需求收集可能看起来不言自明，但它很少得到应有的充分关注。就像运动前伸展或睡前刷牙一样，这是一项经常被忽视的简单任务。
但是，忽视这些看似简单的事情的后果可能会导致伤害、蛀牙，或者在项目管理的情况下，导致项目风险。
在这篇文章中，我们将概述需求收集过程，并解释花时间专注于需求收集如何导致成功的项目成果。
什么是项目管理中的需求收集？
需求收集是从头到尾确定项目的确切需求的过程。此过程发生在项目启动阶段，但您将在整个过程中继续管理项目需求项目时间表.
需求收集通常发生在项目简介或初始启动会议.
一些问题包括：
我们的项目进度有多长？
谁将参与该项目？
在这个项目中，我们可能面临哪些风险？
需求收集不应该很复杂，但它是项目启动过程的重要组成部分。
6 步需求收集流程
若要收集您的要求，请使用以下六步过程。完成后，您应该有一个全面的要求文档，概述通过项目阶段.
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步骤 1：分配角色
需求收集的第一步是在项目中分配角色。这是您识别您的项目利益相关者.
利益相关者是投资于项目的任何人，无论他们是内部合作伙伴还是外部合作伙伴。例如，客户是外部利益干系人，而部门经理或董事会成员是内部利益干系人。首先确定这些角色将帮助您确定谁应该分析您的角色项目范围后来。
其他角色包括项目管理人,项目管理员、设计师、产品测试人员和开发人员。这些人可以帮助您确定实现项目目标所需的要求和资源。
虽然你可能会想一头扎进你的项目，开始列出你知道你需要的所有东西，但这可能是一个错误。放慢速度并坚持这个过程，你将有更好的机会预防项目风险.
第 2 步：与利益相关者会面
确定项目利益相关者后，请与他们会面，了解他们希望从项目中得到什么。了解利益相关者想要什么很重要，因为他们最终是您为其创建可交付成果的人。
您可以问的一些问题包括：
你这个项目的目标是什么？
你认为什么会让这个项目成功？
您对这个项目有什么顾虑？
你希望这个产品或服务能做什么，而它还没有？
您对这个项目有什么建议？
利益干系人是你最终为其开发项目的人，所以你应该向他们提出可以帮助你创建需求列表的问题。
步骤 3：收集和记录
流程中的第三步与第二步同时发生。您将在向利益相关者提问时收集信息。目标是记录所有可能的内容，因此请拥有启动项目所需的所有答案。
使用项目管理工具收集和记录此信息。这样，您可以将项目计划、项目要求和项目沟通集中在一个地方。您可能记录的内容的一些示例包括：
利益相关者对面试问题的回答
利益相关者的问题
利益相关者请求
利益相关者评论
面试中出现的问题和评论
您不必使用收到的每个答案，但是记录所有内容可以帮助您查看所有利益相关者的观点，这将有助于您进行需求管理。
步骤 4：列出假设和要求
现在您已经完成了摄入过程，请创建您的需求管理计划基于您收集的信息。
考虑一下您在需求收集过程中最初要回答的问题。然后，使用它们来创建需求目标，包括：
项目进度长度： 您可以使用甘特图并使用它来可视化依赖于以下的任何项目要求项目里程碑.有些要求将适用于项目的整个持续时间，而其他要求可能仅适用于不同的项目阶段。例如，您需要在整个项目中为团队成员的工资制定特定的预算，但您可能只需要项目时间表的最后阶段的特定材料。
参与项目的人员： 准确确定哪些团队成员将参与您的项目，包括您需要执行每个步骤的设计师、开发人员或经理的数量。人是项目需求的一部分，因为如果您没有所需的团队成员，您将无法按时完成项目。
项目风险： 了解项目风险是确定项目需求的重要组成部分。使用风险登记确定哪些风险是最高优先级的，例如利益相关者反馈、时间表延迟和缺乏预算。然后，与您的团队安排一次头脑风暴会议，以找出如何防止这些风险。
