构建一套视频会议，需要预算的费用比较多，这不仅要看客户目前已经做了哪些相关投资，且还要根据客户的实际需求状况来计算，一般而言，分为以下几块费用：
1.基础条件的投资预算：
所谓基础条件，主要是指两方面：其一是网络环境，比如大家都在会议室中利用视频会议系统进行远程开会，那么需要的带宽可能比较高;如果使用电脑进行远程会议，那么需要的带宽可能低一些。瑞福特的产品在带宽适应性方面做了一些特殊处理，在ADSL下系统就可以运行，并且视音频质量效果都不错; 其二是会议室环境，如果视频会议系统在会议室中使用(特别是多人情况下)，那么会议室的装修费用、音响费用、视频输出设备(如投影仪、等离子屏等)也应该计算在内。
2.系统本身的投资预算：
视频会议系统根据客户的需求不同，预算也相差很大，特别是在硬件级别和软件级别方面差异更大。一般而言，系统本身的投资费用分为：
(1)视频会议服务器的采购费用：
视频会议服务器，在行业领域中称为多点控制单元(MCU)，用来处理两方以上远程会议进行音视频及其他数据传输的。这个设备的价格是根据并发用户的数量而定的，如4用户、8用户、16用户等。
(2)视频会议终端设备的费用：
视频会议终端类型各异，有会议室的产品(一般是硬件)，PC桌面的产品(一般是软件)，这个费用是按照设备数量和所选的设备价格决定的。比如北京、上海、深圳、广州四个地点选用会议室产品，假设每个产品4万元，即16万。
上述两者相加就是系统的费用
3.工程和维护费用：
系统会议系统由于在工程中涉及安装等问题，需收取一部分工程费用，一般而言，全国范围内上门安装，费用为系统费用的12-15%;全省范围上门安装，费用为系统费用的8-12%;全市上门安装，费用为系统费用的5-8%。服务费用按照年来计算，一般而言，第一年是免费的。
综上所述，我们可以得出一个视频会议系统的投资预算计算公式：
◇ 一次性投资：
项目总投资=网络环境搭建费用+会议室装修费用+系统设备费用*工程费用百分比
◇ 日常投资(也可能是已经投资过)：
网络环境的月租费
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