随着教育资源逐渐丰富，学校的设备、公务资产等固定资产数量也随之不断增长。从多媒体教室的电子设备，到实验室的仪器耗材，再到图书馆的图书、阅览桌椅，如何对这些设备进行有效的登记、管理和盘点，成为学校后勤和教务管理中的一项长期难题。
传统的管理方式大多依赖人工登记与纸质台账，或者使用基础的Excel表格手动记录。随着设备使用频率上升和跨部门使用场景增加，这种低效、易出错的方式已经难以支撑现代化校园管理的需求。对此，不少学校开始尝试使用“二维码一物一码”的方式，对校内资产进行统一编号、建档和数字化管理。
设备多、分布广
一所普通中学的教学楼，往往配备了十几间教室、多个功能室、实验室、教师办公室和储藏区，每一个空间内都分布着大量的教学设备与物资。每年年末的资产清查和盘点工作，常常要耗费多名教师、后勤人员甚至志愿学生数周的时间。设备编号混乱、责任不清、损坏记录缺失等问题频频出现，不仅影响资产核算，还带来校内管理上的责任争议。
“设备到底是哪年的？什么时候报修过？谁负责保管？”成为管理人员口中的“灵魂三问”。如果仍然依赖人工记录和线下沟通，这些问题几乎无从快速查找。
而现在，越来越多学校引入了二维码资产管理方式，对每一台设备贴上专属二维码，扫码即可查看或提交相关信息，极大地提升了管理效率和透明度。二维码在固定资产管理中，不仅是贴一张码这么简单，更是每个资产的“唯一身份证”。
微信扫码即用，老师学生都能轻松操作
以洪塘中学为例，该校从2023年起开始使用二维码方式管理校内固定资产。学校的财务人员用草料二维码平台建立了一套适用于校园场景的二维码固定资产管理系统，将已有的资产数据导入系统，批量生成包含设备名称、编号、购置时间、责任人等信息的二维码，制作成固定资产二维码标签打印后统一贴在设备上。
使用场景涵盖了教学楼电脑设备、实验室仪器、图书馆办公设备、体育器械及办公用品等。老师们只需用手机扫码，就可以查看设备状态、更新使用记录，或提交维修申请；后勤人员也能通过后台系统实时查看台账，统一管理，导出报表，减少人工沟通和整理时间。
而南京理工大学的张主任通过草料二维码制作了一批设备二维码，适用在了各个实习教室的设备上，学生用微信扫一扫，设备仪器的照片、仪器名称、价格、技术指标、功能、操作安全注意事项等等信息，还有课程思政内容，跃然于手机屏幕。
整个部署过程没有开发环节，也不需要安装额外的系统软件，操作完全通过网页和微信扫码完成。对于没有专业资产管理人员的学校来说，这样的方案既方便又高效，真正实现了“非技术人员也能搭建固定资产管理系统”。
跨部门协同，责任明晰
过去，设备使用和管理常因为跨部门而责任模糊，比如电脑由信息技术组采购，却由教务处统一维护，若设备损坏难以界定问题环节。现在，通过二维码建档，每件设备在录入时就绑定了采购部门、使用部门和责任教师，一旦出现问题，可溯源、可追责。
此外，设备的维护周期和报修记录也会被实时记录在案，每次扫码报修、维修完成后更新状态，系统自动保存变更历史，形成完整的资产生命周期数据链。这种方式避免了口头交接和手写登记的不确定性，管理责任边界更加清晰。
期末盘点数据一键汇总
每年学期末的资产盘点工作，是学校资产管理中最头痛的部分之一。尤其在拥有多个校区或教学楼的情况下，设备分散、账务信息更新滞后、记录混乱等问题，极易导致盘点误差甚至资产流失。
采用二维码管理后，盘点方式变得极为简便。只需要在固定资产二维码上盘点状态功能，工作人员带上手机，逐一扫码填写设备状态，系统就会自动更新盘点状态，后台即可查看盘点报告，了解哪些资产已完成盘点，并对比台账数据与实物信息，快速找出异常项。
应用草料二维码的固定资产二维码进行资产盘点，可将原本需要近两周完成的资产盘点任务，压缩到一天内，节省了大量人力成本，也极大提升了资产核算的准确性。
从资产到责任，从管理到优化
二维码资产管理不仅解决了“看得见”的设备管理难题，也可以促使学校内部管理流程的规范化。通过数据集中、过程可查、状态实时可见，学校管理者可以更清晰地把握资产的配置效率、使用情况与更新周期，为后续采购预算和配置调整提供决策依据。
对教育机构而言，这不仅仅是一种管理工具的更替，更是一种现代化、责任化、数据化管理理念的体现。在预算有限、人员固定的背景下，可以尝试使用草料二维码固定资产管理系统，能帮助你快速实现资源可视化、管理数据化。
