1.4.2 实施采购
实施采购:指按采购管理计划和采购策略中规定的采购方法、开展实际的招标采购(包括招标、投标、评标和授标者四个环节),签订采购合同。
采购方法有多种,例如下:
- 直接招标:直接邀请某一厂家报价或提交建议书,没有竞争性
- 邀请招标:邀请一些厂家报价或提交建议书,具有有限竞争性
- 竞争招标:公开发布招标广告,以便潜在卖方报价或提交建议书,具有很大的竞争性。
只有在下列情况下,采用非竞争方式招标:
- 项目时间很紧
- 只有唯一一个供应商
- 买房确信某个特定供应商有特别的优势
- 在非竞争的情况下,也能得到合理、有利的价格和产品。
如果打算向过去已合作多年的厂家直接采购,即开展单一来源采购,在做出决定之前,仍然必须审查该厂家是否有资格承接本次工作任务。
1.4.3 控制采购
控制采购过程是管理合同双方的合同关系,监控合同工作绩效,管理合同变更。
对合同一定要熟读,一定要掌握合同的整体精神,并且在日常工作中按合同的要求去做。
合同解释是合同管理工作中的重点和难点之一,合同解释应该遵循以下几个主要的原则:
- 主导语言原则:必须约定哪一种语言是主导语言。
- 适用法律原则:必须根据适用法律进行
- 整体解释原则:合同是一个整体,不能割断各部分之间的联系,不能断章取义。
- 公平诚信原则:在解释合同是应公平合理,兼顾双方当事人的利益。
在合同解释时,要谨慎对待“备忘录”和“意向书”,意向书是没有法律约束力,其效力当然远低于备忘录和合同。
集中式合同管理和分散式合同管理比较如下:
无论何种原因导致合同终止,都要进行合同收尾。即便合同提前终止,也必须进行合同收尾,把合同正式关门。
合同收尾要做的主要工作包括:
- 产品核实:确认所有合同要求的工作是否完成?是否符合要求?
- 可交付成果验收:按合同规定的验收程序和标准进行最终验收。
- 财务结算:结算合同最终价款,支付最终款项,更新项目财务记录。
- 退还保证金或担保函(如保留金、履约担保)
- 总结合同实施情况,进行采购审计,从独立、公正的第三方角度来总结采购工作的经验教训。
- 更新合同记录、收集资料,整理合同档案,更新组织过程资产。
各采购管理过程的主要工作:
1.5 各过程的工具与技术
1.5.1 规划采购管理
首先,通过市场调研来开展数据收集,了解市场情况。其次,根据市场调研所得到的的资料,开展自制或外购分析(属于数据分析),确定哪些工作该外包出去。无论市场调研还是自制或外购分析,都需要召开会议。
主要卖方选择方法:
1.5.2 实施采购
实施采购过程包括以下四个环节:
- 招标:广告
- 投标:投标人会议
- 评标:建议书评价(属于数据分析),加权打分法、筛选系统、独立估算
- 授标:谈判(属于人际关系和团队技能)
常见的谈判策略:
- 最后期限:设定一个达成协议的最后期限
- 自己的权力有限,有决策权的人不在场。
- 拖延:下次再谈
- 撤退:故意表现不感兴趣,下次再谈
- 出人意料:突然抛出一个全新的、出人意料的方案,以期打对方一个措手不及
- 公平合理:证明自己所提的方案公平合理
- 既成事实:键值某个问题已有既定的解决方案,不需要再讨论
- 好人坏人:一人当好人,一人当坏人。坏人先说,好人来收拾局面。
谈判需要尊徐以下四大原则:
- 人与事分开的原则
- 关注利益而非立场的原则
- 创造共赢的解决方案
- 坚持与客观标准比较
1.5.3 控制采购
在控制采购过程中,要遵循如下流程:
- 要对卖方的工作情况进行检查
- 要使用数据分析中的挣值分析来计算进度和成本绩效指标,并据此做趋势分析
- 要定期或不定期地开展审计,总结经验教训
- 要使用数据分析中的绩效审查,确认卖方的绩效和工作能力是否令买方满意
- 要通过索赔管理去预防、记录和处理卖方向买房的索赔。
索赔可以分为:
- 工期延误索赔
- 赶工索赔
- 变更索赔
- 不利现场条件索赔
- 违约索赔
其中工期延误可以分为:
- 可原谅延误和不可原谅延误:区别在于承包商是否有过错
- 可补偿延误和不可补偿延误:承包商有过错的前提下,允许延误工期,区别是否允许补偿。
1.6 疑难问题解答
2. 错题分析
例题1:按实际情况分析
解释:正确答案是B。因为题目是从买房的角度来写的。虽然卖方(承包商)在投标时很清楚地知道固定总价合同中的利润数,但是买房(业主)并不知道。其它三个选项都不符合固定总价合同的情况。
例题2:注意顺序问题,先知会,如果不行再讨论修改合同
例题3:相信自己
例题4:相信自己
例题5:跟例题2很像,可以参考下其解释
例题6:无
解释:正确答案D。其中包括合同完成后的关门(选项A的情况),也包括合同没有完成情况下由双方协商一致的关门(选项B的情况)。选项C构成合同乙方的严重违约。
例题7:认真审题,“所在行业的工人。。。”,说明承包商是无错的,不能以牙还牙的方式处理违约
例题8:看解释,选一个最好的、最先发生的,而D并不是立即要做的