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企业同步共享实施的五大陷阱

简介:

当使用企业文件同步共享应用时,一些最大的障碍可能会在初始部署的过程中出现。

企业同步共享实施的五大陷阱

在你评估企业同步和共享工具时,应该考虑哪些问题可以帮助你保持对企业数据的控制并减少携带自己的应用(BYOA)的倾向?产品本身的特性和功能自然很重要,需求因用例不同而不同。但当组织专注于功能时往往会忽视来自一个领域的担忧:推出过程中所涉及到的各种挑战。

以下简短的列出了企业同步共享所涉及的各种陷阱,以及你能够采取的措施。

没有正式的政策和指南就跳到BYOD

这并不仅是企业同步和共享的特有挑战,但在你推出移动生产力应用时值得注意。为员工提供工具让他们能够在任何地方,使用任何设备工作可以对提高员工的工作效率起到正面的影响。企业战略集团发现80%的有正式BYOD政策(而不是松散的准则)的公司已经看到员工工作效率的提高和帮助服务台呼叫次数的减少。实际上,30%的公司已经看到显著的生产率提高,只有2%的公司报告说产生了负面影响,并增加了IT帮助台呼叫次数。

那些允许BYOD但并没有正式政策条款的公司中的大多数也看到了生产力的相应提高;然而,只有7%的公司报告生产力有显著的提升,而36%的报告显示生产力没有变化,以及8%的报告认为产生了负面的影响并增加了帮助台呼叫。所以,在你急忙跳进BYOD前,确保指导方针的落实到位,指导员工什么设备适合在你的环境中使用,有哪些可用的应用程序,如何访问企业应用程序。你还应该提供应用程序的使用指南。

评估过程没有包括移动工作人员

对生产力应用的移动和便捷访问无疑影响了员工关于如何与应用程序交互的看法。他们期望可以达到像消费者喜欢的那种易用性,但在很大程度上又认识到他们在企业工具上不会得到完整的消费者体验。然而这都可以接受。但如果你在评估的过程中包含了移动的利益相关者,你成功部署企业同步共享工具的机会将会显著增加。你会更深入的了解到他们是如何以及在何处工作的一些相关的细微差别,并确保产品满足这些需求。你会明白从易用性角度来看什么是可接受的折衷。而且,最重要的是,你将得到很多高手,他们将帮助你推广一个他们参与了选择过程的产品。涉及到用户使用时千万不要小看口碑冠军—这是移动应用程序推广和应用的主要方式。

假定有个适合所有企业的同步和共享产品

不同的工具在安全性和控制上相差很大。因此,你应该研究公司的使用情况。许多企业尝试部署一个能够满足所有用户需求的产品--这往往意味着是按照最安全的用例来部署。不幸的是,这给了用户和数据可能不需要的大量的安全控制。而这会导致接下来的BYOA问题。

认识安全上的差异,为正确的用例部署合适的工具。虽然这意味着需要更多的厂商,许可和IT周期来管理不同的产品,但从整体上看这也意味着会有更多的应用以及更安全更受保护的企业数据。但是,这可能会导致用户需要使用多个产品才能完成跨界的任务。市场上有一些产品像Citrix,Accellion和 Egnyte都有提供连接器的功能。

忽略培训

似乎每个厂商都宣扬自己的客户端接口是多么易用和“受消费者亲睐”。然而,对新手进行工具和挑战的培训一直都是组织部署企业同步和共享工具产品的两大挑战之一, 仅次于安全问题。企业文件同步和共享工具在使用恰当时可以很强大。并且企业工具可以做到比消费工具更多的事情。他们之所以不像消费工具那么好用也仅仅是因为这个原因而已。因此,请确保你的员工了解如何执行基本和高级功能--他们对你推行的工具了解得越清楚,就越不可能回复到自己过去的BYOA方式。

使用错误措施达到成功

你需要用户使用公司的工具以保护数据的安全性。我们经常看到企业衡量使用率的方法是完全基于工具部署的数量。但是,仅仅因为用户下载了客户端,也许加载了一些数据到自己的帐户中,并不意味着他们正在使用这些工具。更好的成功措施是围绕活动本身—用户多久访问一次他们的帐户,有多少存储和共享的文件,有多少链接是共享的,以及有多少个文件有评论意见。你的员工也许会上传企业客户端,但早期仍然使用自己的BYOA账户,但由于你展开了培训,甚至鼓励使用,你会看到这种活动的上升。而随着活动的增加,你对公司数据的控制和管理水平也将提高。


本文作者:谈翔

来源:51CTO

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