2004年6月1日：“我们开会的时候”
别浪费我的时间。拜托，请你不要浪费我的时间。有时我真想翻过桌子用胶带封住你的嘴，因为不想眼睁睁地看着你浪费我生命中宝贵的60分钟。召开一次会议怎么能让人觉得你是在浪费时间？如果时间是金钱的话，大部分会议都是不景气的市场。我很讨厌那些一下子能把车开下悬崖的人来召开一次会议。
我不想再参加这种会议了。如果你逼着我去一个会议室，请准备好我会质问你能想到的任何“问题”。你浪费我的时间，我也会让你的时间化为灰烬。不喜欢这样吗？别考验我！我会质问你什么呢？听好了，因为下面就是……
为什么我们会在这里
面对有点娱乐式的“聚会”，我要提的第一个问题是：“为什么我们会在这里？”我们聚在一起到底想干什么？有理由吗？如果你没有让所有人清楚这个理由，大家可能会想这次会议肯定很特别，并争先恐后要求分配会议时间，结果却一无所获。我不知道——也许你应该预先发一个议程，或者一些我们将要讨论的文档？拜托你做点什么！
如果你把会议的主旨作了通告，我可能还会提醒你，一定要坚持这个主旨！我不关心是否还有另外50个会议，去做另外的50个决定，讨论另外的50个话题或者更多的信息共享。我现在参加这个会议，我就只想专注于这个会议。如果有人想要谈论其他的什么事情，让他在我们结束之后再上演他自己的秀吧！
作者注：如果有人试图转移话题，你该如何不失礼貌地打断他呢？我喜欢的方法是，对他说：“让我们先把这个话题讨论完，然后再谈你的话题。”通常情况下，当你结束了第一个话题之后，所有人都想离开了。那个会议干扰者将不得不另外安排一个会议，并且邀请合适的人参加（这样要好得多）。如果那个干扰者坚持认为应该先讨论他的话题，那么首先讨论他要这么做的理由（这时候会议实际上仍然聚焦在原先的话题上）。如果理由很充分，那么是你的会议时机还不成熟，因而是你的会议需要另行安排。在这种情况下，没人会介意离开当前的这个会议。
我们正在做什么
接下去，我的问题是：“我们正在做什么？”
我们是要做出一个决定吗？很好，就让我们做个决定，其他的像头脑风暴、状态检查、流言澄清等统统跳过。
我们是要共享信息吗（比如一个状态汇报会议）？很好，把信息列表上的内容过一遍，但不要试图去做什么决定或者解决什么问题。
我们是要收集想法吗？很好，捕捉每个人的想法，无论它们有多荒诞都不要作出批评或论断。最后，挑出其中最好的一个即可作为会议的成果了。
这里的要点是，混合会议是低效的，常常会徒劳无功。要弄明白你们为什么会聚到一起来，会议正在试图达成什么目标。如果你必须改变这些前提，那你要深思熟虑之后，让每个人都意识到，现在规则已经变了。否则，你会浪费所有与会者的时间，问题永无止境地纠缠不清，最后还不得不重新召开会议。如果你要这么做，麻烦你不要邀请我。我不会参加的！
作者注：有个典型案例，就是在Scrum会议上提出设计问题来讨论。Scrum会议是用于共享信息的，不是用于收集想法或做决定的。像设计讨论这样的Scrum会议是个特例，它会经常转换主题。然而，因为设计讨论是很值得做的，我们在Scrum会议上会把讨论的话题在白板上列出一个清单。等Scrum会议结束之后，那些想讨论这些话题的人可以留下来，参与接下去的设计会议。
为什么这些人会在这里
很好，我们已经知道了开会的理由，也知道了我们正在做什么。现在的问题是，为什么他们会在这里？我指那些不该在这里的人。这些人在问一些多余的问题，他们只是在重复别人的观点，而他们只需在必要的时候表示一下同意。那么，为什么这些人会在这里呢？
会议的持续时间跟参加会议的人数是直接成正比的，说不定它们的关系还是线性的。你应该只邀请那些必须出现在会议上的人。
试图做一个决定？邀请可以做决定的人。其他所有人都可以在会议之后，通过Email了解到会议的情况。需要做决定的人还没有到齐吗？那就取消会议。立即取消！否则，你将不得不在所有人都能参加的时候重新召集会议。
状态汇报会议？邀请那些将要汇报状态的人。其他所有人都可以在会议之后，通过Email了解到会议的情况。有一些需要汇报状态的人不能参加吗？我猜他们肯定是懒鬼。
头脑风暴会议？邀请一些有创意的、思想开明的人，他们是会议成功的关键。其他所有人都可以在会议之后，通过Email了解到会议的情况。
有时候，你必须邀请一些其他人来参加会议，他们对会议是否成功起着至关重要的作用，比如策划人、协调员、带头支持的人等。但也就这些人了。如果有太多其他人登记要参加会议的话，你最好取消会议。（你可以预先判断出将有多少人参加会议，因为当有人接受一个转发的会议邀请时，你会收到一个确认信息。）
尽量预定一个小型会议室，这样可以把一些不速之客排除在外。尽量把会议安排在30分钟内结束，这样可以让大家准时出席并且保持会议过程的高效进行。你可以声称这是一个“工作会议”，必要的时候甚至可以使用“信息权管理”（Information Rights Management，IRM），以阻止会议邀请信被转发。
为什么我现在才听到这个
对于一些重要的主题，你不想让关键的相关人员措手不及。没人喜欢匆匆忙忙地被拉去做至关重要的决定，也没人希望对关键领域发生的事情丝毫不知。如果你想要会议开起来比较顺畅，那么预先跟关键人员做个沟通。你们可以发现问题，协商折中方案，预先让所有人都取得一定的共识。接下去，会议更多地只是一个形式了。对于要做出决定的会议来说，这是个好方法，只是它比较费时。但对于一些至关重要的决定，这也是至关重要的一步。
接下去要做什么
现在会议开完了，结束了，一切都过去了，对吗？错了！会议像好莱坞恐怖电影中的鬼怪蛇神一样，它们会重新获得生命，然后吃掉剩下的那些人。决定接下去要做什么，把它们写到Email中去。这样才能使已经结束的会议不会死灰复燃。
写Email的时候，把所有与会者的名字放在地址栏中，并且抄送所有受会议结果影响的人。务必要包含一个对会议所做的决定、共享的信息或者收集到的想法的简短总结。然后列出接下去的安排，指明谁在什么时候做什么事情。此刻，你终于可以放心地继续前进了。
看到了吧，尊重别人的时间并没有那么难！会议在很多方面是有价值的。当然，会议对于加强组织的沟通也是必要的。但如果你要开会，那就把会开好。所有人都会赞成开会，你也能完成更多的事情。
