掉。

首先,在事前的差旅申请环节,不管是企业在年初差旅的计划的预算,还是每一个次出行的形成的计划和申请以及代理申请、合并差旅等等这样的形成把它用手机端和PC端做了一个很灵活的申请的入口。在过程中,所有的消费环节,我们尽可能多的通过引入外部的合作的厂商,使得所有的操作都可以线上化。

基本上员工差旅的过程中消费比较多的无外乎就是机票、酒店的预定,用车和用餐的环节。感谢整个在消费领域的数字化浪潮的到来,其实绝大部分这样的环节今天都是可以通过外部的服务平台全部把它数字化掉的,让员工通过线下的方式去申请和消费,既消耗员工的时间,同时又很难让企业能够对这个生命周期所有的行李进行全链条的跟踪。

在报销的环节,我们一方面去鼓励大量的使用电子发票的方式,然后用电子发票跟企业的财务去能够直接打通。另一方面,也通过引入OCR等等一些智能化的识别手段让员工通过发票填写报销信息的操作能够更加的简单。

所有的这些环节,我们会尽可能多的把差旅的全生命周期的所有过程,包括员工的消费,包括住管的审批包括过程中所有的差旅的目标跟最初的业务目标是否一致,这些信息全部都记录下来,使得后续财务的审核变得非常容易。

在这个过程中,要重点强调的是其实云粒费控底层是宜搭这样的平台。差旅费控是一个很典型的企业OA的系统,所以它需要用大量企业OA的通用的一些组建。比如说像页面的搭建,像工作流,像报表。而宜搭其实提供了非常丰富的应用,可以用低代码甚至少代码开发的方式去开发搭建这样的业务能力的模型。

事实上,类似的这样的低代码和无代码开发的基础平台现在业界有很多,甚至已经开始有了很多开源的产品。从我们的使用过程中,我们感觉阿里巴巴所提供的这套平台跟普通平台最大的区别在于,自己是这个平台最大的用户。我觉得这也是阿里巴巴这一次加入到数字化转型的浪潮当中它所提供的基础设施和服务,可能区别于其它的厂商非常大的区别,作为一个IT基础设施的服务商,阿里巴巴同时也是一个数字化转型的实践的弄潮儿。

它的电子商务,它的金融包括它在其它的各个领域的经济体里面各种各样的业务都在消费自身的基础设施。所以宜搭这样的一个平台在阿里内部,经过了自身OA系统在各个不同业务场景的使用之后,再推出来,相比于一般做专用平台的厂家所提供的能力其实方便了很多。

比如像刚才叶总所举的工作流搭建的例子。其实在搭建一个工作流的时候,因为工作流的某一个节点的属性不同,而使得工作流出现分叉,这是在业务里面相当常见的一个过程,而这个过程,比如说在财务的流程,在差旅管控的流程甚至企业其它的流程里面所体现的能力是不一样的,因为宜搭的平台在这个过程中,自身已经服务了阿里内部的很多业务部门,它这里面已经预知了很多的能力,使得云粒在基于这个平台去开发应用的时候变得非常得心应手而且高效。

能够落地的事前、事中、事后管控

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在这样的基础上,实际上云粒的费控基本上为企业提供了事前、事中、事后管控的功能,而且借助于我们能够提供的所有的数字化转型的能力,我们可以让企业在预先设置标准的时候能够更简单,而且标准可以设置的尽可能轻量级,因为事后所有的行为都可以被跟踪和审计,所以我们完全可以把很多原来需要在事前管控的要求放到事后去做审查。

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因为员工在实际的操作过程中企业对他的这些行为是完全可知的,所以它也会在过程中有审视。举一个例子,比如说在差旅过程中导致差旅增加很重要的原因是临时行程的更改,去预定短途的飞机票是比提前3、4天到一周去预定费用会高出很多。一方面,我们会支持企业去设计如果员工临时修改行程导致预定一天甚至两天以内的机票和酒店的时候,就会给他的主观发一封报警邮件,同时我们也可以支持在年末或者每个月跟员工自己出一个差旅分析报告的时候,提示他说本周你因为行程规划的不科学导致你花了多少钱。通过这样的一个方式,我们一可以帮助公司节省成本,又可以充分调动员工的积极性,让他能够在过程中更多思考怎么使得自己的差旅变得更加科学。

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今天限于时间关系,具体的这些内容我不作太多的介绍了,在事前、事中和事后的环节,其实企业的需求都会有不一样的地方,所以今天云粒的费控,它作为一个标准化的SaaS的产品,我们提供了大量面向企业定制化集成的接口,可以跟企业自身的业务审批流,它的财务系统,它的报税的系统,甚至是他的工资和报销管发放的系统去做对接,使得可以满足每个企业更加个性化的需求。

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整个云粒的费控产品,我们希望能够帮企业打造数字化转型的浪潮之后,企业的费用管理的全新的模式。

首先,把所有跟差旅审批,包括差旅和财务、差旅和业务的数据统一,把它汇聚到一起,让企业的差旅可以根据这些内容进行灵活的调整和设置。图中这些数字,实际上是我们在服务客户的时候所取得的一些成绩。我觉得最后一点对很多企业来讲是非常有吸引力的,因为整个财务的审核其实在很多企业里面需要有专制的财务的同学来完成的,而利用人工的审核又不可避免要出一些问题。这个时候通过数据驱动的智能审核不仅可以提高准确性,而且可以帮助企业大大的降低成本。

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另外,在整个过程中由于上面供应商的引入,对于员工来讲,我们也发现不管是加班的打车,还是差旅过程中临时需要修改行程的操作,其效率都比以前提升了很多。

今天的费控只是云粒基于阿里的宜搭平台所搭的一个SaaS应用,但是我们已经从中体会到了宜搭的平台的威力。最后,预祝所有的SaaS开发的应用好伙伴,能够抓住这一波数字化转型浪潮的机会,能够做出更多优秀的产品,谢谢大家。

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