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走向管理:建立工作汇报机制

简介: 当前我公司在工作任务分配、进度跟踪方面存在的一个严重问题是:上级下达任务给下面的员工后,下面的员工消极被动的接受任务然后展开工作,在工作过程中,上级会经常询问下级的进展情况,并在任务延期的时候频繁催促,这样的结果是,上级疲于跟进任务细节进展,下级也容易产生抵触情绪而丧失积极主动性,从而,下级不会主动向上级汇报工作进展状况,更严重的是,工作中出现问题或意外情况时,也没有主动上报的意识,导致上级不能及时地了解必要的信息而因此可能做出错误的判断。
     当前我公司在工作任务分配、进度跟踪方面存在的一个严重问题是:上级下达任务给下面的员工后,下面的员工消极被动的接受任务然后展开工作,在工作过程中,上级会经常询问下级的进展情况,并在任务延期的时候频繁催促,这样的结果是,上级疲于跟进任务细节进展,下级也容易产生抵触情绪而丧失积极主动性,从而,下级不会主动向上级汇报工作进展状况,更严重的是,工作中出现问题或意外情况时,也没有主动上报的意识,导致上级不能及时地了解必要的信息而因此可能做出错误的判断。
     我们现在的状况可如下图表示:

   上图只有从上至下的单向传递,缺少了必要的反馈线路。建议在进度跟踪方面采用汇报反馈的机制,如下图所示:
 

    采用改进后的工作进展汇报机制,不仅可以调动下级的积极主动性和增强他们的责任感,而且可以让上级将更多的精力花费在更有价值的事情上。工作汇报机制要注意以下两点:
(1)       积极主动地向上级汇报最新的工作进展情况。
(2)       如果任务将延期,下级应尽可能地提前将情况告诉上级(如至少提前一天),以便上级能及时调整方案。
(3)       工作中出现任何意外情况,应第一时间上报给上级。      

    这三点应成为所有员工在工作中的的习惯。如有违背上述事项的情况发生,将对责任人采取相应的严肃处理
    除上述注意事项外,在具体实施过程中,可配合采用如下方案:
(1)       每周六下午5点(我们是每周工作六天),召集各项目负责人、组长总结本周的工作,并一起制定下周工作内容的重点,制定周计划。会议最长时间为40分钟。
(2)       每周一上午9点半召开周会,全体职员参加,总结上周的工作情况,并让大家了解本周的工作重点。会议最长时间为30分钟。会议结束后,各项目负责人、组长在组内讨论本组各成员在本周的主要工作内容,并制定每个组员的周计划。
(3)       每周一、二、三、四、五,下午530分,各项目负责人、组长参加汇报会议,汇报本小组的工作进展情况,并讨论安排第二天的工作任务。会议最长时间为20分钟。

ps:

    在此之前我们都有晨会(Morning meeting)的习惯,就15分钟,也是站着开的,但为了更好地配合汇报机制,我们将晨会提前了16个小时,:)。 只有主管级别和项目负责人需要参加每天的会议,这是必须的,而且会议的长度也不会超过20分钟。我本人非常讨厌漫无目的的长时间的会议讨论。


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