Excel操作技巧

简介: 1 快速选择Excel工作表 在Excel中,要在一个有很多个工作表的工作簿中快速地选择某一个工作表,只需将鼠标指针移到工作簿左下角的工作表滚动轴(Sheet Tabs),然后点击右键,在快捷菜单中选择你想要的工作表即可()。

1 快速选择Excel工作表

Excel中,要在一个有很多个工作表的工作簿中快速地选择某一个工作表,只需将鼠标指针移到工作簿左下角的工作表滚动轴(Sheet Tabs),然后点击右键,在快捷菜单中选择你想要的工作表即可()。

2 快速选中全部工作表 右键单击工作窗口下面的工作表标签,在弹出的菜单中选择选定全部工作表命令即可()。

3 快速启动Excel

如果想在启动系统自动运行Excel,可以这样操作: 1.双击我的电脑图标,进入Windows目录,依次打开“Start Menu/Programs/启动文件夹; 2.打开Excel所在的文件夹,用鼠标将Excel图标拖到启动文件夹,这时Excel的快捷方式就被复制到启动文件夹中,下次启动Windows就可快速启动Excel了。 如果Windows系统已启动,你可用以下方法快速启动Excel: 方法一:单击开始文档命令里的任一Excel工作簿即可。 方法二:用鼠标从我的电脑中将Excel应用程序拖到桌面上,然后从快捷菜单中选择在当前位置创建快捷方式,以后启动时只需双击快捷方式即可。

4 快速删除选定区域数据

如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时,没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键,则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域,在释放了鼠标右键后其内容将被删除)

5 给单元格重新命名

Excel给每个单元格都有一个默认的名字,其命名规则是列标加横标,例如D3表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名,可以采用下面两种方法: 1.只要用鼠标单击某单元格,在表的左上角就会看到它当前的名字,再用鼠标选中名字,就可以输入一个新的名字了。 2.选中要命名的单元格,单击插入名称定义命令,显示定义名称对话框,在在当前工作簿中的名称框里输入名字,单击确定按钮即可()。 注意:在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字,它最多可包含255个字符,可以包含大、小写字符,但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。

6 Excel中选择整个单元格范围

Excel中,如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围,按下“Ctrl+Shift+ *” 注意:该命令将选择整个列和列标题,而不是该列表周围的空白单元格——你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令,全选命令将选择工作表中的全部单元格,包括那些你不打算使用的单元格。

7 快速移动/复制单元格

先选定单元格,然后移动鼠标指针到单元格边框上,按下鼠标左键并拖动到新位置,然后释放按键即可移动。若要复制单元格,则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。

8 快速修改单元格式次序

在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时,按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格,按下Shift键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出现拖放指针箭头,然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平状标志,左右拖拉时会变成垂直状标志,释放鼠标按钮完成操作后,单元格间的次序即发生了变化。

9 彻底清除单元格内容

先选定单元格,然后按Delete键,这时仅删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格,可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围,单击编辑清除命令,这时显示清除菜单(),选择全部命令即可,当然你也可以选择删除格式内容批注中的任一个。

10 选择单元格

选择一个单元格,将鼠标指向它单击鼠标左键即可; 选择一个单元格区域,可选中左上角的单元格,然后按住鼠标左键向右拖曳,直到需要的位置松开鼠标左键即可; 若要选择两个或多个不相邻的单元格区域,在选择一个单元格区域后,可按住Ctrl键,然后再选另一个区域即可; 若要选择整行或整列,只需单击行号或列标,这时该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格; 若单击左上角行号与列标交叉处的按钮,即可选定整个工作表。

11 为工作表命名

为了便于记忆和查找,可以将Excelsheet1sheet2sheet3工作命名为容易记忆的名字,有两种方法:1.选择要改名的工作表,单击格式工作表重命名命令,这时工作表的标签上名字将被反白显示,然后在标签上输入新的表名即可。 2.双击当前工作表下部的名称,如“Sheet1”,再输入新的名称。

12 一次性打开多个工作簿

利用下面的方法可以快速打开多个工作簿: 方法一 打开工作簿(*.xls)所在的文件夹,按住Shift键或Ctrl键,并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿,将它们全部选中,然后按右键单击,选择打开命令,系统则启动Excel 2002,并将上述选中的工作簿全部打开。 方法二 将需要一次打开的多个工作簿文件复制到C:/Windows/Application Data/Microsoft/Excel/XLSTART文件夹中,以后启动Excel 2002时,上述工作簿也同时被全部打开。 方法三 启动Excel 2002,单击工具选项命令,打开选项对话框,点击常规标签,在启动时打开此项中的所有文件后面的方框中输入一个文件夹的完整路径(d:/Excel),单击确定退出。然后将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中,以后当启动Excel 2002时,上述文件夹中的所有文件(包括非Excel格式的文档)被全部打开。 方法四 Excel 2002中,单击文件打开命令,按住Shift键或Ctrl键,在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿,然后按打开按钮,就可以一次打开多个工作簿。 方法五 用上述方法,将需要同时打开的多个工作簿全部打开,再单击文件保存工作区命令,打开保存工作区对话框,取名保存。以后只要用Excel 2002打开该工作区文件,则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开。