喜欢智能目标，您的项目要求应该是可操作的、可衡量的和可量化的。在列出您的项目预算、时间表、所需资源和团队时，请尝试尽可能详细地介绍。
第 5 步：获得批准
正式确定项目要求后，您需要获得利益相关者的批准，以确保满足用户需求。鼓励清晰通信还可以防止范围蠕变确保您的利益相关者从一开始就知道项目的局限性。然后，您可以继续您的实施计划，其中可能包括获取资源和组建团队。
步骤 6：监视进度
该过程的最后一部分是监控项目进度.您可以使用项目管理软件来跟踪您的项目预算以及项目执行过程中的其他要求。项目管理软件的好处是，您可以实时查看项目的更改，并在出现问题时立即采取行动。
阅读：如何编写软件需求文档（带模板）
需求收集技术
虽然需求收集的基本过程涉及询问利益相关者的意见，但有时利益相关者不知道什么最适合项目。在这些情况下，您负责收集必要的信息，以了解您的项目要求应该是什么。
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为了确保您为项目生命周期做好充分准备，您可以使用以下研究技术。
问卷： 如果您需要全面向利益相关者询问相同的问题，问卷可能会有所帮助。提前与利益相关者分享调查问卷，并给他们时间回答有关项目要求的问题，以确保没有人遗漏任何东西。虽然问卷可能是收集需求的宝贵方法，但它们对执行利益相关者来说不是很有效，他们可能太忙而无法填写它们。
用例场景： 用例场景是关于您认为团队成员将如何执行项目的书面描述。这些方案可能包括谁参与了项目、你希望他们做什么，以及他们将采取哪些步骤来实现你的项目目标。共享用例场景可以让利益相关者清楚地了解项目路线图和计划的可交付成果。然后，如果用例不符合他们的期望，利益相关者就可以做出回应。
思维导图： 思维导图是一种可视化的头脑风暴形式，对于评估您需要的项目要求特别有用。在你的思维导图的中心，把你的主要项目目标.在从主要目标分支出来的气泡中，列出您需要的东西的类别。随着地图的不断扩展，您可以包含更详细的要求，直到捕获所有项目要求。
成型： 如果您的利益相关者不知道他们想要从项目中得到什么，那么采访他们可能不会成功。在这种情况下，请尝试创建原型，向利益相关者展示潜在的可交付成果可能是什么样子的。这可以帮助您的利益干系人定义他们喜欢做什么和不喜欢什么，以便您可以确定启动项目所需的确切要求。
如果这些技术都感觉不太对，请查看其他在线工具，以帮助您收集信息，例如创意板、焦点小组、用户情景或决策矩阵模板.
为什么需求收集很重要？
需求收集对您的项目不仅有益，而且至关重要。你还记得为什么你处理的最后一个不成功的项目进展不顺利吗？您是否资源不足或超出预算？您是否低估了完成项目所需的时间？这些是您在遵循需求收集过程时可以防止的项目风险。
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需求收集有很多好处，其中包括：
提高利益相关者满意度： 当您遵循有效的需求收集流程时，您可以通过提供更多符合目标的项目可交付成果来提高利益相关者的满意度。当您的利益相关者知道对您的项目的期望时，他们会很高兴。
提高项目成功率： 需求收集还可以提高您的项目成功率，因为您对即将到来的项目准备得越充分，遇到项目风险的可能性就越小。
降低项目成本： 遇到项目风险会导致项目成本增加。通过避免这些风险，您可以降低成本并保持在预算范围内。可以理解的是，您不想在项目上花费不必要的钱，因此这是需求收集的一大好处。
阅读：如何创建（并坚持）项目预算
使用项目管理软件简化需求收集
需求收集是项目规划的重要组成部分。无论您是在采访利益相关者还是进行其他类型的研究来编制您的项目需求列表，拥有可以保存所有信息并将其无缝移动到下一阶段的项目管理软件将大有帮助。
当利益干系人和团队成员共享访问权限时，你可以从项目开始到结束进行沟通和协作，并减少任何挫折的机会。
