组织维护电子邮件和社交媒体帐户归档解决方案不仅仅是方便地访问电子邮件和其他数字通信。在如今以数字资料为主的商业世界中，组织有责任保留电子邮件和社交媒体的沟通。事实上，通过国家层面提出的一系列不断变化的存档规定可能需要这样做，更不用说行业之间也需如此。
信息归档条例的兴起
多年来，信息归档条例（仅在美国就有5000家）的数量一直在稳步增长。这些规定，加上组织每天面临的不断威胁，意味着保持警惕是至关重要的。然而，这种情况对成千上万的公共/私营公司，以及依靠电子邮件和使用社交媒体在国内和世界各地进行沟通的政府机构来说，会构成严重的合规负担。
但在遵循许多规则和条例之前，重要的是要认识到与公众有关的规则与政府有关的规则之间的区别。
规则与法规有什么区别？
在政府方面，“信息自由法”（FOIA）要求所有政府机构在一段时间内保留电子邮件的公开记录。然而，对于公共部门来说，组织必须遵循的规则主要由联邦“民事诉讼规则”决定，这基本上是由美国联邦民事法庭判决的基本规则。直到2006年，美国“联邦民事诉讼规则”对于是否应保留电子文件（电子邮件）有些含糊。有些法官说他们应该是，而其他的法官则说不应该。
随着时间的推移，美国联邦政府对其规则和法规进行了多次修改，并将“文件”的定义扩大到包括所有电子存储信息（即电子邮件，指令，文件，通信和请求），这意味着所有电子存储信息必须无限期保留。这里要明确，公共部门的书籍上没有法律规定公司或组织必须保持电子邮件沟通。相反，规则说必须对这种信息进行合理和负责任的处理，以防其在法庭上受到任何要求。最终，取决于企业如何满足这个规则。
然而，法律要求组织知道数据的存储位置，以便能够搜索并能够根据需要进行检索。对于规则来说，简单地存储数据是不够的。组织不能使用随机系统，并让电子邮件堆积没有得到处理，并希望人们真的没有理由搜索它。相反，法律规定，组织必须知道系统如何工作，能够有效地使用它，并能够快速生成所请求的电子邮件。“我不知道怎么去”或者“不是在搜索中寻找”不再是可以接受的借口。
社交媒体也是如此
考虑到社交媒体在每天甚至每小时发布的大量信息，互联网真正是一个最新信息无限的丰富资源，可以为个人或组织的意图提供深入的了解。这种情况正在改变电子发现景观。
涉及社会媒体的案件继续快速增长;它们包括从工作场所骚扰到侵犯版权的一切。与所有这些案例相关的数字证据可以有各种形式，例如推特，社交媒体聊天记录，Instagram图像，网页，博客和LinkedIn连接。
由于数字信息容易创建，伪造或变更，调查员如何收集和保存社会媒体证据？他们如何确保监管链是不可逾越的？他们如何验证证据，使法庭毫无疑问地接受证据？
根据“证据规则”FRE第90条规定电子存储信息（ESI），如社交媒体内容必须经过身份验证，才能证明其是否真实。因此，保留这种沟通的原始来源势在必行。美国“联邦民事诉讼规则”第26条和34条要求组织收集并能够提供与诉讼相关的所有必要信息。第37条规定，可能对于没有对发现请求作出回应的缔约方或者在这一过程中未能合作的缔约方进行制裁。
使用自上而下的方法保护组织
尽管美国联邦政府关于保留电子存储信息的法律影响到每一个组织，但从医药到金融的每个行业也都有自己的这些法律。如果组织对此没有准备，没有解决方案来维护电子邮件和社交媒体通信的话，那么现在为确保合规性而获得所需的保护并不太晚。
以下是确保组织（无论是私营企业还是政府机构）符合当今各种电子邮件和社交媒体存档规则和条例的有效策略。而不是试图遵守每一条规则和规定，组织最有可能遵循一种“自上而下的方法”，确保符合美国最高联邦法规。一般来说，如果符合美国证券交易委员会规定的规则，很有可能还有机会。而在核实已满足所有联邦保留要求之后，在删除电子邮件之前，请咨询法律顾问，了解所在州和地方政府的具体法律，因为它们适用于组织的行业和职位。
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