13 快速切换工作簿

对于少量的工作簿切换,单击工作簿所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作簿进行切换,可以使用窗口菜单。窗口菜单的底部列出了已打开工作簿的名字,要直接切换到一个工作簿,可以从窗口菜单选择它的名字。窗口菜单最多能列出9个工作簿,若多于9个,窗口菜单则包含一个名为其他窗口的命令,选用该命令,则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框,只需单击其中需要的名字即可。

14 选定超级链接文本(微软Office技巧大赛获奖作品)

如果需要在Excel中选定超级链接文本而不跳转到目标处,可在指向该单元格时,单击并按住可选定单元格。

15 快速查找

在执行查找操作之前,可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表(可选定此工作表内的任意一个单元格)或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时,可以使用问号(?)和星号(*)作为通配符,以方便查找操作。问号(?)代表一个字符,星号(*)代表一个或多个字符。需要注意的问题是,既然问号(?)和星号(*)作为通配符使用,那么如何查找问号(?)和星号(*)呢?只要在这两个字符前加上波浪号()就可以了。

16、不使用方向键也可上下左右移 动所选定单元格

  因工作需要,笔者在Excel多个单元格中输入大量文本,大家都知道,在Excel中,如果要选定已选定单元格右侧的单元格,可以按下方向键进行移 动,可为了节省时间,让操作的速度更高,可以按下Tab键,这样就可以快速选定已选定单元格右侧的单元格了,因为打字的时候两只手都在主键区上工作,如果要按方向键,则必须把右手腾出来,这样无疑会降低效率;

  那么如果想选定已选定单元格左侧的单元格该怎么办呢?笔者经过试验发现,可以同时按下“Shift+Tab”组合键,这样所选定的单元格就会左移了。

  上面我们知道了快速向左和向右移 动所选定单元格的方法,那向下选定单元格是按下“Enter”键,相同的道理,如果想向上选定单元格就是同时按下组合键“Shift+Enter”了,怎么样,这样你在Excel中输入大量文本速度就会快多了。

  17、选中包含超链接的单元格

  在Excel中的一个单元格中输入一个电子信箱地址,默认状态下此单元格就会自动转化为超链接,用鼠标点击它就会打开超链接,这样一来,如何才能选中此单元格而不打开此超链接呢?方法很简单,用鼠标点住此单元格持续几秒钟不放,就可以选中它了。

  18、持续显示单元格内的公式

  在Excel中的单元格内任意输入一个公式,如=1+1,按下回车键,这时此单元格就会不再显示公式,而显示出计算结果2,可有的时候我们并不想马上看到结果,而是希望此单元格能继续显示出公式,如何解决这个问题呢?方法很简单,在单元格内输入公式之后,依次点击菜单栏中的工具”——“公式审核”——“公式审核模式,这样就可以使公式继续保持原样;而如果想显示出公式计算结果时,可以再次点击公式审核模式即可。

  19、快速计算出矩形对角线长度

  已知矩形的长和宽,现要求计算它的对角线长度,用Excel就可以快速计算出答案。如何操作呢?
 设矩形长为X,宽为Y,对角线长度为Z,那么 ,从这个公式可以看出,要求出Z,有两个步骤。一,算出X的平方值和Y的平方值,并把它们相加;二,把第一步求出的值开方,所得出的数字就是Z。很明显,我们要使用到Excel中的两个函数,一个是计算某个数值的平方,即对数字进行幂运算;二是计算数字的平方根。下面介绍这两个数学函数的使用方法。

  返回给定数字的乘幂:POWER

  POWER函数可以对数字进行乘幂运算,它的语法是:POWER(number,power)

  其中Number是底数,可以为任意实数。

  Power是指数,底数按该指数次幂乘方。

  比如我们要求5的二次方,也就是平方,就可以在单元格内输入:“=POWER52,即可得出答案25

  返回给定数字的正平方根:SQRT

  它的语法是:SQRT(number)

