第十二章 采购管理

某些工作就是太大，以至于你的公司无法自行完成。

找到合适的卖方，选择正确类型的关系并确保合同的目标被打成。

有时候，你需要雇用外部公司做一部分的项目工作。这叫做采购(procurement),该外部公司被称为卖方。

项目采购管理包括合同管理和变更控制过程

• 规划采购管理
• 实施采购
• 控制采购
• 结束采购

项目采购管理围绕包括合同在内的协议来进行。协议是买卖双方之间的法律文件。

合同也可称作协议、谅解、分包合同或订购单。

在合同生命周期中，卖方首先是投标人。然后是中标人，之后是签约供应商或供货商。

规划采购管理

确定是否需要外部支持，如果需要，则还要决定采购什么、如何采购、采购多少，以及何时采购。

输入

• 项目管理计划
• 需求文件
• 风险登记册
• 活动资源需求
• 项目进度计划
• 活动成本估算
• 干系人登记册
• 事业环境因素
• 组织过程资产

项目管理计划

• 项目范围说明书
• WBS
• WBS词典

事业环境因素

• 市场条件
• 可从市场获得的产品、服务和成果
• 供应商情况，包括其以往绩效或声誉
• 适用于产品、服务和成果的典型条款和条件，或适用于特定行业的典型条款和条件
• 当地的独特要求

合同(组织过程资产)

• 总价合同。既定产品、服务或成果的采购设定一个总价。
  
  • 固定总价合同(FFP)。大多数买家都喜欢这种合同。因为采购的价格在一开始就确定，并且不允许改变(除非工作范围发生改变)。卖方有义务完成工作，并且承担因不良绩效导致的任何成本增加。
  • 总价加激励费用合同(FPIF).总价合同为买方和卖方提供了一定的灵活性，允许一定的绩效偏离，并对实现既定目标给予财务奖励。
  • 总价加经济价格调整合同(FP-EPA)。如果卖方的履约期将跨越相当长的时期(数年)。就应该使用本合同类型。它有利于买卖方之间维持多种长期关系。
• 成本补偿合同
  
  • 成本加固定费用合同(CPFF)。为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并向卖方支付一笔固定的费用。
  • 成本加激励费用合同(CPIF)。 为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并在卖方达到合同规定的绩效目标时，向卖方支付预先确定的激励费用。
• 工料合同(T&M)。工料合同是兼具成本补偿合同和总价合同的某些特点的混合型合同。在不能很快编写出准确工作说明书的情况下，经常使用工料合同来增加人员、聘请专家和寻求其他外部支持。开口合同，合同价因成本增加而变化。

工具和技术

• 自制或外购分析。确定某项工作最好由项目团队自行完成，还是外部采购。
• 专家判断
• 市场调研
• 会议

输出

• 采购管理计划
• 采购工作说明书。SOW
• 采购文件。采购文件是用于征求潜在卖方的建议书。
• 供方选择标准
• 自制或外购决策
• 变更请求
• 项目文件更新

供方选择标准

• 对需求的理解
• 总成本或生命周期成本
• 技术能力
• 风险
• 管理方法
• 技术方案
• 担保
• 财务实力
• 生产能力和兴趣
• 企业规模和类型
• 卖方以往的业绩
• 证明文件
• 知识产权
• 所有权

实施采购

输入

• 项目管理计划
• 采购文件
• 供方选择标准
• 卖方建议书
• 项目文件
• 自制或外购决策
• 采购工作说明书
• 组织过程资产

工具和技术

• 投标人会议。保证所有潜在卖方对采购要求都有清楚且一致的理解，保证没有任何投标人得到特别优待。
• 建议书评价技术
• 独立估算
• 专家判断
• 广告
• 分析技术
• 采购谈判。对于复杂的采购，合同裁判可以是一个独立的过程，有自己的输入和输出。项目经理可以不是采购谈判的主持人

输出

• 选定的卖方
• 协议
• 资源日历
• 变更请求
• 项目管理计划更新
• 项目文件更新

控制采购

输入

• 项目管理计划
• 采购文件
• 协议
• 批准的变更请求
• 工作绩效报告
• 工作绩效数据

工具和技术

• 合同变更控制系统
• 采购绩效审查
• 检查与审计
• 报告绩效
• 支付系统
• 索赔管理。有争议的变更也成为索赔、争议或诉求。谈判是解决所有索赔和争议的首选方法。
• 记录管理系统

输出

• 工作绩效信息
• 变更请求
• 项目管理计划更新
• 项目文件更新
• 组织过程资产更新

项目管理计划更新

• 采购管理计划
• 进度基准
• 成本基准

组织过程资产更新

• 往来函件
• 支付计划和请求
• 卖方绩效评估文件

结束采购

结束采购过程还包括一些行政工作。

合同可由双方协商一致而提前终止，或因一方违约而提前终止，或者为买方的便利而提前终止。

输入

• 项目管理计划
• 采购文件

工具和技术

• 采购审计
• 采购谈判。公正地解决全部未解决事项、索赔和争议。如果直接谈判无法解决，则可以尝试替代争议解决(ADR)方法，如调解或仲裁。
• 记录管理系统

输出

• 结束的采购
• 组织过程资产更新

组织过程资产更新

• 采购档案
• 可交付成果验收
• 经验教训文档

总结

本章的重点是合同。

参考资料

• 《Head First PMP 第二版》
• 《PMBOK 第三版》