阿里云RPA(机器人流程自动化)干货系列之五:业务流程梳理方法-阿里云开发者社区

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阿里云RPA(机器人流程自动化)干货系列之五:业务流程梳理方法

简介: 本文是阿里云RPA(机器人流程自动化)干货系列之五,详细介绍了在开发阿里云RPA机器人应用之前对客户的业务流程进行详细、全面地梳理,并识别出流程中的关键点和换位思考点,为后续应用开发打好基础。

导读:本文是阿里云RPA(机器人流程自动化)干货系列之五,详细介绍了在开发阿里云RPA机器人应用之前对客户的业务流程进行详细、全面地梳理,并识别出流程中的关键点和换位思考点,为后续应用开发打好基础。


为了确保阿里云RPA项目交付能够为客户提供最好的产品体验和实施服务,同时也为了保证在RPA实施交付过程中能够避免由于客户业务流程梳理不清楚、不规范导致的应用开发问题,因此通过此文明确在RPA业务流程梳理过程中需要达到的标准或要求。在整个阿里云RPA项目实施交付过程中,涉及到具体业务流程的文档主要BPL(Business Process List,业务流程梳理列表)文档和BWD(Business Workflow Document,业务流程梳理)文档。

一、BPL文档编写

1)流程名称唯一

一个客户可能需要阿里云RPA帮他们开发多个流程,每个流程需要有一个明确的名称,流程名称不重复,而且要做到见名知意。

2)流程基本情况介绍

客户在BPL文档里需要填写详细的流程基本信息,确保阿里云RPA交付人员能够清晰明了的明白目前流程是在做什么、有关流程的一些人力、物力的投入以及流程需要涉及的系统环境信息,如下图:

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上述表格中的信息,需要客户详细填写清楚,并且需要得到阿里云RPA交付人员的确认,以便在初次接触业务流程的时候了解客户的流程是做什么的,设计的系统环境等信息。

3)客户系统最近是否有升级计划

如果客户的系统最近有升级计划,需要和客户确认清楚系统升级对RPA项目的影响有几何,并根据这个判断本流程目前是否适合RPA来执行。

4)初次判断流程是否可行

客户在编写好BPL后,对于流程的可行性判断是基于业务逻辑,而阿里云RPA交付团队需要从技术层面或逻辑上给予判断此流程是否可行,最终的判断是否可行要等到编写完BWD文档之后。

二、流程的层级

1)界定流程范围

流程范围界定了这个流程涉及的业务边界,包含但不仅限于以下内容: 涉及的业务场景、每月的人力投入、每月的业务重复量、流程图、流程步骤详细说明、流程所在的部门、所涉及的业务数据量、touch的系统环境、与上下游流程的关联性、流程的起止点、术语解释等一系列有关流程的所有信息。

2)流程层级

一个业务流程一共可以分为5个层级,L1-L5,如下图所示:

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L1层级图-从总体上绘制了这个流程是做什么的;

L2层级图-从涉及的BU(业务部门)角度绘制了流程的走向;

L3层级图-从涉及的BU角度和业务场景绘制了粗粒度的流程走向;

L4层级图-从单个步骤或几个步骤的组合角度绘制了细粒度的流程走向;

L5层级图-从具体的单个步骤角度绘制了非常详细的每个步骤的流程走向。

3) 流程图的绘制要求

在项目实施过程中,任何人只要看到流程图就能很清晰的整体了解这个流程是干什么的,需要涉及哪些业务场景,有哪些关联属性。在目前的阿里云RPA流程梳理过程中,我们要求绘制的流程图包括L3层级的流程图和L4层级的流程图(L1-L2层级的可以不画):

L3层级的流程图如下:

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L3层级的流程图只需要描述清楚各个大的功能模块的步骤和业务点,不会很详细的涉及到具体的每个流程步骤。

L4层级的流程图如下:

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L4层级的流程图需要很详细的描述流程中涉及的每个具体步骤,需要确保前一个步骤和后面一个步骤是连续的,中间没有断层。并且要明确画出流程分支,确保流程逻辑的完整性。(由于内容过多,篇幅限制,在此不赘述了)

4)流程图常用符号

下图简单罗列了一些常用的流程绘制符号,需要流程梳理人员按照实际场景使用相应的符号,不可乱用。

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三、BWD文档编写

下图简单描述了如何编写一份BWD文档的具体步骤:

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  1. 收集并整理客户发来的所有有关这个流程的资料,包括所使用的各种word文档、Excel表单、视频/音频、PPT、简要介绍等等;
  2. 详细了解客户的业务流程信息,包含但不仅限于以下内容: 涉及的业务场景、每月的人力投入、每月的业务重复量、流程图、流程步骤详细说明、流程所在的部门、所涉及的业务数据量、touch的系统环境、与上下游流程的关联性、流程的起止点、术语解释等一系列有关流程的所有信息;
  3. 先初步画出L4层级的流程图,并与客户业务人员进行交流讨论并确认L4流程图的准确性和完整性;
  4. 按照所提供的BWD模板文档,基于L4层级的流程图写出每个步骤所对应的详细步骤描述,并配上相应的截屏(做好截屏的标注,同时对有些步骤需要多个截屏,确保截屏的连贯性),然后和客户再次确认此流程的合理性、准确性和完整性;
  5. 和客户最后确认一遍BWD,如果没有问题的话,请客户相关部门负责人审核并签字确认

注明:在绘制流程图和编写详细步骤描述的过程中,有任何的疑问和困惑,请及时与客户及阿里云RPA团队联系,以确保所编写的BWD文档是最能真实反映出客户现有的流程情况,以及能够为后续的技术开发提供最可靠的流程细节。

四、流程梳理中的换位思考

为了能够很好的编写出一个完整、清晰明确的BWD文档,需要流程梳理人员遵循以下几个注意事项:

1)你要把自己设想成为看你文档的阿里云RPA技术开发人员,你写的BWD文档,开发人员能够通过读一遍你写的文档,并且你再跟他讲解一遍,他如果能梳理清楚并且了解业务细节,那你写的文档就是OK的,如果有些步骤不清晰不明白,那就需要再次补充调整;

2)你也要把自己设想成为一个机器人,用机器人的思维来写BWD文档。机器人是很笨的,它的每一步执行都是基于非常细化的步骤和规则,那么在步骤说明里你就需要给与机器人很清晰详细的步骤说明和前提条件及它需要的信息,这样机器人就知道该怎么执行步骤,而不会出现步骤中断;

3)你也要把自己设想成为客户,客户需要的是什么?对于这个流程来说,他需要机器人帮他执行这个流程,在阶段性的步骤执行中他需要知道机器人给他输出的结果是什么,所以对于阶段步骤(几个连续步骤的集合)的结果需要描述清楚,客户他更多的是关心结果,而不是过程。但是机器人和开发人员更多的是在于过程。

欢迎大家提出更好的关于流程梳理以及流程优化方面的建议,共同创造阿里云RPA崭新的未来!!


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