  其中Number是要计算平方根的数。

  比如我们要求出16的平方根,就可以在单元格中输入:“=SQRT(16)”,即可得出答案4

  知道了这两个函数的用法,我们就可以轻松的得出Z的值了。

  先分别求出XY的平方,然后把它们相加,再相加得出的值开方,就可以得出答案。

  如果你还是觉得这样的速度慢,还有更好的方法。下面介绍一个函数:SUMSQ

  返回参数的平方和:SUMSQ

  它的语法是:SUMSQ(number1,number2, ...)number1,number230个以内的数,用此函数可以求出它们的平方和,这样一来,只需输入XY的值,就可以求出它们的平方和了,再用SQRT函数一计算,最后Z值就可以求出。
最好的方法是只在一个单元格内输入函数,就可以求出最终的Z值。

  上面介绍过了返回参数的平方和的函数:SUMSQ,假设XY的值分别是34,在一个单元格内输入SUMSQ34),然后按Enter键,单元格内就会显示出数字25,这就是XY值的平方和,我们要算出25这个数的正平方根,就需要另外一个函数:SQRT,这样一来,函数SUMSQ成了函数SQRT的参数,这在Excel里面叫做嵌套函数,即某个函数成为另一个函数的参数,要想在一个单元格内输入XY的值,并求出Z值,经过笔者试验,是完全可行的,因为这里使用了嵌套函数。假设XY值分别为34,在单元格中输入=SQRT(SUMSQ(3,4)),并按下回车键,就可以马上得到Z——5。输入此嵌套函数后,SUMSQ函数的参数34外边的小括号会变成绿色,而SQRT函数的参数外边的括号的颜色则不发生变化,这表明软件已经读懂此嵌套函数的意思。

  有兴趣的读者可以亲自试一下,在Excel的任意一个单元格中,输入“=SQRT(SUMSQ(XY))”,注意这里可以把XY换成任意两个正数,然后按一下回车键,就会得出Z值了。

  另外说一下,Excel可以支持多级嵌套函数。

  20、让数值完全或部分替换公式

  在一个单元格任意输入一个公式,如=1+1,再按回车键,此单元格的值就是自动计算出是2,能不能把这个公式删除掉,而永久转换成数值呢?

  就以1+1这个公式为例,我来介绍一下如何用数值来永久性替换公式的方法:先选中包含公式的单元格,然后点击复制,然后再点击粘贴,这时再点击 右侧的箭头,再点击只有值,这样一来,单元格中的公式就永久性转化为数值了。

  如果已经执行了上面的步骤,又想把数值变回公式,该怎么办呢?方法很简单,点击常用工具栏上的撤消按钮就可以了。

  有时候我们并不想把整个公式都转换为数值,而只是想把公式的一部分转换为数值,如何做呢?

  先选中包含公式的单元格,然后在编辑栏 中,选定要转换为数值的部分,然后按下F9,再按回车,这个部分就转换为了数值,而不再是公式了。

  21、去除最近使用过的工作簿列表

  在Excel文件菜单下,有几个最近编辑的工作簿,有时候我们不想让它显示出来,如何隐藏这些工作簿呢?

  点击工具菜单中的选项,再弹出的对话框中点击常规选项卡,然后去除最近使用的文件列表前面的对勾。

  如果想更改文件菜单下显示的最近使用的文件数目,可以先选中此复选框,然后在后面输入项数。


22
、显示出包含公式的单元格
 在一个Excel 工作表中,有大量数据,这些数据有的是直接输入的,而有的是用公式计算出来的。现在想要把用公式计算出的数据的单元格显示出来。

  方法:先选中所有待选单元格,然后点击菜单编辑”——“定位,这时弹出定位对话框,点击定位条件,选中公式,再点击确定,这样一来,包含公式的单元格就会被显示出来。
23
、简单方法移 动复制工具栏按钮

  根据工作需要,我们需要把一些自己最常用的工具栏按钮放在较为集中的地方,也就是移 动工具栏按钮,这是非常容易实现的,要想移 动工具栏按钮,可以在按下“ALT”键的同时拖运工具栏按钮,把它移 动到其它位置。

  而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏的其它地方,可以在按下“ATL+CTRL”组合键的同时拖动按钮到其它地方。

  这里要注意的是,移 动和复制工具栏按钮的时候,必须先按下“ALT”“ALT+CTRL”组合键,然后再用鼠标进行拖动。

  如果在复制了工具栏按钮后又不想要它了,怎么办呢?方法很简单,只需要再次按下“ALT+CTRL”组合键的同时,把不想要的按钮拖动到工具栏以外的区域即可。

  24、用快捷键快速插入函数

  在Excel中,如果想插入函数,可以使用快捷键“Shift+F3”,按下此组合键,就可以弹出插入函数对话框。

 

 

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