协同致胜,企业如何选择适合的办公软件-阿里云开发者社区

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协同致胜,企业如何选择适合的办公软件

简介: 协同办公市场已经非常成熟,各家产品之间功能趋于同质化,这让客户难以分辨到底哪家产品更适合自己。因此需要自己对这类产品有一个基本的认识,做到心中有数。

协同办公市场已经非常成熟,各家产品之间功能趋于同质化,这让客户不太好分辨到底哪家产品更好,或者哪家产品更适合自己。因此需要自己对这类产品有一个基本的认识,做到心中有数。一般来说,要选择好协同办公产品,需要注意以下几点:

1、理清企业协同办公需求

不同公司对于协同办公需求不同,有些公司项目做得多,可能对于项目管理要求就高一些;有些公司更重视人事管理,就会对考勤、审批、假勤等情有独钟;还有些公司分部较多,经常需要召开视频会议,显然就需要擅长这方面的产品……或者这些功能都需要,那可能就需要功能较为全面的协同办公产品;当然也可以不同产品混搭使用,但缺点是数据互通比较困难。

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另外,如果企业在安全上有很高的诉求,可能就要考虑能够私有化部署的产品。但这类产品并不普遍,通常只有SaaS公有云版。一般来说,能够私有化部署的产品都是走高端定制路线,但要求客户自己要有服务器,有技术团队,因为数据和日常维护都要自己负责。这还意味着私有化版本通常价格不菲,但不见得价格越高就越好,同样要考虑基本功能、可扩展性、部署难度和升级、维护难度,以及性价比等众多因素。

简单说,自己企业需要针对目前在运营中发现的问题,来确定协同办公产品需要起到的作用,从而确定要用到哪方面功能更多一些,就要在这方面擅长的产品中选择最适合自己的那一款。而不是人云亦云盲目选择所谓高人气的“爆款”。

2、确定选型范围

这同样是一项需要分步进行的工作。因为只有先在海量的产品中对其进行层层筛选,才能最终确定最符合公司需要的那几款产品,做最后的挑选。根据之前需求情况,负责选型的人员应该把功能上符合自己需求的产品粗略整理出来,再按照以下条件进行筛选:

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看同行选择

这只是一种参考,如果不知道该如何确定选型产品范围,这一步很重要。如果自己的公司不是新兴行业(就是很难找到对标企业那种),可以打听一下同行大多数都用什么产品,或者同规模的佼佼者用哪些产品比较多。经过这种对比和参考之后,自己公司选择产品的名单就可以建立,或者在已有名单中可以筛选掉一部分相关性差的产品。如果自己的企业的确比较特立独行,产品筛选可直接略过这一步。

确定产品价位

俗话说“好钢用在刀刃上”,但你还得清楚你的“好钢”有几斤几两,能给多大的刀做刀刃。一般来说,选协同办公系统和选其他产品没有本质区别,摸着自己的钱包来最稳妥,既不要一味追求“高大上”,花大价钱买很多功能用不上的所谓“高端名牌产品”,也没必要非得追求便宜甚至免费,而忽视产品质量。

根据笔者自己的经验,协同办公领域虽然优秀免费产品众多,但那种无条件全免费的产品基本意味着“低品质”,这包括技术过时、安全性低、稳定性差、售后欠缺等严重问题。看到这种产品要先问一个为什么:为什么厂商要免费一款被宣传的如此好的产品,该产品最后一次有价值更新是在什么时候……如果禁不住诱惑,一定要亲自试用之后再决定是否采用,否则可能要整个公司或团队承担严重后果。

做好预算之后,就能筛选下一部分不在预算范围之内的产品。

关注产品成长情况

在目前的产品名单中关注一下他们的成长情况。一般来说,那些保持更新、售后到位、功能不断演进的产品更值得购买,如果厂商能够根据用户需求来决定更新内容的话,可以说这款产品是不二之选,因为你有机会让自己的需求更好地融入到产品之中。

再次提示,千万不要迷信所谓的“爆款”,因为这些宣传的“火爆”虚虚实实,名不副实的不在少数,尤其警惕那种“过气爆款”扰乱市场:有些老产品曾经很辉煌,或者包装的很辉煌,在网上的点击率也很高,但由于种种原因产品本身不再更新,而之前积累的人气并不会很快随之消失,这种流量大户依然会成为搜索引擎推荐的重点,所以如果你只看表面而不深入调研,很可能就会被金玉其外蒙蔽双眼。

跟客服洽谈需求

如果你还不放心自己的选择,可以与目前名单上的产品客服一一取得联系,说明自己的需求,让客服根据你的需求为你设计产品使用方案甚至是定制方案。这样的好处是,可以直接对比出哪家服务更专业,哪家产品功能更适合自己,也可以弄明白一些自己试用不出来的功能。一般来说,客服比你更了解自己的产品能解决哪些问题,而你更清楚自己想要解决哪些问题,二者一碰撞,那个让你最顺心的可能就是“对的人”。

注意,我说的是“可能”,不一定就真的是,因为不能排除对方客服是个大忽悠的可能性。不管你和客服聊得多投机,你还得亲自试用验证你的需求是否得到满足。

3、试用被选产品

这是最后也是最关键的一步。经过上述筛选,留下的产品应该就不多了,能留下两三款应该是最好的,因为这样一来测试工作不算很繁重。对于测试方案,最好先设定统一的测试场景条件,让被选产品分别去执行,综合效果最好的应该就是最终要选择的产品。

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有条件的话,测试应该分不同的阶段:

先进行两三个人的初步测试,经过对比后如果有严重问题就可以直接把该产品pass掉;

没有大问题的产品可以再逐步推广到五至十个人的技术团队进行团体性试用,这一步应该基本上就能确定最后的产品了;

③最后可以让非技术团队对最终选择进行确认性试用。在这过程中,如果有突出问题,都要联系客服解决,以便全员推广时能够顺利上手。

结语

挑选合适的协同办公软件,和挑选其他产品一样,都需要先做好功课,再着手实施。而且功课做得越扎实,你的选择就越符合公司需求。

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